Arbetsbeskrivning

Socialförvaltningen i Stockholms stad har en övergripande och samordnande roll för socialtjänstens individ och familjeomsorg och funktionshinderområdet. Här skapas goda förutsättningar för att möta invånare i behov av socialtjänstens stöd. I nära samarbete med stadsdelsförvaltningarna bidrar vi till en modern, digital, rättssäker, likställd och kunskapsbaserad socialtjänst och vi har ett starkt utvecklingsfokus. Inom förvaltningen erbjuds ett stort utbud av stödinsatser till stadens invånare och utbudet förändras utifrån stockholmarnas behov och stadsdelsförvaltningarnas önskemål. Arbetet sker ofta i nära samverkan med andra myndigheter, civilsamhälle och näringsliv. Socialförvaltningen ansvarar också för stadens serverings- och tobakstillstånd och utför tillsyn.

Välkommen till oss

Det finns ett samhällsuppdrag som många sällan tänker på – men som påverkar oss alla. Vem säkerställer att alkohol och tobak säljs och serveras enligt lag, att unga skyddas och att företagare får konkurrera på lika villkor? Det är vårt uppdrag.

Området för tillstånd och tillsyn av alkohol och tobak i Stockholms stad befinner sig i en händelserik utvecklingsfas med en verksamhet som växer. Med omkring 2 500 serveringstillstånd och 800 försäljningsställen för tobak är uppdraget omfattande och komplext. Vi har höga krav på service, kvalitet och rättssäkerhet. Samtidigt vill vi göra det enkelt för företagare som vill bedriva verksamhet i Stockholms stad att göra rätt. Genom vårt arbete bidrar vi till trygga och attraktiva restaurang-, butiks- och boendemiljöer och till goda förutsättningar för företagare att konkurrera på lika villkor.

Nu söker vi en administratör som vill bli en del av vår enhet för administrativt stöd och utveckling.

Vi erbjuder dig

Enheten för administrativt stöd och utveckling är en av fem enheter inom området Tillstånd och tillsyn. Du blir en del av en arbetsgrupp med nio kollegor som samarbetar nära, hjälper varandra och tillsammans driver utvecklings- och förändringsarbete. Vår arbetsplats ligger i Farsta centrum, precis intill tunnelbanestationen. Vi erbjuder generösa flextidsramar och hybrida arbetsmöjligheter som ger goda möjligheter att kombinera arbete och privatliv. Som medarbetare i Stockholms stad får du även ta del av bland annat sommar- och vinterarbetstid, friskvårdsbidrag och möjlighet till semesterväxling.

Läs mer om Stockholms stad som arbetsgivare och våra förmåner på jobba.stockholm.

Din roll

Som administratör har du en viktig roll i att säkerställa att det administrativa arbetet inom tillstånd och tillsyn fungerar effektivt och rättssäkert. Du arbetar med att ta emot, registrera och diarieföra handlingar och ärenden samt ger stöd till kollegor i administrativa arbetsuppgifter. I rollen hanterar du bland annat inkommande ansökningar om tillstånd, anmälningar samt inkommen post via funktionsbrevlåda och brev. Du arbetar även med statistik, registervård och med att söka fram och sammanställa uppgifter ur våra ärendehanteringssystem Lex.

Rollen innebär många kontaktytor. Du ger administrativ service och stöd till kollegor inom enheten och området, och har samtidigt kontakt med allmänheten, företagare, kunder och andra myndigheter. I det dagliga arbetet samarbetar ni i nära i arbetsgruppen och stöttar varandra, och vid behov hjälper du även andra medarbetare inom enheten med administrativa uppgifter. Som administratör rapporterar du till enhetschefen.

Din kompetens och erfarenhet

Vi söker dig som har:

• avslutad eftergymnasial utbildning inom exempelvis arkivering, informationssäkerhet, registrering eller annat som arbetsgivaren bedömer, relevant område
• minst två års aktuell erfarenhet av en liknande administrativ roll inom offentlig förvaltning eller myndighet
• erfarenhet av ärendehandläggning
• mycket god systemvana och hög digital mognad samt goda kunskaper i Officepaketet, särskilt Outlook och Excel
• mycket god förmåga att uttrycka dig på svenska, både i tal och skrift.

Det är meriterande om du har:

• erfarenhet av administration inom tillstånds- eller tillsynsverksamhet inom kommunal verksamhet
• erfarenhet av att arbete i ärendehanteringssystemen Lex, OL2, Alk3 eller Castor
• erfarenhet av serviceinriktat arbete och kundservice, gärna i myndighetssammanhang
• intresse för och erfarenhet av automatisering och utveckling inom befintliga system och administrativa flöden.

Vem är du?

Det här är en roll för dig som vill kombinera kvalificerat administrativt arbete inom myndighetsutövning med service och många kontaktytor. För att lyckas i rollen behöver du vara noggrann och självgående. Du har lätt för att sätta dig in i nya system och digitala arbetssätt och känner dig trygg med att hantera större mängder information och data. Samtidigt är du flexibel och kan växla mellan självständigt administrativt arbete och att ge stöd till andra.

Eftersom rollen innebär många interna och externa kontakter är det viktigt att du har ett serviceinriktat förhållningssätt och god samarbetsförmåga. Du kommunicerar tydligt och professionellt och bidrar till ett positivt arbetsklimat.

Övrigt

Vid bedömningen av din ansökan kommer vi endast att utgå ifrån ditt CV och ett antal frågor du får besvara i samband med att du söker tjänsten. Vi önskar att du svarar konkret och kortfattat på frågorna, och att det finns en tydlig koppling mellan dina svar och ditt CV. Vi ser mångfald som berikande och välkomnar alla sökande. Går du vidare i rekryteringsprocessen kommer du att få göra ett personlighetstest. Läs gärna mer om Stockholms stad som arbetsgivare: jobba.stockholm

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.

Om du går vidare i rekryteringsprocessen kommer du få lämna relevanta betyg och intyg samt, om aktuellt, ett registerutdrag från Polisen. Ladda inte upp detta i samband med att du ansöker.

Öppen för alla Vi fokuserar på din kompetens, inte dina övriga förutsättningar. Vi är öppna för att anpassa rollen eller arbetsplatsen efter dina behov.