Arbetsbeskrivning

Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna.

Välkommen till oss

Du kommer ingå i den administrativa enheten inom Avdelning individ och familj. Enheten är ny sedan januari 2026 och befinner sig i en fas av uppbyggnad vad gäller struktur och processer. Vi söker dig som vill vara med och bygga en administrativ funktion med fokus på kvalitet och service!

Teamet består av fjorton medarbetare och en enhetschef vars uppdrag är att ge stöd till Avdelningen för individ- och familj. Vi arbetar mot en stor bredd av verksamheter vilket innebär att karaktären på de frågor vi får är varierande och kräver ett flexibelt och lösningsorienterat tänk.

Vi erbjuder

Hos oss får du en omväxlande roll och tillgång till regelbunden kompetensutveckling i form av relevanta utbildningar för ditt uppdrag, stöttande och hjälpsamma kollegor samt ett nära ledarskap.

Vi erbjuder flera förmåner för dig som medarbetare - bland annat friskvårdsbidrag och tillgång till gym i förvaltningshuset. Du har flexibel arbetstid och sommartid under perioden maj-augusti samt möjlighet till distansarbete när arbetet tillåter.

Här kan du läsa mer om förmåner för dig som är anställd i Stockholm stad.

Din roll

I rollen som administrativ assistent är ditt uppdrag att ge ett administrativt stöd till chefer och medarbetare inom Avdelning individ och familj. I uppdraget ingår bland annat att

• Hantera ekonomiadministration, fakturor och avgiftsdebitering
• Hantera beställningar och inköp
• Akthantering ink. arkivering, gallring och diarieföring
• Administrativt stöd i verksamhetens system
• Hantera ärenden, dokumentation och administration med beaktande av offentlighets- och sekretesslagstiftning
• Stötta kollegor vid hög arbetsbelastning och där behov uppstår

Din kompetens och erfarenhet

För den här tjänsten krävs det att:

• Har utbildning inom administration, exempelvis gymnasieutbildning, yrkeshögskola eller motsvarande som arbetsgivaren bedömer likvärdigt
• Har yrkeserfarenhet som administratör/administrativ assistent
• Kan uttrycka dig väl i det svenska språket i tal och skrift

Vi ser det som meriterande om du har:

• Erfarenhet av att ha arbetat i en politiskt styrd organisation
• Erfarenhet av att ha arbetat administrativt i flera system

Vi söker dig som är självgående i ditt arbete och gärna tar egna initiativ. Du har ett strukturerat arbetssätt och utför dina arbetsuppgifter noggrant. Du har god förmåga att samarbeta, både med kollegor internt och övriga parter. Vidare är du flexibel och kan anpassa prioriteringar utifrån verksamhetens behov.

Övrigt

I den här rekryteringen kommer du få svara på ett antal frågor där du får beskriva din kompetens inom området i stället för att skicka ett personligt brev. Vid bedömningen av din ansökan kommer vi utgå ifrån ditt CV och dina svar på urvalsfrågorna.

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.

Välkommen till Hässelby-Vällingby stadsdelsförvaltning!

Vi finns i västra Stockholm med närhet till natursköna områden och goda kommunikationer. Hos oss arbetar cirka 1700 stolta och engagerade medarbetare som bidrar med service av hög kvalitet till stadsdelsområdets invånare varje dag. Arbetsmiljön hos oss präglas av samarbete, mod och delaktighet. Vår styrka är att den mångfald som finns bland invånare även finns hos våra medarbetare. Tillsammans gör vi skillnad!

Läs gärna mer om vår förvaltning här.