Arbetsbeskrivning

Varje år fattar Försäkringskassan 24 miljoner beslut som påverkar människors liv och hela samhället. Vi betalar ut cirka 250 miljarder kronor varje år. Det är allas skattepengar vi har hand om. Det är ett stort ansvar. Därför tänker vi nytt och använder den senaste tekniken för att förenkla och förbättra, utveckla och leverera it-tjänsterna för den svenska socialförsäkringen. Välkommen till en av Sveriges största it-avdelningar. It-avdelningens uppdrag är att, med hjälp av säkra digitaliserade lösningar, aktivt och effektivt bidra till att Försäkringskassan kostnadseffektivt löser sina uppgifter och uppdrag, idag såväl som på sikt. IT-avdelningen ska också tillhandahålla säkra och kostnadseffektiva it-tjänster till vissa andra myndigheter, liksom bidra till den digitala evolutionen av det svenska samhället. Avdelningen har ungefär 1600 medarbetare på åtta kontor från Trelleborg till Kalix Intern och extern koordinering, administration, dokumentation och samarbeten Som administrativ assistent inom IT-avdelningen ger du administrativt stöd till avdelningschefen, stabschefen och avdelningens ledningsgrupp och bidrar till att chefernas vardag fungerar smidigt. Rollen innebär ett nära samarbete med kollegor så väl inom IT-avdelningen, Försäkringskassan i stort och andra myndigheter.   I arbetet tar du egna initiativ till förbättring och förenklingar. Du ingår i ett nätverk med avdelningens övriga administrativa assistenter. Som person är du prestigelös, initiativtagande och van att ta kontakt med medarbetare på olika nivåer i organisationen. Du har intresse för gemensam struktur då du kommer vara ansvarig för att säkerställa att avdelningen följer nödvändiga administrativa regelverk och processer genom att lära ut och följa upp. I arbetet hanterar du mötesbokningar, mötesdokumentation, enklare personaladministration, planering och inköp. Du koordinerar och följer upp aktiviteter inom arbetsmiljö, verksamhetsplanering, konferenser med mera. Tjänsten innebär också tex diarieföring och granskning av fakturor, hantering av chefers kalendrar och mail, reseadministration och bokningar. Du kommer också ta fram presentationsmaterial samt skriva och publicera nyheter och dokument internt på Försäkringskassan. Du samarbetar med och är kontaktperson åt andra verksamheter både internt och externt. Som administrativ assistent hanterar du sekretessbelagda uppgifter vilket ställer höga krav på rätt hantering. Därför är det viktigt att du har ett högt säkerhetsmedvetande. Det är ett jobb för dig som vill vara med och ta ansvar. Vi söker dig som • har slutbetyg från gymnasiet eller erfarenheter och kvalifikationer som kan prövas likvärdiga • har minst 5 års erfarenhet av att arbeta med administrativt stöd i stora organisationer • har erfarenhet av att arbeta med chefer på högsta ledningsnivå • har ett systematiskt och noggrant arbetssätt • samarbetar effektivt med andra för att nå gemensamma mål • har god kommunikativ förmåga, i både tal och skrift • agerar på eget initiativ och tar ansvar för att nå goda resultat • är trygg och förtroendeingivande • snabbt kan identifiera problem och lösa dem på ett relevant sätt.  Det är meriterande om du • har universitets- eller högskoleutbildning • har erfarenhet från IT-verksamhet • har goda kunskaper i Officepaketet Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper. Övrigt 1 tjänst, tillsvidare, heltid, med tillträde enligt överenskommelse. Provanställning kan bli aktuellt. I enlighet med Försäkringskassans riktlinje för säkerhet genomförs bakgrundskontroller i denna rekrytering. För den här tjänsten krävs svenskt medborgarskap. I den här rekryteringen kan arbetspsykologiska test användas som en del i urvalsarbetet. Placeringsort: Stockholm, Hägersten. Vill du veta mer om Försäkringskassan som arbetsgivare? Besök fk.se/jobbahososs Kontaktpersoner Chef: Julia Brundin, 010-114 07 34 (för frågor om tjänsten). HR-specialist: Anneli Wetterholt, [email protected], 010-118 68 12 (för frågor om rekryteringsprocessen). ST: Peter Lampinen, Saco-S: Mohamed Abu-Torse, Seko: Eliza Grundström. Dessa når du via vår växel: 08-7869000 Ansökan Välkommen med din ansökan senast den 12 januari 2025. Ladda gärna upp dina examensbevis, betyg och intyg i samband med din ansökan. Har du skyddade personuppgifter eller ingen tillgång till bank-id kontaktar du den HR-specialist som finns namngiven i annonsen via telefon så får du hjälp med att skicka in din ansökan.