Arbetsbeskrivning

Vill du vara med och göra Gävle ännu bättre med oss? I Gävle kommun arbetar vi engagerat tillsammans för att kunna erbjuda våra invånare en trygg och inspirerande miljö. Vi erbjuder dig en tillitsfull arbetsplats där du kan utvecklas i ditt arbete och växa som människa. Välkommen med din ansökan! Du blir en del av en arbetsgrupp bestående av enhetschef, 24 socialsekreterare, fyra 1.e socialsekreterare, en socialassistent och två administratörer. Enheten är indelad i fyra team som arbetar tillsammans med verksamhetens uppdrag och mål. Målgruppen är barn i åldern 13–17 år och deras familjer.  Välfärd Gävle är i utveckling i och med nya socialtjänstlagen. Verksamheten arbetar för att uppfylla målen om en tillgänglig och kunskapsbaserad socialtjänst med barnens behov i centrum. Vidare rekryterar vi för att ha framförhållning inför kommande pensionsavgångar. Utredningsenhet ungdom utökar därför med ytterligare en administratör till att bli tre. 2 plats(er). ARBETSUPPGIFTER Som administratör säkerställer du att fakturor, inköp, beställningar och beslut administreras korrekt genom administrativt stöd till handläggare och chefer. Du ansvarar för ett brett spektrum av administrativa uppgifter och ser till att verksamhetens processer fungerar smidigt, vilket även innebär framtagande av nya rutiner och samverkan med systemförvaltare och andra samverkanspartners inom kommunen och andra myndigheter. Du har också ett nära samarbete med handläggarna som kan behöva rådgöra i frågor som rör administration, boka resor, tolk och andra arbetsuppgifter utifrån verksamhetens behov. I rollen kommer du även att stötta andra enheter inom Socialtjänsten med administrativa uppgifter vid frånvaro eller när verksamheterna har behov av extra stöd. Dina arbetsuppgifter är i huvudsak att administrera, registrera och kontrollera processer i de beslut som fattas på enheten kring myndighetsutövning enligt SoL, LVU och LuL. Det förekommer även hantering av inkomna domslut och socialnämndens protokoll och personakter. Du registrerar utbetalningar i verksamhetssystemet samt konterar fakturor och gör inköp till enheten i ekonomisystemet UBW. Du ska även ordna med praktiska förberedelser inför en nyanställning på enheten, dvs telefoni, data och kontorsplatser. KVALIFIKATIONER Vi söker dig som är strukturerad, noggrann och lösningsfokuserad. Rollen kräver effektiv planering och organisering av dokumentation, möten och uppföljningar, samt god kommunikations- och samarbetsförmåga med innevånare, kollegor och myndigheter. För att vara aktuell för tjänsten har du:                              • Gymnasieutbildning inom administration eller ekonomi, alternativt annan utbildning eller erfarenhet som arbetsgivaren bedömer likvärdig.                              • Minst ett års erfarenhet av administrativt arbete inom socialtjänsten.                              • Erfarenhet av fakturahantering.                              • Erfarenhet av verksamhetssystemet Treserva.                              • Mycket goda IT-kunskaper inom Office 365 och god kunskap i svenska språket. Det är meriterande om du har följande:                              • Erfarenhet av Outlook, Flexite, Teams, Proceedo och Power BI.                              • Erfarenhet av att ta fram och presentera statistik på ett pedagogiskt vis.                              • Erfarenhet av att göra utbetalningar till uppdragstagare eller klienter.                              • Erfarenhet av rapportering till Inspektionen för vård och omsorg (IVO) Så lyckas du i rollen som administratör:                               • Du skriver tydligt och välstrukturerat samt anpassar dina texter efter målgruppen.                              • Du planerar och organiserar effektivt, har en god struktur och kan prioritera arbetsuppgifter.                              • Du ser möjligheter istället för problem och tar initiativ för att finna praktiska och kreativa lösningar.                              • Du arbetar effektivt i team, lyssnar på andra, bidrar med egna idéer och främjar ett gott samarbetsklimat.                              • Du har ett gott bemötande, samarbetar väl med andra och värnar om hög kvalitet i allt du gör i enlighet med Gävle kommuns värdegrund. Vi ser fram emot din ansökan och att få välkomna dig till vårt team! Anställningsform: Tillsvidareanställning. Varaktighet: Tillsvidare. Arbetstid: Dagtid. Vi erbjuder dig Du är viktig för oss! Som medarbetare i Gävle kommun har du • generösa semestervillkor och som nyanställd har du dessutom rätt till betald semester redan under ditt första anställningsår • ersättning för friskvård och motion när du är anställda mer än tre månader • flera olika försäkringar via våra kollektivavtal, till exempel ingår sjukförsäkring och arbetsskadeförsäkring. Läs mer om våra förmåner här: https://www.gavle.se/formaner Vår värdegrund Kvalitet, bemötande och samarbete är de viktigaste framgångsfaktorerna för att lösa vårt uppdrag på bästa sätt. För att göra rätt saker och agera klokt i vår vardag är det viktigt att vi utgår från våra gemensamt uttalade värderingar. Läs mer om oss som arbetsgivare och hur det är att arbeta i Gävle kommun här: https://www.gavle.se/jobbahososs Här kan du läsa mer om vår organisation: https://www.gavle.se/organisation Gävle kommun hör till finskt förvaltningsområde. Om du därför utöver våra övriga kompetenskrav även talar finska, kan det vara en merit. Information till rekryteringskonsulter och annonssäljare: Vi undanber oss all kontakt gällande annonsering och rekryteringstjänster.