Arbetsbeskrivning

Vi finns till för dem som bor och verkar i Mjölby kommun. Med cirka 28 600 invånare möter vi dagligen människor i olika åldrar och livssituationer, från barnet på förskolan till våra äldre på vårdboendet, från enmansföretagare till stora internationella företag. Våra 2 500 medarbetare skapar tillsammans framtidens hållbara kommun, där livsmiljön, livsvillkoren och livskraften utgör vår gemensamma grund. Vill du också bli en av oss? Vi söker en administrativ assistent till kommunledningskontorets kansli på kommunstyrelsens förvaltning. Som administrativ assistent arbetar du nära kansliets två kommunsekreterare och ni har ett gemensamt ansvar för kommunstyrelsens diarium, beredning av ärenden till kommunstyrelsen, kommunfullmäktige och andra politiska forum. Det övergripande uppdraget är att säkerställa en god kvalitet på de underlag som ligger till grund för politiska beslut. Kansliet är ett stöd i juridiska frågor bland annat gällande kommunallag, förvaltningslag samt offentlighets- och sekretesslag. Andra frågor som kansliet ansvarar för är valadministration, samordning av personuppgifter och objektförvaltning av kommunens ärendehanteringssystem. Är du en engagerad och noggrann administrativ assistent som vill göra skillnad? ARBETSUPPGIFTER Som administrativ assistent fyller du en viktig funktion i kommunstyrelsens ärendehanteringsprocess och bidrar till att säkerställa korrekt och effektiv dokumenthantering, både i fysisk och digital form. Tjänsten innebär att du är på plats dagligen på kontoret. Dina huvudsakliga arbetsuppgifter är att ta hand om, registrera och fördela post, registrera och arkivera ärenden och handlingar samt att lämna ut allmänna handlingar. Andra administrativa arbetsuppgifter som ingår i uppdraget är inköp, fakturering och registraturen för revisionens kansli. I rollen ingår även att vara systemförvaltare för förtroendemannaregistret Troman.  I rollen förväntas du hålla dig ajour om vad som händer inom området och tillsammans med dina kollegor kvalitetssäkra och förbättra det vardagliga arbetet, medverka i kommunens administrativa utvecklingsarbete och ge stöd och service till tjänstepersoner och förtroendevalda. Under valår har kansliet ansvar för administrationen kring genomförande av val där du har en aktiv roll. KVALIFIKATIONER Du har minst 3-årig gymnasieutbildning inom ekonomi eller motsvarande och en registratorsutbildning, administrativ KY-utbildning eller högskoleutbildning inom offentlig förvaltning eller annan utbildning/erfarenhet som arbetsgivaren bedömer som likvärdig. Du har tidigare erfarenhet av att ha arbetat som registrator, administratör eller motsvarande roll och har en god kunskap om de lagar och förordningar som styr registrering, diarieföring och utlämnande av allmänna handlingar inom offentlig förvaltning. Du är van vid och har ett intresse för att bidra i utvecklingen av digitala verktyg och arbetssätt. Du är en serviceinriktad person som arbetar självständigt och strukturerat. Noggrannhet, flexibilitet och en förmåga att anpassa dig snabbt till nya arbetsuppgifter är centralt. Du ser värdet i att följa processer och riktlinjer och säkerställer att allt sköts korrekt och smidigt. Vi ser att du har en god samarbetsförmåga och att du bidrar till ett positivt arbetsklimat. Tjänsten ställer krav på att du har mycket goda kunskaper i svenska språket, såväl i tal som i skrift, då det är viktigt att du kan tolka textinnehåll för att säkra hanteringen av inkomna och upprättade handlingar. Vi erbjuder dig ett spännande arbete i ett engagerat team och ett generöst friskvårdsbidrag som du kan använda till hälsofrämjande fysisk aktivitet! ÖVRIGT Vår kommun är expansiv med cirka 28 600 invånare. Vi har nära till varandra och nära till resten av världen, kommunikationerna är utmärkta. Mjölby kommuns vision sammanfattas i en slogan: Världsvan och hemkär. Världsvan står för öppenhet, nytänkande, vilja att växa och tro på framtiden. Hemkär står för stolthet och glädje över hembygden. Hos oss är det enkelt att leva ett gott liv. I din ansökan bifogar du relevanta utbildningsintyg och examensbevis som styrker ditt CV. Om du kommer vidare till intervju kommer vi kontrollera din ID-handling. Läs mer om hela vår rekryteringsprocess på www.mjolby.se/ledigajobb.