Arbetsbeskrivning

Är du en självgående, kommunikativ och strukturerad person med ett öga för detaljer? Har du erfarenhet av att hantera administrativa uppgifter? Då kan du vara den vi söker! Vi söker nu en PA & senior site administrator till vår globala kund i Uppsala. Tjänsten är på heltid med start så snart som möjligt och kommer att pågå i 1 år. Under uppdraget kommer du att vara anställd som en av Poolias uppskattade konsulter. Urval och intervjuer sker löpande, skicka därför in din ansökan redan idag! Om tjänsten Som Senior Site Administrator kommer du att driva utvecklingsprojekt och förbättringsarbete samt spela en viktig roll för att säkerställa att administrativa processer och strukturer fungerar smidigt. Du blir också en central del i att främja effektiv kommunikation mellan Site Leadership Team (SLT) och olika interna samt externa funktioner. Dina arbetsuppgifter i huvudsak • Vara en länk mellan ledningen och avdelningarna för smidig kommunikation • Samla in och analysera data för beslutsunderlag och rekommendationer • Följa upp med personal för att säkerställa korrekt och komplett information • Hantera mötesbokningar, kalender och korrespondens • Uppdatera och säkerställa att rapporter och presentationer är korrekta • Samordna möten och hålla protokoll för interna styrelser och kommittéer • Säkerställa att material för godkännande är korrekt och följer krav • Planera resor och besök för ledningen • Ge administrativt stöd i både enkla och avancerade uppgifter • Utföra ansvarsfulla stödfunktioner för ledningen Vem är du? Vi söker dig som har en stark kommunikationsförmåga, både muntligt och skriftligt, och är van vid att hantera flera uppgifter samtidigt. Du är proaktiv, kan förutse behov och förbereda underlag som stöder beslutsfattande. Du arbetar självständigt men samarbetar gärna med andra funktioner inom företaget. Sekretess är något du hanterar med noggrannhet och professionalism, även i en föränderlig miljö. Dessutom har du ledarskapsförmågor och kan driva initiativ samt hantera mindre projekt. Vi ser att du har: • Erfarenhet av att arbeta med administrativa och ledningsrutiner • Kunskap om administrativa regler, rutiner och policyer, med fokus på resor, utbildningar och kostnadsredovisning • Erfarenhet av IT-system och verktyg som Microsoft Office och Adobe Acrobat • Goda kunskaper i svenska och engelska • Erfarenhet av budgetarbete, arkivering och inköpsprocesser är väldigt meriterande men inget krav Om verksamheten Konsultrollen passar dig som på kort tid vill skaffa dig bred erfarenhet. Vi erbjuder dig chansen att arbeta på populära arbetsplatser med välkända varumärken där du kan utveckla din kompetens och bredda ditt CV. Du kommer att trivas som konsult om du söker en värld av spännande uppdrag och nya kontaktnät. Vid din sida har du din konsultchef som agerar bollplank och stöttar dig i att lyckas på dina uppdrag. Vi vill att du ska må bra och trivas med oss på Poolia. Därför erbjuder vi dig friskvårdsbidrag, rabatter på olika träningsanläggningar och ordnar regelbundet sociala aktiviteter. Självklart omfattas din anställning på Poolia av kollektivavtal, försäkringar, tjänstepension samt företagshälsovård.