Arbetsbeskrivning

Är du en organiserad och driven chefsassistent som vill arbeta i en innovativ och framstående vårdmiljö? Har du erfarenhet av administration och gillar att hantera flera uppgifter samtidigt? Då kan du vara den sektionschefsassistenten vi söker! Du erbjuds ett stimulerande, omväxlande och utvecklande arbete ett nära och givande samarbete med andra yrkesgrupper och chefsstöd inom vårdadministrationen möjlighet till distansarbete och flexibel arbetstid för att balansera arbete och privatliv en positiv och stöttande arbetsmiljö där trivsel och gemenskap är viktigt Självklart får du också ta del av våra generella förmåner som Karolinska Universitetssjukhuset erbjuder dig. Om tjänsten I Verksamhetsområde (VO) Vårdadministration, som startade upp den 1 april 2024, samlar vi sjukhusets alla vårdadministrativa resurser under Stab Produktion. Vår verksamhet består av cirka 600 medicinska sekreterare, administratörer och chefsassistenter som jobbar mot sjukhusets olika teman. Vi söker nu en noggrann strukturerad chefsassistent åt två sektionschefer inom medicinsk enhet (ME) Graviditet och Förlossning som tillhör Tema Kvinnohälsa och Hälsoprofessioner. Tjänsten är förlagd i Solna. I tjänsten ingår det även att stötta omvårdnadscheferna inom den medicinska enheten med vissa arbetsuppgifter. Inom enheten arbetar man med graviditets-, förlossnings- samt fostermedicinsk vård. Verksamheten omfattar normal och högspecialiserad obstetrik och har ett Rikssjukvårdsuppdrag inom fosterterapi.  Att arbeta som chefsassistent hos oss är ett spännande och viktigt uppdrag där du stöttar chefer i deras dagliga arbete med administrativa uppgifter såsom bland annat samordning av kurser och utbildningar, läkarrapportering och administrering av jourer i Heroma, kontering och godkännande av fakturor, kalenderbokningar, kallelser, minnesanteckningar och beställningar samt eventuellt andra arbetsuppgifter som webb och dokumenthantering. Du kommer även ha ett nära samarbete med övriga chefsstöd inom Kvinnohälsa där ni hjälper och backar upp varandra vid frånvaro. Vi söker dig som kommer att trivas med att ha många bollar i luften men ändå kan behålla förmågan att organisera och prioritera både ditt eget och andras arbete. har lätt för att anpassa dig till ändrade omständigheter, snabbt kan ändra synsätt och förhållningssätt samt ser möjligheter i förändringar. är lugn, uppmärksam och tillmötesgående i ditt bemötande. Du har intresse, vilja och förmåga att hjälpa andra och anstränger dig för att leverera lösningar. är proaktiv och har en förmåga att ligga steget före för att underlätta administrativa flöden. Du tycker om att jobba med digitalisering/innovation och förbättringsarbete. är professionell och bidrar till en positiv arbetsmiljö där våra gemensamma värderingar, ansvar, medmänsklighet och helhetssyn, genomsyrar allt du gör. Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet. Kvalifikationer Krav: Medicinsk sekreterare-/Vårdadministratörsutbildning Goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift God planering och administrativ förmåga Erfarenhet av att arbeta i Heroma Meriterande: Tidigare erfarenhet av arbete som chefsassistent/chefsstöd eller likvärdigt arbete Goda IT-kunskaper Erfarenhet av att arbeta i Ek, Centuri och Episerver Erfarenhet av fakturasystemet Raindance Erfarenhet av beställningssystemet Clockwork Om rekryteringsprocessen Urval och intervjuer sker fortlöpande under ansökningstiden och tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdag. Varmt välkommen med din ansökan - Tillsammans är vi Karolinska! Inför tillsättning av befattning som innefattar vård av barn och ungdom, kontrolleras den som erbjuds tjänsten mot misstanke- och belastningsregistret. Läs mer om rekryteringsprocessen och om vilka kontroller som utförs på Karolinska https://www.karolinska.se/jobba-hos-oss/rekrytering-pa-karolinska/ Som anställd på Karolinska Universitetssjukhuset kan du komma att krigsplaceras. Om du är eller tidigare har varit anställd i Region Stockholm kommer vi att ta interna referenser från din nuvarande eller tidigare chef, om du blir aktuell för anställning. Om Karolinska Universitetssjukhuset Vi på Karolinska Universitetssjukhuset är stolta över att vi är ett av världens främsta universitetssjukhus. Förutom vårt särskilda ansvar för den högspecialiserade vården i Stockholmsregionen är huvuduppdraget att tillsammans med Karolinska Institutet utbilda framtidens vårdanställda och bedriva världsledande forskning samtidigt som vi fortsätter vårt arbete med att utveckla vården för patientens bästa. Vi arbetar inom en rad olika områden och professioner. Vår vision - Vi ska bota och lindra imorgon det ingen kan bota och lindra idag. Läs gärna mer om oss på https://www.karolinska.se/ och följ oss på sociala medier! Tema Kvinnohälsa och hälsoprofessioner Kvinnohälsa omfattar all verksamhet inom reproduktionsmedicin, benign gynekologisk vård, graviditets-, förlossnings- och fostermedicinsk vård i både Huddinge och Solna. Vi har även ett nationellt högspecialiserat uppdrag inom fostermedicin. https://www.karolinska.se/om-oss/teman-och-funktioner/tema-kvinnohalsa-och-halsoprofessioner/ Hälsoprofessioner; fysioterapeuter, kuratorer, dietister, logopeder och psykologer möter patienternas behov och skapar mervärde i samarbetet tillsammans med andra professioner inom sjukhusets alla teman och funktioner.