Arbetsbeskrivning

Ref: 20262311

Vill du bidra till en effektiv och serviceinriktad administration inom plan- och bygglovsprocessen?

Vi söker nu två noggranna och serviceinriktade administratörer till vår plan- och bygglovsprocess.

Du har en viktig roll i processen genom att t.ex. registrera nya ansökningar och kompletteringar samt säkerställa att ärenden hanteras korrekt och effektivt. Du blir en del av en verksamhet där vi tillsammans arbetar för att ge Malmöbor och företag en tydlig, tillgänglig och professionell service i kontakten med stadsbyggnadskontoret.

Arbetsuppgifter

Som administratör kommer du bland annat att:

• Säkerställa att ärenden och handlingar registreras på ett korrekt, strukturerat och rättssäkert sätt.
• Registrera nya ansökningar med tillhörande handlingar inom plan- och bygglagens område (PBL).
• Hantera och registrera kompletteringar i befintliga ärenden inom plan- och bygglovsprocessen.
• Expediera beslut och ansvara för debitering i bygglovsprocessen.
• Administrera ärenden som beslutas av Stadsbyggnadsnämnden inom plan- och bygglovsprocessen.
• Kommunicera med sökande och andra externa kontakter, exempelvis i samband med registrering och kompletteringar.
• Ha kontakt och samverka med handläggare och andra funktioner inom stadsbyggnadskontoret.
• Bidra till att den administrativa hanteringen fungerar effektivt och att ärenden kan gå vidare i processen utan onödiga dröjsmål.
• Arbeta i våra ärendehanteringssystem Nova och Platina samt andra digitala system som används i verksamheten.

Arbetet innebär ett nära samarbete med kollegor och handläggare och du blir en viktig del av det administrativa flödet i plan- och bygglovsprocessen. Vi rekryterar nu två tjänster, en tillsvidareanställning och ett vikariat på 11 månader. 

Kvalifikationer

För att vara aktuell för tjänsterna har du:

• Gymnasieexamen, 3 år.
• Erfarenhet av administrativt arbete inom offentlig förvaltning. För tillsvidareanställningen krävs minst två års erfarenhet.
• God förmåga att kommunicera på svenska, både i tal och skrift, och att anpassa din kommunikation efter mottagare och situation.

För tillsvidareanställningen krävs dessutom att du har:

• Erfarenhet av att registrera och administrera ärenden inom offentlig verksamhet.
• Erfarenhet av arbete i ärendehanteringssystem och digitala administrativa verktyg.

Motsvarande erfarenhet är meriterande för dig som söker vikariatet.

För båda tjänsterna är det meriterande om du har:

• Erfarenhet av bygglovsprocessen och arbete enligt plan- och bygglagen (PBL).
• Erfarenhet av Nova, Platina eller andra ärendehanteringssystem inom samhällsbyggnadsområdet.
• God kunskap om offentlighets- och sekretesslagen (OSL), förvaltningslagen, dataskyddsförordningen (GDPR) och arkivlagen.
• Erfarenhet av att registrera och hantera ansökningar och inkommande handlingar inom plan- och bygglovsprocessen.
• Erfarenhet av administrativt arbete inom kommunal myndighetsutövning.
• Erfarenhet av service och bemötande gentemot kommuninvånare och företag.

Personliga egenskaper

För att trivas i rollen behöver du vara noggrann, strukturerad och serviceinriktad. Du har lätt för att hålla ordning på detaljer och samtidigt se hur ditt arbete bidrar till helheten i plan- och bygglovsprocessen.

Du tar ansvar för dina arbetsuppgifter och har förmåga att prioritera när arbetsbelastningen varierar. Du är lösningsorienterad och samarbetar väl med kollegor och andra yrkesroller.

Eftersom arbetet innebär hantering av myndighetsärenden är det viktigt att du har förståelse för vikten av korrekt registrering, kvalitet, sekretess och rättssäkerhet.

Vi erbjuder

• Möjlighet att utvecklas inom kommunal myndighetsutövning och arbete enligt PBL.
• En roll med nära kontakt med handläggare inom plan- och bygglovsprocessen.
• En arbetsplats med kompetenta kollegor och nära samarbete mellan administration och handläggning.
• Ett arbete där du bidrar till en effektiv, rättssäker och serviceinriktad hantering för Malmöbor och företag.

Varmt välkommen med din ansökan!

Om arbetsplatsen

Avdelningen för arkitektur och bygglov är en av stadsbyggnadskontorets fyra avdelningar och består av fem enheter; tre bygglovenheter, en administrativ enhet och enheten för bostadsanpassning. Vi är en avdelning som handlägger bygglov, teknisk anmälan och tillsyn enligt plan- och bygglagen samt ansökan om bostadsanpassning enligt lagen om bostadsanpassningsbidrag. Avdelningens fokus ligger på att utveckla Malmös stadsbyggande ur ett hållbart och attraktivt perspektiv, och att bevara ett bra och nära samarbete med såväl uppdragsgivare som sökande.

Stadsbyggnadskontoret är en dynamisk och kreativ arbetsplats, med lokaler mitt i Malmös centrum. Vi är 210 medarbetare och drygt 20 chefer, fördelat på fyra olika avdelningar.  Stadsbyggnadskontoret är en myndighet för plan-, bygg- och lantmäterifrågor. Förvaltningen arbetar med översiktlig planering, detaljplanering, fastighetsbildning, bygglov, mätning och kartläggning. Stadsbyggnadskontoret arbetar för malmöborna, byggmarknadens olika aktörer och övriga verksamma i Malmö. Tillsammans med andra förvaltningar skapar vi förutsättningar för en stad som är hållbar och attraktiv att bo och verka i. Hos oss på stadsbyggnadskontoret får du de förmåner av trygghet och flexibilitet man kan förvänta sig av en offentlig arbetsgivare. 

Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i; olikheter, livserfarenheter och talanger gör Malmö till en smart stad i hjärtat av Europa. Världens kunskap finns här.

Läs om Malmö stad som arbetsgivare här http://www.malmo.se/jobb

Information om tjänsterna

Anställningsform: Tillsvidareanställning

Omfattning: Heltid

Antal tjänster: 2

Tillträde: enligt överenskommelse. Vikariatet sträcker sig till och med september 2027.

Vi tillämpar löpande urval och kan komma att kalla på intervju under publiceringstiden.

Övrigt

Observera att vi i Malmö stad tagit bort det personliga brevet från ansökningsprocessen och ersatt det med urvalsfrågor, detta för en mer inkluderande rekryteringsprocess och en effektiv kandidatupplevelse för dig som söker jobb hos oss. Dina svar blir en viktig del i vårt urvalsarbete.