Arbetsbeskrivning

Vi tror att framsteg och möjligheter skapas bäst tillsammans. Välkommen till en plats där samarbete gör skillnad.

Vi söker dig som trivs med att skapa struktur, samordna människor och få administrativa processer att fungera på riktigt.

I den här rollen arbetar du dels som administrativt stöd till vår avdelningschef, dels som uppdragsledare för avdelningens administrativa nätverk. Du blir en nyckelperson i arbetet med att utveckla gemensamma arbetssätt, planera och koordinera det administrativa stödet samt skapa ett nära samarbete mellan administratörer som tillhör olika organisationer och har olika chefer.

Det innebär att du leder arbetet utan formellt personalansvar. Genom tydlighet, god planering och ett inkluderande arbetssätt skapar du förutsättningar för ett effektivt samarbete och en hög kvalitet i det gemensamma administrativa arbetet.

Dina huvudsakliga ansvarsområden

Stöd till avdelningschef

• Planera, prioritera och koordinera administrativa och verksamhetsnära uppgifter.
• Hantera kalender, möten, resor och övrig administration.
• Förbereda beslutsunderlag och bidra till ett effektivt ledningsarbete.

Uppdragsleda avdelningens administrativa nätverk

• Planera, koordinera och följa upp det gemensamma administrativa arbetet inom avdelningen inklusive de gemensamma mål och uppdrag som teamet fått från avdelningens ledningsgrupp.
• Se till att de uppdrag och mål det gemensamma teamet fått från avdelningens ledningsgrupp genomförs och följs upp.
• Fördela och följa upp gemensamma arbetsuppgifter i dialog med administratörerna och deras chefer.
• Leda gemensamma forum och säkerställa att beslut, rutiner och arbetssätt omsätts i praktiken.
• Vara ett stöd till administratörerna i prioriteringar och samordning, utan formellt personalansvar.
• Bygga ett starkt samarbete mellan administratörer med olika organisatoriska tillhörigheter.

Utveckling av arbetssätt

• Identifiera förbättringsmöjligheter och driva utvecklingen av gemensamma administrativa processer.
• Skapa enhetliga rutiner och arbetssätt som bidrar till kvalitet och effektivitet.
• Ta tillvara möjligheterna i Microsoft 365 och AI-baserade verktyg för att förenkla det administrativa arbetet.

Lednings- och verksamhetsstöd

• Planera och koordinera avdelningens ledningsmöten.
• Förbereda agendor, dokumentation och protokoll samt följa upp beslut och aktiviteter.
• Samordna kommunikation mellan ledning, administratörer och andra interna funktioner.

Vi söker dig som är en erfaren administratör med projektledaregenskaper och ett naturligt driv att skapa struktur och få människor att arbeta mot gemensamma mål.

Du har:

• Flerårig erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete, gärna som chefsassistent eller Executive Assistant.
• Erfarenhet av att samordna projekt, nätverk eller tvärfunktionella arbetsgrupper.
• Förmåga att leda genom samarbete, kommunikation och förtroende snarare än genom formellt chefsansvar.
• Mycket god organisatorisk förmåga och vana att hantera flera parallella uppgifter.
• God kommunikativ förmåga på svenska och engelska, både i tal och skrift.
• Mycket goda kunskaper i Microsoft 365 och ett intresse för digital utveckling och AI.

Som person är du initiativtagande, prestigelös och lösningsorienterad. Du är skicklig på att skapa struktur, bygga relationer och få människor att samarbeta även när de tillhör olika organisationer och har olika prioriteringar.

Vi erbjuder

Hos oss får du en central roll i en verksamhet där administrationen är en viktig möjliggörare för ledarskap och verksamhetsutveckling.

Du får möjlighet att:

• kombinera ett kvalificerat chefsstöd med ett samordnande ledarskap,
• utveckla och påverka hur det administrativa arbetet bedrivs,
• arbeta nära verksamhetens ledning,
• vara med och skapa ett starkt administrativt nätverk med gemensamma arbetssätt och hög kvalitet.

Om du drivs av att skapa ordning, utveckla samarbeten och göra skillnad genom ett professionellt administrativt stöd tror vi att du kommer att trivas hos oss.

Befattningen kräver att du genomgår och godkänns enligt vid var tid gällande bestämmelser för säkerhetsskydd. För befattningar där Saab har krav på säkerhetsklassinplacering kan, i förekommande fall, medföra krav på visst medborgarskap.

Upptäck oändliga möjligheter. Anta utmaningar, skapa smarta innovationer och uppgradera dina förmågor. Det här är en plats för kluriga tänkare, modiga pionjärer och alla däremellan. Tillsammans uppnår vi det extraordinära, var och en tar med sitt unika perspektiv. Varje bidrag räknas.

Saab är ett ledande försvars- och säkerhetsföretag med syfte att hjälpa nationer att skydda sin befolkning och bidra till trygghet för människor och samhällen. Med 28 000 talangfulla medarbetare utvecklar Saab teknik och lösningar för en säkrare och mer hållbar värld.

Saab utvecklar, tillverkar och underhåller avancerade system inom flygteknik, vapen, ledningssystem, sensorer och undervattenssystem. Saab har sitt huvudkontor i Sverige men en global verksamhet där Saab är en del av många nationers försvarsförmåga. Läs mer om oss här