Arbetsbeskrivning

Är du en driven ledningsassistent som är intresserad av en central roll där du får ansvar för lednings- och bolagsadministration? Gillar du ett varierat arbete där du också får ta hand om löpande administrativa uppgifter och ge service? Trivs du dessutom på en arbetsplats som gör skillnad när det gäller samhällets miljöarbete? Då är du kanske vår nya kollega!

Vi letar nu efter en vikarie för vår ledningsassistent/administratör under hennes föräldraledighet. Som ledningsassistent arbetar du nära VD och ledningen och du ansvarar för lednings- och styrelseadministration i ägarstiftelsen och i koncern- och moderbolaget IVL. Du planerar och ansvarar för ledningens årshjul, tar fram underlag och presentationer till möten och ser till att allt administrativt och praktiskt fungerar kring dessa. Du ansvarar för bolagshandlingar, vissa centrala avtal och styrelseportal. Förutom det administrativa stödet till ledningen driver du och utvecklar vårt administrativa arbete och ger hela organisationen administrativ service i vårt Servicedesk-system. Du samordnar arbetsuppgifter inom admin-teamet som förutom dig består av fyra kollegor i rollerna kontorsansvariga och reception/servicedesk. Du arbetar brett i din roll och har kontakt med hela verksamheten. Din arbetsplats är på vårt aktivitetsbaserade kontor på Valhallavägen 81 i Stockholm.

Tjänsten är ett vikariat under perioden juni 2026 till april 2027.

Resor i tjänsten till våra andra kontor förekommer.

För att lyckas i rollen har du:

• Minst gymnasial utbildning

• Minst tre års dokumenterad erfarenhet av självständigt arbete i en central administrativ funktion t ex som ledningsassistent, VD-assistent, administratör eller sekreterare

• Erfarenhet av bolags- och styrelseadministration, gärna i ett aktiebolag

• Mycket goda IT-kunskaper och mycket god systemvana i de vanligaste IT-systemen, särskilt Microsoft 365

• Mycket goda kunskaper i svenska och engelska, i både tal och skrift

Som person är du nyfiken, driven, noggrann och ansvarstagande. Du är lösningsorienterad, arbetar självständigt, har god samarbetsförmåga och en hög grad av servicekänsla. Du är inte rädd för att ”kavla upp ärmarna” så att saker blir gjorda och gillar att ge professionell service. Du trivs med att utveckla administrativa rutiner och att arbeta med planering varvat med mer handfasta löpande administrativa uppgifter. Du är van att kommunicera och att uttrycka dig väl i text och trivs i en roll där du får vara ”spindeln i nätet” och ha mycket kontakt med kollegor, kunder, styrelseledamöter och samarbetspartners. Du har mycket hög integritet i ditt arbete då rollen kan komma att hantera känslig information. Du är en förändringsinriktad person som motiveras av att utvecklas. Det är positivt om du har ett intresse av samhällsutveckling och hållbarhetsfrågor.

Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper.

Vi arbetar i en kreativ och utvecklande miljö där alla har en stor del eget ansvar och goda möjligheter till personlig och professionell utveckling. Som medarbetare på IVL blir du del av en arbetsplats som värdesätter mångfald, samarbete, innovation och engagemang. Här finns en härlig gemenskap med såväl idrottsklubb, konstförening, fester, pubar och andra aktiviteter. Vi sitter i aktivitetsbaserade lokaler. Hos IVL får du möjlighet att arbeta med ditt hållbarhetsengagemang på riktigt!

Ansök med ditt CV genom att klicka på "Ansök här". Vi kommer att utvärdera ansökningar och intervjua kandidater löpande under ansökningsperioden så vänta inte med din ansökan.

Som en del av vår rekryteringsprocess använder vi arbetspsykologiska tester. Detta hjälper oss att säkerställa en objektiv och rättvis bedömning av kandidater.

Till bemannings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare: Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av ytterligare jobbannonser.