Arbetsbeskrivning

Vill du jobba med oss? Vill du ha en nyckelroll på Tegelbacken och bidra till att verksamheten fungerar smidigt dygnet runt? Som samordnare/administratör arbetar du nära enhetschefen. Du fungerar som en länk mellan personal, enhetschef, sjuksköterskor, anhöriga med flera. Du kommer att ha ett varierat arbete med en bredd på arbetsuppgifter. Dina framtida arbetsuppgifter Dina huvudsakliga arbetsuppgifter är: Bemanning och planering - Upprätta schema och justera dagliga scheman utifrån akuta förändringar i verksamheten, t ex sjukfrånvaro. Ta emot frånvaroanmälan och beställa vikarier.  Operativ samordning – Säkerställa att rätt kompetenser finns på plats för att utföra insatser utifrån brukarnas behov. Kommunikation – Tät kontakt med personal, sjuksköterskor, anhöriga med flera för att informera och samordna. Inköp – Ha koll på lager, beställa varor och göra inköp. Ekonomi – Fakturahantering samt vara stöd till enhetschef vid ekonomiuppföljning. Löner – Kontera löner och säkerställa korrekta löneutbetalningar. Avtal – Upprätta anställningsavtal och hyreskontrakt. Kvalitetsarbete – Förbättra strukturer och processer. Inhämta och sammanställa information samt gör analys. Rollen innebär också Löpande sköta ytterligare administrativa uppgifter samt utföra tillfälliga arbetsuppgifter på delegation från chef. Du kommer att sköta frånvaroanmälan och beställa vikarier till ytterligare en mindre verksamhet. Du arbetar dagtid, måndag till fredag. Arbetsdagen börjar kl 06:15. Kvalifikationer Vi söker dig som har avslutad gymnasieutbildning och gärna en eftergymnasial utbildning inom administration. Tjänsten kräver att du har god: - goda kunskaper i schemaläggning - administrativ förmåga - datorvana, kunskap i Office-paketet och verksamhetssystem Tjänsten kräver att du behärskar svenska mycket väl, i både i tal och i skrift. Det är meriterande om du har erfarenhet av: - lönehantering - fakturahantering - vård- och omsorgsarbete Det kommer att läggas stor vikt på personlig lämplighet i denna rekrytering. Dina personliga egenskaper I rollen som samordnare fungerar du som en informell ledare som driver arbete, struktur och kommunikation. Du behöver ha förmågan att: - kommunicera tydligt - se strukturer, skapa överblick och se till helheten - skapa engagemang - bygga relationer - samarbeta - arbeta självständigt - hantera flera arbetsuppgifter parallellt och prioritera vid behov Övrigt Intervjuer kommer att ske löpande under ansökningstiden och därför uppmuntrar vi dig att skicka in ansökan tidigt. Tillträde Efter överenskommelse. Vi driver Finspång framåt! Finspång har ett rikt och varierat utbud av kultur, unika historiska miljöer och mötesplatser. Det är en levande industriort med ett starkt näringsliv med närhet till kringliggande städer. Tillsammans med näringslivet har Finspångs kommun fastslagit en gemensam vision att vi till år 2035 ska ha 30 000 invånare. Finspång utvecklas genom en drivkraft att möta samtiden och framtiden. Därför styrs kommunens verksamheter utifrån FN:s globala mål. Genom att agera lokalt för att påverka globalt vill vi bidra till en hållbar framtid för människor och miljö. Som medarbetare i Finspångs kommun är du vår viktigaste resurs. Du och dina kollegor förbättrar vardagen för andra – varje dag. Här får du möjlighet att göra skillnad, ge service till andra och ta ansvar för Finspångs utveckling. Tillsammans bygger vi stolthet och arbetsglädje på en arbetsplats som präglas av öppenhet och samarbete. Vi har en förmånsportal genom företaget Benifex; Fördel Finspång, där alla våra medarbetare får ta del av förmåner, rabatter och andra erbjudanden av många olika slag, exempelvis friskvårdsbidrag. För att ge bästa möjliga service till våra kommuninvånare eftersträvar vi en personalsammansättning som speglar mångfalden i Finspångs kommun. I Finspångs kommun tillämpar vi rökfri arbetstid. När du söker ett jobb i vårt rekryteringssystem diarieförs din ansökan. Det beror på att vi är en offentlig verksamhet. Din ansökan blir då en allmän handling när vi har mottagit den. Det innebär att ansökningshandlingarna kan begäras ut av den som vill. Undantag är ansökningar från personer som har skyddad identitet.  Du som söker jobb och har skyddade personuppgifter ska ringa till annonsens kontaktperson som kommer att guida dig vidare för en säker ansökningsprocess. Du ska inte ansöka digitalt via ansökningslänken. Innan anställning i Finspångs kommun ska giltig identitetshandling och i det fall som befattningen kräver det även utdrag ur belastningsregister visas.   Inför rekryteringsarbetet har Finspångs kommun noggrant tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanbeder oss därför bestämt kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande