Arbetsbeskrivning

Vi söker en Programadministratör till program Saltsjöbanan hos en myndighet inom trafik.

Detta är ett konsultuppdrag med stationeringsort i Stockholm.

Tjänsten är på heltid.

Uppdraget innebär ett nära samarbete med kunden vilket ställer stora krav på flexibilitet och samarbetsförmåga.

Uppdraget

Programadministratören har en central roll i programmet och fungerar som en sammanhållande länk mellan interna och externa parter. Rollen innebär att stödja beställaren och projektorganisationen genom att säkerställa effektiva administrativa processer, följa etablerade strukturer och bidra till ett välfungerande arbetssätt. Arbetet kräver god samarbetsförmåga, hög struktur, ansvarstagande samt förmåga att prioritera och hantera flera parallella arbetsuppgifter. Rollen är även kontorsansvarig för projektkontoret i Sickla.

Arbetsuppgifter

• Stödja projektledare och projektmedlemmar med administrativa uppgifter och processer • Administrera konsulter via konsultförmedlare • Kontorsansvarig för projektkontoret i Sickla, inklusive material, passerkort, nycklar, ordning och kontakt med leverantörer • Ansvara för dokument- och ärendehantering, diarieföring, arkivering och struktur i Avima, EDIT och Teams enligt dokumenthanteringsplan • Hantera mötesadministration: kallelser, dagordningar, protokoll och minnesanteckningar med hög kvalitet • Ansvara för programmets avtalslogg • Hantera leverantörsfakturor i ekonomihanteringssystem • Administrera IT-beställningar, licenser, behörigheter samt distributionslistor och gruppbrevlådor • Genomföra on- och offboarding av projektmedlemmar inklusive behörigheter • Bistå vid resebokningar och tillhörande administrativa processer • Hantera post- och signeringsärenden internt och externt, och säkerställa att dokument når rätt mottagare i tid

Krav (OBS, obligatoriska)

Flytande svenska i tal och skrift.

Minst gymnasial examen.

Fyra-sex års arbetslivserfarenhet av arbete som program- eller projektadministratör.

Fyra-sex års arbetslivserfarenhet av Microsoft Office-paketet samt god datorvana i allmänhet.

Minst fyra (4) års arbetslivserfarenhet av något ekonomisystem/leverantörsreskontra.

Meriterande

Erfarenhet av minst tre (3) uppdrag som administratör inom offentlig verksamhet.

Minst ett (1) års erfarenhet av arbete med dokumentsamordning och arbete i ett dokumenthanteringssystem inom projekt/program inom offentlig förvaltning.

Minst fyra (4) års erfarenhet av fakturahantering (leverantörsfakturor).

Minst tre (3) års erfarenhet av kontorsansvar.

Personliga egenskaper

God kommunikativ förmåga (Kommunicerar enkelt och tydligt med fokus på mottagarens förutsättningar och behov.)

God förmåga att samarbeta och upprätta samt bevara relationer.

Ansvarstagande och sjävgående (efter upplärning) i sina arbetsuppgifter.

Håller överenskommelser avseende leveranser.

Har förmåga att hantera olika typer av arbetsuppgifter parallellt och prioritera mellan dessa.

Systematisk och strukturerad, förmåga att skapa förutsättningar för effektiva arbetssätt.

Lösningsorienterad och tar sig an utmaningar med en öppen attityd, bjuder in till dialog och samverkan.

Om oss

Centios övergripande mål är att vara ett konsultbolag som erbjuder smarta och hållbara lösningar som utvecklar samhället på ett positivt sätt.

Våra medarbetare erbjuds villkor som är anpassade för individen. Det innebär att arbetstider, arbetsomfattning, arbetsplats och kompetensutveckling så långt som möjligt anpassas utifrån medarbetarens behov.

Bland våra medarbetare hittar du engagerad personer som brinner för samhällsutveckling. Vi jobbar i små grupper där du kan bidra med dina erfarenheter samtidigt som du får ta del av andras kunskap och erfarenhet.

För oss är det viktigt med välmående och att hitta en sund balans mellan arbete och fritid. Därför har vi en nollvision mot stress och sätter trivsel och hälsa främst.

Läs gärna mer om oss på centio.se.

Vänligen skicka ditt CV på svenska.

Vi ser fram emot din ansökan!