Arbetsbeskrivning

Ingen arbetsdag är den andra lik hos oss på Växjö kommun. Ibland tar vi hand om de små sakerna och ibland om de riktigt stora. Oavsett vilket innebär det en arbetsdag som betyder något på riktigt. Vi är drygt 7 000 medarbetare som tillsammans jobbar för att skapa en bra dag, varje dag. Hos oss får du möjlighet att göra skillnad och samtidigt växa och utvecklas. Här finns en stor bredd av yrken och karriärmöjligheter, gemensamt för dem alla är att de bygger och skapar vårt framtida Växjö. Vill du dela vår arbetsdag? Jobba för en bra dag. Varje dag. ARBETSUPPGIFTER Enhetens uppdrag är att ge förvaltningens verksamheter kvalitetssäkrad och professionell administrativ service. Vi bidrar till en rättssäker myndighet och driver utveckling inom både arbetssätt och digitalisering. Hos oss blir du en del av ett engagerat team på 15 personer som värdesätter kvalitet, effektivitet och god samverkan. Enheten för verksamhetsstöd tillhör avdelningen Stöd och utveckling inom förvaltningen Arbete och Välfärd. Rollen som arkivsamordnare Som arkivsamordnare har du ett delegerat ansvar att samordna, förvalta och utveckla förvaltningens arbete med arkiv-, informations- och dokumenthantering. Du säkerställer att information om våra medborgare hanteras korrekt genom hela livscykeln från att en handling skapas till slutarkivering i enlighet med OSL, Arkivlagen, Socialtjänstlagen och kommunens styrdokument. Du arbetar tillsammans med arkivombud och specialister för att ta fram rutiner och lösningar som uppfyller lagkrav och stödjer verksamhetens behov. Rollen innebär att du är en central länk mellan enheten, verksamheterna och kommunarkivet, med fokus på trygg och effektiv dokumenthantering. Du följer upp och analyserar processer och mål inom arkivområdet för att utveckla och förbättra arbetssätten. I gallringsprocessen samarbetar du med systemförvaltare, vägleder arkivombud, tar fram lathundar och deltar själv i den praktiska gallringen. Du ansvarar också för att hålla samman möten med arkivombud och verksamhetsrepresentanter.  Arbetet är självständigt och kombinerar samordning, administration, analys och utveckling. Arbetsuppgifter • Årligen revidera informations- och dokumenthanteringsplanen. • Säkerställa rättssäker hantering av information och handlingar. • Arbeta både strategiskt och praktiskt med gallring och arkivering. • Ta fram rutiner och styrdokument inom arkiv- och informationshantering. • Samordna och arbeta med hanteringen av utlämnande av allmänna handlingar. • Utöver rollen som arkivsamordnare utför du administrativa uppgifter som förekommer på enheten.  Under våren startar ett utvecklingsarbete där du är drivande i övergången till digital gallring och e-arkivering. KVALIFIKATIONER För att trivas i rollen behöver du ha goda kunskaper om den lagstiftning som styr socialförvaltningens verksamheter och vara mycket trygg i administrativt arbete. Det är meriterande om du har erfarenhet av systemen Lifecare och Viva samt av både digital och fysisk arkivering. Du uttrycker dig väl i tal och skrift på svenska och är bekväm med att leda workshops och möten tillsammans med verksamheterna. Som person är du strukturerad, analytisk och prestigelös, med förmåga att arbeta självständigt och driva processer framåt. Du har en god problemlösningsförmåga, kan hantera komplexa flöden och har ett pedagogiskt sätt som gör att du lätt kan förklara och förankra rutiner och arbetssätt. Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper. Krav • Universitets- eller högskoleutbildning inom arkiv, informationssäkerhet, juridik eller annan relevant utbildning. • Mycket goda kunskaper i digitala system, inklusive Officepaketet. • Mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska. • Erfarenhet av arkiv samt dokument- och informationshantering. • Erfarenhet av arbete i en politiskt styrd organisation. Meriterande • Erfarenhet av socialt arbete eller myndighetsutövning. • Erfarenhet av projektledning eller arbete med processinriktat arbetssätt. • Erfarenhet av Lifecare och/eller Viva. Intervjuer planeras till den 12 och 13 februari. ÖVRIGT Växjö kommuns anställda ska spegla den mångfald som finns i kommunen. Vi välkomnar sökande oberoende av till exempel ålder, kön och etnicitet. Som tillsvidareanställd blir du som regel krigsplacerad i vår organisation.