Arbetsbeskrivning

Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna.

Välkommen till oss

Enheten Verksamhetsstöd Inköp är en del av avdelningen inköp på Serviceförvaltningen. Inköpssupporten arbetar med att stötta och vägleda medarbetare i stadens organisation i inköpsprocessen och inköpssystemet. Vi är en viktig del i stadens arbete för att ge ökad avtalstrohet, kostnadsbesparingar, en effektivare och kvalitetssäkrad inköpsprocess, samt förbättrade möjligheter för uppföljning och analys.

Enheten har i dag 15 medarbetare och du kommer att ingå i ett ambitiöst supportteam på i dagsläget fyra personer där leverans, service och ständig förbättring står i fokus. Att vara drivande, framåt och ta ansvar är en självklarhet och tycker du dessutom att det är viktigt att trivas på jobbet så kan vi erbjuda dig goda möjligheter!

Vi erbjuder

• en modern, trivsam och utvecklande arbetsplats med kompetenta och engagerade kollegor
• kontinuerlig kompetensutveckling utifrån dina behov
• en roll där du får känna att du gör skillnad
• möjlighet att arbeta för en av Sveriges största arbetsgivare
• sommar- och vinterarbetstid, friskvårdsbidrag, semesterväxling och subventionerad massage på arbetsplatsen
• ljusa och nyrenoverade lokaler vid Globen, nära tunnelbana och tvärbana.
• läs gärna mer om våra förmåner här.

Din roll

Tillsammans med chef och kollegor på enheten ansvarar du för inköpssupporten till stadens medarbetare. Rollen har ett tydligt fokus på att utbilda, vägleda och ge support inom stadens inköpsprocess och inköpssystem. Du blir en viktig kunskapsbärare som bidrar till att stärka användarnas kompetens och skapa förutsättningar för en effektiv och kvalitetssäkrad inköpsprocess.

Arbetsuppgifterna innebär bland annat att:

• Genomföra utbildningar för användare i stadens inköpssystem, både digitalt och fysiskt
• ge service till stadens medarbetare i frågor som rör inköp, e-handel och beställningar
• ge vägledning och stöd i stadens inköpsprocess
• ge handhavandestöd i stadens inköpssystem, upphandlingssystem, avtalssystem och spendverktyg
• ta emot synpunkter från användare och bidra till utveckling och förbättring av arbetssätt och system
• återkoppla och samverka med avtalsförvaltare, upphandlare och vid behov leverantörer
• i samråd med ansvarig upphandlare ge vägledning kring avtal, regler och policys för inköp
• ansvara för vissa administrativa uppgifter, exempelvis enhetens fakturahantering.

Din kompetens och erfarenhet

Vi söker dig som har:

• avklarad gymnasieutbildning med inriktning mot administration, service, ekonomi eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer som likvärdig
• aktuell erfarenhet av kundsupport eller kundtjänst där du huvudsakligen arbetat med att ge stöd och vägledning via telefon, e-post och digitala kanaler
• aktuell erfarenhet av att genomföra utbildningar, workshops eller andra kompetenshöjande insatser, både digitalt och fysiskt
• mycket god och aktuell IT-vana (Office-paketet och digitala verktyg)
• mycket god förmåga att uttrycka dig väl i tal och skrift på svenska.

Det är meriterande om du har:

• erfarenhet av att arbeta i ett eller flera ärendehanteringssystem
• aktuell erfarenhet av affärssystemet Agresso/Unit4 ERP och/eller upphandlings- och avtalssystemet Kommers
• erfarenhet av Stockholms stads övergripande inköpsprocess och kategoriarbete.

Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper och följande förmågor

Vi söker dig som är serviceinriktad och har en naturlig förmåga att möta både interna och externa behov med ett professionellt och positivt bemötande. Du har en god pedagogisk insikt och kan på ett tydligt och enkelt sätt förklara rutiner och processer, oavsett mottagarens förkunskaper.

Som person är du engagerad i ditt arbete och bidrar aktivt till teamets utveckling. Du har en stark samarbetsförmåga och trivs i en roll där du arbetar nära kollegor och andra funktioner inom organisationen. Samtidigt är du självgående och tar eget ansvar för att driva dina uppgifter framåt.

Vidare är du noggrann och strukturerad, med ett öga för detaljer och kvalitet i det du levererar. Du säkerställer att inköpsprocesser hanteras korrekt och effektivt, och bidrar till att skapa ordning och reda i det dagliga arbetet.

Övrigt

Vi rekryterar utan personligt brev för att lägga fokus på de kompetenser och erfarenheter som är viktiga för rollen

Vid bedömningen av din ansökan utgår vi från ditt CV och de frågor du besvarar i samband med ansökan. Vi önskar att du svarar kortfattat och konkret samt säkerställer att det finns en tydlig koppling mellan dina svar och ditt CV.

Tjänsten är ett vikariat med planerad start omgående och pågår till och med 2027-08-31, med möjlighet till förlängning eller tillsvidareanställning.

Urval och intervjuer sker löpande under rekryteringsperioden vänta därför inte med att skicka in din ansökan.

Vi ser mångfald som berikande och välkomnar alla sökande.

Välkommen med din ansökan!

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.

Serviceförvaltningen är en av stadens fackförvaltningar och har i uppdrag att svara för de administrativa uppgifter som är samordnade i staden. Det handlar framförallt om löneadministration, ekonomiadministration, stadsövergripande upphandlingsfrågor, kontaktcenterverksamhet samt interna konsulter som tillhandahåller stöd inom digitalisering, it & telefoni, rekrytering, samt, fastighets- och lokalfrågor. Vi har cirka 400 medarbetare och sitter i Globenområdet. Vår värdegrund sammanfattas i ordet KÖRA som står för: Kompetens - Öppenhet - Respekt - Ansvar.