Arbetsbeskrivning

Tentamensservice är en del av servicesektionen vid Fastighetsavdelningen och ansvarar för universitetets centralt samordnade salstentamina. Verksamheten hanterar stora volymer av examinationer med små felmarginaler och höga krav på samordning.

Under 2025 samordnade och genomförde vi cirka 2 500 tentor för drygt 30 institutioner, vilket motsvarar över 140 000 examinationer under cirka 200 tentamensdagar. Prognosen för 2026 pekar på en kraftig tillväxt med siktet på i storleksordningen 200 000 examinationer. Arbetet sker i återkommande cykler med nio tydliga tentamenstoppar.

Tentamensservice organisation utgörs idag av 17 personer som arbetar med ledning, planering, förberedelser och genomförande av tentor. Vi utvecklar nu ett verksamhetsstöd med syfte att samla och säkra genomförandet av centrala administrativa processer som är nödvändiga för att verksamheten ska fungera i vardagen.

Mer information om oss finns på: Fastighetsavdelningen.

Arbetsuppgifter

Anställningen utgörs huvudsakligen av en roll som administrativ samordnare och är en del av Tentamensservice verksamhetsstöd. Rollen är ny och har skapats för att säkerställa att centrala administrativa moment i verksamheten genomförs samlat, strukturerat och i rätt tid. Det innebär att arbetssätt och innehåll kommer att utvecklas över tid, i takt med att funktionen etableras.

Gemensamt för alla som arbetar vid Tentamensservice är att vi delar ansvaret för att säkra den dagliga driften. Det innebär att du ibland behöver prioritera om och bidra i andra delar av verksamheten när belastningen är hög.

Rollen innebär att arbeta operativt med att säkerställa att återkommande administrativa processer genomförs i tid och med rätt kvalitet. Det handlar både om att själv utföra uppgifter och att samordna insatser som involverar flera delar av verksamheten. Arbetet sker inom givna ramar, men kräver att du tar ansvar för att uppgifter tar sig hela vägen till mål. En central del av arbetet är att administrera och kvalitetssäkra underlag för löneutbetalningar till tentamensvärdar. Detta är ett återkommande, tidskrävande och tidskritiskt moment som behöver genomföras korrekt varje månad.

Funktionen för verksamhetsstöd utgörs i grunden av en person som arbetar nära verksamhetens kollegor och chefer. Rollen fungerar som ett sammanhållande stöd i verksamheten och innebär många kontaktytor och ett ansvar för att bidra till att skapa struktur i flöden som spänner över flera funktioner. Rollen är viktig både för att avlasta övriga funktioner och för att skapa förutsättningar för att administrativa uppgifter som idag är spridda genomförs samlat, med bättre kontinuitet och på ett enhetligt och förutsägbart sätt. Mer konkret omfattar arbetet bland annat följande områden:

Administrativa processer

• administrera, följa upp och kvalitetssäkra tid- och sjuklönerapporter i samarbete med bemanningsfunktionen
• ansvara för och genomföra debitering till beställande institutioner i samarbete med planeringsfunktionen.

Uppföljning och underlag

• samla in, sammanställa och strukturera statistik som underlag för verksamhetsuppföljning och planering
• ta fram underlag till verksamhetens chefer.

Kommunikation och samordning

• samordna och praktiskt hantera Tentamensservice kommunikation, exempelvis webb och nyhetsbrev
• planera, samordna och administrera möten och utbildningsinsatser inom verksamheten.

Övrigt verksamhetsstöd

• hantera löpande kontors-och inköpsfrågor samt bidra till att etablera och upprätthålla gemensamma arbetssätt och rutiner.

Rollen passar dig som uppskattar att ha en sammanhållande roll i verksamhetens administrativa arbete, där du både arbetar självständigt och i nära samarbete med andra. Du trivs med att arbeta strukturerat med återkommande uppgifter och ser samtidigt till att nya behov fångas upp och hanteras i verksamheten.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har:

• minst ett års erfarenhet av administrativt arbete, gärna i en roll med högt tempo och flera samtidiga uppgifter
• god förmåga att strukturera, genomföra och följa upp arbete med flera parallella uppgifter
• erfarenhet av att arbeta med underlag, uppföljning eller statistik
• mycket god svenska i tal och skrift.

Meriterande är:

• erfarenhet från universitet eller annan offentlig verksamhet
• erfarenhet av ekonomi-, personal- eller verksamhetsadministration
• goda kunskaper i engelska.

Vi värdesätter att du:

• kan hålla ihop flera uppgifter samtidigt utan att tappa överblick
• arbetar strukturerat och noggrant även när tempot är högt
• tar ansvar för att uppgifter slutförs och levereras i tid
• har lätt för att samarbeta och skapa fungerande arbetssätt tillsammans med andra.

Om anställningen

Anställningen gäller tills vidare på heltid med sex månaders provanställning. Stockholms universitet tillämpar individuell lönesättning. Tillträde enligt överenskommelse.

Vi erbjuder

Hos oss får du dynamiken i samspelet mellan högre utbildning och forskning som gör Stockholms universitet till en spännande och kreativ miljö. Du arbetar i en internationell miljö och får förmånliga villkor. Universitetet ligger beläget i Nationalstadsparken med goda förbindelser till city.

Stockholms universitet värnar om att vara en arbetsplats som är fri från diskriminering och ger lika rättigheter och möjligheter för alla.

Kontakt

Ytterligare information lämnas av Jerry Lindblom, chef och ansvarig för Tentamensservice verksamhet, tfn 08-12 07 67 11, [email protected].

Ansökan

Du söker anställningen via Stockholms universitets rekryteringssystem. Du som sökande ansvarar för att ansökan är komplett och att den är universitetet tillhanda senast sista ansökningsdag.

Anvisningar för sökande finns på webbsidan: att söka en anställning.

Stockholms universitet bidrar till det hållbara demokratiska samhällets utveckling genom kunskap, upplysning och sanningssökande.