Arbetsbeskrivning

Vill du vara med och göra Gävle ännu bättre med oss? I Gävle kommun arbetar vi engagerat tillsammans för att kunna erbjuda våra invånare en trygg och inspirerande miljö. Vi erbjuder dig en tillitsfull arbetsplats där du kan utvecklas i ditt arbete och växa som människa. Välkommen med din ansökan! Rekryteringsenheten uppdragstagare arbetar med rekrytering och utredning av jourhem, familjehem, kontaktfamiljer och kontaktpersoner. Som administratör blir du en viktig del av en erfaren och stabil arbetsgrupp med 18 medarbetare och en enhetschef. Vi arbetar nära varandra, delar kunskap och stöttar varandra i vardagen. I rollen ger du administrativt stöd till handläggare, chef och verksamheten i stort. Genom ett strukturerat och kvalitetsmedvetet arbetssätt bidrar du till att verksamheten fungerar effektivt och rättssäkert. Rekryteringsenheten uppdragstagare är centralt belägen i Gävle. 1 plats(er). ARBETSUPPGIFTER Som administratör har du en viktig roll i att samordna administrativa processer, hantera dokumentation och säkerställa att ärenden hanteras rättssäkert, strukturerat och professionellt. Du arbetar självständigt inom dina ansvarsområden samtidigt som du har ett nära samarbete med din administratörskollega och övriga kollegor på enheten. Arbetsuppgifterna är varierande och anpassas efter verksamhetens behov. Du samarbetar även med administratörer på andra enheter inom verksamheten och bidrar med stöd och avlastning vid behov för att säkerställa en välfungerande administration. Dina arbetsuppgifter är bland annat: • Hantera avtal och ekonomiska underlag kopplade till placeringar och jourplaceringar samt granska utbetalningar av arvoden och omkostnader. • Hantera fakturor, inhämta och kontrollera underlag samt säkerställa att fakturorna är korrekta inför kontering. • Genomföra utbetalningar till uppdragstagare samt hantera tillhörande underlag. • Ansvara för struktur och ordning i verksamhetens digitala och fysiska arkiv. • Hantera dokumentation, bland annat från socialnämnden, samt inhämta, kontrollera och dokumentera registerutdrag. • Ta fram uppgifter och statistik från olika verksamhetssystem och presentera informationen på ett tydligt och pedagogiskt sätt. • Ansvara för verksamhetens funktionsbrevlåda i Flexite samt vid behov boka resor och utföra andra administrativa uppgifter. KVALIFIKATIONER Vi söker dig som är noggrann, strukturerad och serviceinriktad samt trivs i en administrativ roll där kvalitet, planering och god organisation är centrala. Du har lätt för att samarbeta med andra, tar ansvar för dina arbetsuppgifter och uttrycker dig väl i tal och skrift. Du har även förmåga att hantera, sammanställa och presentera information på ett tydligt och professionellt sätt. Formella kompetenser: • Godkänd gymnasieutbildning inom administration eller ekonomi, alternativt annan utbildning i kombination med erfarenhet som bedöms likvärdig • Minst två års arbetslivserfarenhet från en administrativ roll • Mycket goda IT-kunskaper, särskilt i Microsoft 365 (Word, Excel och PowerPoint) • Erfarenhet av fakturahantering • Goda kunskaper i svenska, både i tal, skrift och läsförståelse Meriterande: • Minst ett års erfarenhet av administrativt arbete inom socialtjänsten • Erfarenhet av verksamhetssystemet Treserva • Erfarenhet av att ta fram, analysera och presentera statistik på ett pedagogiskt och tydligt sätt • God vana av att arbeta i flera digitala system, exempelvis Flexite, Proceedo, Power BI, Outlook, Teams och SharePoint • Erfarenhet av att hantera underlag för utbetalningar till uppdragstagare och klienter För att lyckas och trivas  i rollen är du: • Strukturerad: Du planerar och organiserar ditt arbete väl, ser vad som behöver prioriteras och håller deadlines. • Digitalt trygg: Du arbetar obehindrat i digitala miljöer, har lätt för att lära dig nya system och använder digitala verktyg på ett effektivt sätt. • Samarbetsorienterad: Du har ett prestigelöst förhållningssätt och bidrar till att hitta lösningar med fokus på det gemensamma målet. • Lösningsorienterad: Du ser möjligheter och hittar alternativa lösningar när problem eller förändrade förutsättningar uppstår. • Flexibel: Du anpassar dig till verksamhetens behov och har lätt för att ändra arbetssätt när situationen kräver det. • Tydlig i din kommunikation: Du uttrycker dig väl i tal och skrift, skriver klart och välstrukturerat samt anpassar information efter mottagare och situation. Anställningsform: Tillsvidareanställning. Varaktighet: Tillsvidare, tillträde: Tillträde enligt överenskommelse. Arbetstid: Dagtid. Vi erbjuder dig Du är viktig för oss! Som medarbetare i Gävle kommun har du • generösa semestervillkor och som nyanställd har du dessutom rätt till betald semester redan under ditt första anställningsår • ersättning för friskvård och motion när du är anställd mer än tre månader • flera olika försäkringar via våra kollektivavtal, till exempel ingår sjukförsäkring och arbetsskadeförsäkring. Läs mer om våra förmåner här: https://www.gavle.se/formaner Vår värdegrund Kvalitet, bemötande och samarbete är de viktigaste framgångsfaktorerna för att lösa vårt uppdrag på bästa sätt. För att göra rätt saker och agera klokt i vår vardag är det viktigt att vi utgår från våra gemensamt uttalade värderingar. Läs mer om oss som arbetsgivare och hur det är att arbeta i Gävle kommun här: https://www.gavle.se/jobbahososs Här kan du läsa mer om vår organisation: https://www.gavle.se/organisation Gävle kommun hör till finskt förvaltningsområde. Om du därför utöver våra övriga kompetenskrav även talar finska, kan det vara en merit. Information till rekryteringskonsulter och annonssäljare: Vi undanber oss all kontakt gällande annonsering och rekryteringstjänster.