Arbetsbeskrivning

vid Romanska och klassiska institutionen. Sista ansökningsdag: 2024-11-24. Stockholms universitet präglas av öppenhet och en nyskapande, gränsöverskridande verksamhet. Rankat som ett av världens 200 främsta lärosäten är Stockholms universitet ledande inom forskning och utbildning i humanvetenskap och naturvetenskap. Universitetet har mer än 5 700 medarbetare och drygt 30 500 helårsstudenter, som verkar i en unik miljö i nationalstadsparken.  Vid vår institution bedrivs undervisning och forskning i franska, italienska, portugisiska, spanska, antik grekiska, latin och latinamerikastudier. Vi har mer än tusen studenter per termin. Inom administrationen arbetar drygt 10 personer med att tillhandahålla en rättssäker och god service till våra studenter, kollegor och allmänheten. Vi söker nu en administratör som gillar att ge god service och arbeta med en bred variation av arbetsuppgifter. Du kommer att ha en viktig och självständig roll men också vara en del av institutionens administrativa team, vilket innebär att du även är en lagspelare. Vi ser gärna att du har erfenhet från offentlig förvaltning, gärna inom universitet och högskola. Vi erbjuder en stimulerande arbetsplats med varierande arbetsuppgifter. Välkommen att jobba hos oss! Arbetsuppgifter De huvudsakliga arbetsuppgifterna är: Arkiv och registratur: Ansvar för och handläggning av institutionens arkiv och diarium. Inom detta område kommer du även att ansvara för frågor rörande verksamhetens personuppgiftsbehandlingar (s.k. verksamhetsnära dataskyddssamordnare) samt sköta vårt personuppgiftsregister. Personaladministration: handläggning av anställningar, administration av utlysningar genom ReachMee/Varbi, support i samband med internationella medarbetares ankomst, introduktion av nya medarbetare, stöd till prefekt/administrativ chef m.fl. i rehabiliteringsärenden, arvodesfrågor, friskvårdsbidrag, ledighets- och sjukärenden, kontroll av löneutbetalningar, gästadministration, d.v.s. visa tillrätta och introducera, beställa passerkort, m.m. Ledningsstöd: sekreterare vid styrelsemöten, prefektbeslut och dyl., stöd till prefekt och administrativ chef i diverse frågor, såsom bokningar av konferenser och interna sammankomster. Andra administrativa arbetsuppgifter på institutionen kan förekomma. Du rapporterar till administrativ chef och arbetar i nära samarbete med den teknisk-administrativa personalgruppen. Kvalifikationer Krav: • Gymnasieexamen samt ett par års erfarenhet av liknande arbetsuppgifter. • Erfarenhet från offentlig förvaltning. • Vana av olika IT-system samt förmåga att sätta sig in i olika system. • Goda kunskaper i Office-paketet. • God förmåga att uttrycka sig i tal och skrift på såväl svenska som engelska. Meriterande: • Erfarenhet av arbete med personuppgiftsbehandlingar och dataskydd. • Erfarenhet från universitet eller högskola. • Högskoleexamen/högskolestudier. • Kunskaper i något av våra språk eller ämnen. Personliga egenskaper:  • Arbetet som administratör innebär varierande arbetsuppgifter och därför vill vi att du trivs med detta samt att du är flexibel och har förmåga att prioritera. • Det är viktigt att du är självgående, noggrann och har god samarbetsförmåga, eftersom arbetet även innebär att arbeta i grupp. • Du stöttar dina kollegor när det behövs och är generös med att dela med dig av dina kunskaper. • I denna rekrytering lägger vi stor vikt vid personliga egenskaper. Anställningsvillkor Anställningen avser heltid och gäller tills vidare med sex månaders provanställning. Stockholms universitet tillämpar individuell lönesättning, ange därför gärna löneanspråk. Tillträde snarast. Stockholms universitet strävar efter att vara en arbetsplats som är fri från diskriminering och ger lika möjligheter för alla. Kontakt Närmare information om anställningen lämnas av administrativ chef Karin Andersson, tfn 08-16 34 79, [email protected]. Fackliga företrädare Ingrid Lander (Saco-S), tfn 0708-16 26 64, [email protected], Alejandra Pizarro Carrasco (Fackförbundet ST/OFR), tfn 08-16 34 89, [email protected], samt SEKO, [email protected]. Ansökan Du söker anställningen via Stockholms universitets rekryteringssystem. Du som sökande ansvarar för att ansökan är komplett i enlighet med annonsen och att den är universitetet tillhanda senast sista ansökningsdag. Bifoga endast personligt brev och CV. Kopior på betyg och intyg tar du med vid en eventuell intervju. Anvisningar för sökande finns på webbsidan: att söka en anställning. Välkommen med din ansökan! Stockholms universitet bidrar till det hållbara demokratiska samhällets utveckling genom kunskap, upplysning och sanningssökande.