Arbetsbeskrivning

Meet a Student är en jobbplattform för juniora talanger.

För kunds räkning har vi publicerat denna annons, vill du komma i kontakt med den slutgiltiga arbetsgivaren kan du klicka dig vidare till annonsen:

Vill du skapa struktur och driva framgång för VD och ledningsgruppen?

I rollen som VD-assistent och kontorsansvarig är du en proaktiv och ansvarstagande person som ser till att VD och ledningsgruppen har de bästa förutsättningarna att lyckas. Du säkerställer att VD hålls uppdaterad om både interna aktiviteter och omvärldens utveckling. Du hanterar hans kalender, organiserar uppgifter och håller honom informerad om deadlines och prioriteringar. Ditt arbete ger VD utrymme att driva strategiska initiativ och skapa värde som stärker organisationen. Som sekreterare för ledningsgruppen ansvarar du för att koordinera och utveckla arbetsprocesserna inom gruppen samt för att säkerställa en effektiv kommunikation. Genom ditt arbete bidrar du till att skapa en välfungerande organisation. Du driver även på projekt baserat på organisationens behov, bidrar med idéer och förslag, och balanserar initiativ med förståelse för din stödjande roll. Du håller dig uppdaterad om branschens utveckling och säkerställer att både du och VD har relevant information för att agera proaktivt i framtida beslut och projekt. Som kontorsansvarig ansvarar du för det administrativa och praktiska arbetet på vårt kontor i Uppsala. Du skapar en effektiv och trivsam arbetsplats och säkerställer att organisationen har bästa förutsättningar att nå sina mål.  

Ansvarsområden

Stöd till VD:

• Hantera VD e-post, inbjudningar och kalender, inklusive bokning och förberedelse av möten och resor.
• Protokollföra möten och sammanställa dokument inför möten och aktivitetsplaner.
• Ge administrativt stöd, inklusive formatering, översättning och uppföljning av initiativ och projekt.
• Säkerställa att VD och organisationens tidsplanering och operativa åtaganden följs.
• Stödja ledningsgruppen och säkerställa effektiva arbetsprocesser.
• Sekreterare för ledningsgruppsmöten i House of Europe och House of Sweden, med ansvar för förberedelse, mötesledning, dokumentation och uppföljning.
• Sekreterare för styrelsen.
• Stöttar i planeringen av styrelsens kalendarium samt i andra projekt vid behov.

Kontorsansvar:

• Ansvara för det praktiska och administrativa arbetet på vårt kontor i Uppsala, inklusive attestering och kontroll av fakturor.
• Ansvar för budget, inklusive planering och uppföljning av kostnader samt hantering av avtal, leverantörer och kontorstjänster.
• Ansvara för aktivitetskommittén, organisera och planera företagsevent och andra sammankomster.

Övrigt:

• Utföra andra administrativa uppgifter efter behov och enligt instruktioner från VD eller ledningsgruppen.

 

Din personlighet och erfarenhet

Hos oss genomsyras arbetet av våra värdeord caretaking, ansvarstagande, möjliggörande och premium tech. Caretaking innebär att vi sätter hög service, empati, noggrannhet och god kommunikation i centrum. Vi bryr oss om varandra, lyssnar aktivt och värdesätter förståelse för att tillsammans hitta de bästa vägarna framåt. Vi söker dig som har:

• Gymnasieutbildning eller eftergymnasial utbildning, gärna med inriktning på administration eller ekonomi.
• Tidigare erfarenhet av administrativt arbete eller liknande roll, gärna som assistent eller där man haft ett brett ansvar.
• Goda kunskaper i Microsoft Office och Google Workspace.
• Goda tekniska kunskaper för hantering av konferensteknik och lättare IT-support.
• Goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift, eftersom kommunikationen ofta sker på båda språken.

Meriterande:

• Meriterande om du har erfarenhet av att arbeta nära ledning, styrelse, erfarenhet av projektledning eller arbetat i en verksamhet med hög service.
• Meriterande om du har erfarenhet av att arbeta i en ideologisk, politisk, icke-vinstdrivande organisation.
• Meriterande om du arbetat i systemen Rillion One (fakturahantering) eller OneFlow (avtalshantering).

För att bli framgångsrik i denna roll behöver du:

• Vara flexibel och snabbtänkt, med förmåga att hantera förändringar och utmaningar med lugn och pragmatism.
• Arbeta proaktivt och ansvarstagande, ta egna initiativ och säkerställa att saker blir gjorda.
• Ha en strukturerad arbetsmetod som gör att du kan hantera flera projekt parallellt utan att tappa fokus.
• Vara kommunikativ och trygg i att anpassa din roll mellan att leda och stötta – på både svenska och engelska.
• Visa integritet och noggrannhet i hanteringen av konfidentiell information.

Om du dessutom är lösningsorienterad och skicklig på att navigera i komplexa situationer, kommer du att trivas och lyckas i denna spännande roll!