Arbetsbeskrivning

Är du en strukturerad och självgående person som trivs i en central roll med många kontaktytor? Har du erfarenhet av kvalificerad administration och tycker om att ligga steget före? Då kan detta vara uppdraget för dig!

Poolia söker nu en Ledningskoordinator för ett konsultuppdrag hos ett väl etablerat bolag inom byggsektorn. Du får en central roll i organisationen och blir en viktig del av det administrativa navet, med nära kontakt med koncernledning, VD och styrelser.

Detta är ett konsultuppdrag på heltid via Poolia hos vår kund i Uppsala. Uppdraget är ett vikariat med anledning av en föräldraledighet och planeras att starta omkring oktober 2026. Kunden räknar med att uppdraget kommer att pågå under hela 2027, med möjlighet till förlängning om föräldraledigheten förlängs.

Som Ledningskoordinator fungerar du som spindeln i nätet och ser till att många viktiga delar av organisationens arbete fungerar smidigt. Tyngdpunkten ligger på styrelsearbete, där du ansvarar för att planera, koordinera och administrera styrelsemöten för flera bolag. Du behöver trivas med att hålla ihop flera parallella processer, ligga steget före och säkerställa att rätt personer får rätt information i rätt tid.

• Planera och koordinera styrelsemöten för flera bolag

• Förbereda agendor och styrelsehandlingar samt säkerställa att underlag finns på plats i tid

• Delta vid möten och skriva protokoll

• Administrera signering och dokumentation

• Koordinera möten och administration för koncernledningen

• Vara administrativt stöd till VD och koncernchef

• Koordinera konferenser, strategidagar och interna aktiviteter

• Hantera vissa avtal, leverantörskontakter och övrig administration

• Ta fram företagsinformation och göra enklare analyser och omvärldsbevakning

Vi tror att du har några års erfarenhet av en kvalificerad administrativ eller koordinerande roll. Du kan exempelvis ha arbetat som ledningskoordinator, VD-assistent, management assistant, styrelsekoordinator eller i en annan roll där du haft ansvar för att hålla ihop administration och flera kontaktytor. Det viktigaste att du är självgående, strukturerad och kan se vad som behöver göras även när instruktionerna inte alltid är helt tydliga, samtidigt som du har gott omdöme och förstår när du behöver stämma av.

Erfarenhet från byggbranschen är inget krav - här värdesätts framför allt din administrativa och koordinerande kompetens. Rollen är bred och arbetsuppgifterna kan variera utifrån verksamhetens behov, du behöver därför vara lyhörd och trivas med att hjälpa till där det behövs.

Du har goda kunskaper i Office 365 och mycket god svenska i tal och skrift. Erfarenhet av exempelvis Oneflow, Medius eller Boardeaser är meriterande. B-körkort och tillgång till egen bil krävs.

Arbetstiden är i huvudsak 07.00–16.00 och utgångspunkten är arbete på plats på kontoret i Uppsala. Det finns möjlighet till arbete hemifrån vid enstaka tillfällen och resor till andra kontor kan förekomma.

För rätt person kan det även finnas möjlighet till fortsatt anställning hos kunden efter uppdragets slut, beroende på verksamhetens behov.

Låter det som nästa steg för dig? Välkommen med din ansökan! Urval och intervjuer sker löpande.