Arbetsbeskrivning

Fyrbodals kommunalförbund söker en projektadministratör till Kompetenslandskap Fyrbodal, ett planerat ESF-finansierat projekt som ska stärka kompetensutveckling, lärande och omställningsförmåga för medarbetare i Fyrbodals 14 kommuner.

Projektet bygger vidare på erfarenheterna från tidigare genomförda ESF-projekt och ska utveckla och genomföra flexibla kompetensutvecklingsinsatser, arbetsplatsnära lärande och handledning för de deltagande kommunerna. Projektet har också fokus på hållbara strukturer och ska genom regional samverkan skapa bättre förutsättningar för långsiktig kompetensförsörjning i kommunerna. En viktig del av projektet är också att utveckla, testa och dokumentera metoder och verktyg som kan användas även efter projekttidens slut

Om rollen

Som projektadministratör blir du en central del av projektteamet och arbetar nära projektledaren. I teamet finns även ekonom och kommunikatör, och du kommer att samarbeta med samtliga funktioner utifrån projektets olika behov.

Rollen har ett tydligt administrativt ansvar, men kräver också att du är aktiv i projektets löpande genomförande. Du behöver kunna skapa struktur i stora informationsflöden, följa upp det som behöver göras och uppmärksamma sådant som riskerar att falla mellan stolarna.

Du kommer att ha många kontaktytor och vara en viktig länk mellan projektet, deltagare, kommunernas kontaktpersoner och de aktörer som genomför utbildningsinsatserna. Rollen passar dig som tycker om att skapa ordning och kvalitet, men som också trivs med dialog, samarbete och problemlösning.

Om Oss

Fyrbodals kommunalförbund är ett av fyra kommunalförbund i Västra Götaland. Vi är en samarbetsorganisation för 14 kommuner med cirka 270 000 invånare. Tillsammans arbetar vi för hållbar utveckling inom bland annat kompetensförsörjning, utbildning, näringsliv, kultur, infrastruktur och välfärd. Vi är omkring 65 medarbetare som värdesätter samarbete, utveckling och engagemang.

Arbetsuppgifter

I rollen kommer du bland annat att:

• registrera och administrera deltagare från de 14 kommunerna samt kvalitetssäkra deltagaruppgifter och underlag,
• hantera deltagar- och närvarorapportering samt ta fram underlag för rapportering till Svenska ESF-rådet och SCB,
• ge stöd via e-post och telefon till deltagare, kommunernas kontaktpersoner och utbildningsanordnare,
• administrera kursstarter, anmälningar, deltagarlistor och bokningar samt följa upp beläggning och deltagande,
• sammanställa statistik över exempelvis deltagare, deltagartimmar, bokade kurser och genomförda aktiviteter,
• delta i avstämningsmöten, dokumentera beslut och överenskommelser samt hålla projektets gemensamma digitala ytor och dokumentation uppdaterade,
• delta vid uppstart och avstämningar med utbildningsleverantörer för att fånga praktiska frågor, behov och överenskommelser och därefter vara en löpande kontakt i det administrativa genomförandet,
• samordna det praktiska kring fysiska utbildningstillfällen, exempelvis lokaler, deltagarinformation och kontakter med leverantörer,
• dokumentera avvikelser och bidra till att dessa följs upp inom projektets kvalitetsarbete,
• skapa och vidareutveckla tydliga rutiner och arbetssätt för den egna administrationen, så att projektets stora volymer kan hanteras på ett säkert och enhetligt sätt,
• bidra med underlag till projektets löpande uppföljning och delrapportering, som sker tillsammans med projektledare och ekonom,
• vara delaktig i projektets arbete med metoder och verktyg genom att bidra med erfarenheter och iakttagelser från det praktiska genomförandet,
• stödja projektledaren i löpande planering, uppföljning och samordning av projektets aktiviteter.

Projektet omfattar många deltagare och parallella insatser, vilket ställer höga krav på struktur, dokumentation, uppföljning och kvalitetssäkring.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har:

• Eftergymnasial utbildning inom administration, projektadministration, offentlig förvaltning eller annat område som arbetsgivaren bedömer relevant, alternativt motsvarande arbetslivserfarenhet.
• Erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete.
• God vana av digitala system och administrativa verktyg.
• God förmåga att arbeta strukturerat med stora informationsmängder.
• God kommunikativ förmåga i tal och skrift på svenska.
• Erfarenhet av arbete i projekt eller annan mål- och resultatorienterad verksamhet.

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.

Meriterande

• Erfarenhet av uppföljning, statistik eller rapportering.
• Erfarenhet av offentlig verksamhet.
• Erfarenhet av projektadministration inom större utvecklingsprojekt.
• Erfarenhet av ESF-finansierade projekt eller annan externfinansierad verksamhet.
• Erfarenhet av deltagarrapportering till Svenska ESF-rådet, SCB eller motsvarande finansiärer.

Personliga egenskaper som är viktiga för tjänsten

Strukturerad

Du skapar ordning i komplexa informationsflöden, arbetar systematiskt och säkerställer att uppgifter följs upp och slutförs.

Noggrann

Du har ett öga för detaljer och förstår vikten av korrekta uppgifter, kvalitetssäkrad dokumentation och tillförlitliga underlag.

Serviceinriktad

Du trivs med att stödja andra, ge tydlig information och skapa ett professionellt bemötande i kontakten med deltagare och samverkansparter.

Samarbetsorienterad

Du bygger goda relationer och uppskattar att arbeta tillsammans med kollegor, kommuner och externa aktörer för att nå gemensamma mål.

Initiativtagande

Du fångar upp sådant som behöver hanteras, ställer frågor och bidrar aktivt till att utveckla rutiner och arbetssätt.

Övrigt

Vi strävar efter en jämn könsfördelning och ser mångfald som en styrka där våra medarbetares olikheter berikar och utvecklar verksamheten.

När du söker jobb hos oss sparas din ansökan eftersom vi är en offentlig verksamhet. Din ansökan blir en allmän handling när den kommit in till oss. Det innebär att ansökningshandlingar och uppgifter om sökande kan begäras ut enligt offentlighetsprincipen.

Anställningen förutsätter att projektet beviljas finansiering från Svenska ESF-rådet.

Ansökan

Anställningsform: Projektanställning 30 månader. Dock längst till 2028-06-30

Tillträde: 2027-01-02 eller enligt överenskommelse

Sysselsättningsgrad: 80 - 100 %