Arbetsbeskrivning

Nu söker vi en projektadministratör för arbete på trafikförvaltningen.

Administratören är spindeln i nätet med många kontaktytor, både internt och externt. Administratören ska vara behjälplig och bidra till att effektivisera arbetet genom att stödja medarbetarna i projektet och följa befintlig struktur. Administratören behöver ha en god prioriteringsförmåga och vana att arbeta med många uppgifter samtidigt. I denna roll ingår även ett huvudansvar för projektets dokumenthantering. Det innebär att säkerställa att riktlinjer följs och att projektmedlemmar arbetar efter fastställda rutiner. Eftersom detta är huvudansvaret kommer de övriga administrativa uppgifterna att variera och anpassas efter dokumenthanteringen.

Huvudansvar dokumenthantering

Arbetsuppgifterna omfattar, men är inte uteslutande:

• Huvudansvar för all dokumenthantering i projektet i bland annat dokumenthanteringssystemet Avima.

• Ansvara för att projektet har nödvändiga rutiner för dokumenthantering.

• Ansvara samt utföra all diarieföring av projektdokumentationen i Trafikförvaltningens diariesystem.

• Informera och utbilda projektmedlemmar i dokumenthantering.

• Ansvara för projektet följer lagar och riktlinjer kring dokumenthantering.

• Ansvara för projektets ärendestruktur i EDIT

• Kontaktperson mot registrator och arkivarie

• Ansvara för administrativa processer vid enstaka aktiviteter såsom samråd.

• Samverka med datasamordnare kring hantering av mappstrukturen och namnsättning i Avima.

• Vara ett stöd till projektledare/samordnare samt projektmedlemmar med administrativa uppgifter och processer

• Ansvara och/eller delta på olika typer av möten samt vara behjälplig eller ansvarig för diverse kallelser/protokoll eller annan mötesdokumentation.

• Bidra till att skapa förutsättningar för dialog och samverkan i projektet.

• Säkerställa ett stabilt arbetsflöde för projektets administration.

• Ta emot och kontera faktura (första granskning så de är korrekt ställda).

• Sammanställa, strukturera och distribuera dokumentation.

• Genomföra diverse IT-beställningar till projektmedlemmar.

• Ansvara för distributionslistor samt gruppbrevlådor (via programmet Omada)

• Genomföra on- eller offboarding av projektmedlemmar (inkl. beställa materiel och behörigheter).

• Beslutar enligt givet mandat

• Bistå i konsultanskaffningar via konsultförmedlare.

• Anordna relationsbyggande evenemang såsom workshops.

• Vara behjälplig med diverse administrativa uppgifter inför en etablering av projektkontor.

• Vid behov genomföra resebokningar för både anställda och konsulter samt ansvar för den administrativa processer kring resorna.

• Korrespondens: bistå med olika typer av korrespondens.

Uppdraget möjliggör för närvarande både arbete på distans och på plats på kontoret på Kungsholmen i Stockholm. Förväntan är att närvara på plats minst 60% av sitt arbete. Dagar och tider för detta styrs efter behov i organisationen och efter beställarens godkännande.

Tidplan och omfattning

Start: 2026-02-10

Slut: 2028-08-31

Förlängningsoptioner: På 4 år 

Uppdragets omfattning: 40 timmar per vecka

Skall krav:

Minst 4 års erfarenhet från arbete med diarie-dokumenthanteringssystem.

Minst 5 års erfarenhet av arbete som program/projektadministratör.

Minst 4 års erfarenhet av arbete med dokumentsamordning i projekt/program inom offentlig förvaltning.

Högskoleexamen alternativt KY-utbildning på minst 3 år.