Arbetsbeskrivning

Polarforskningssekretariatet är en statlig myndighet som främjar och samordnar svensk polarforskning. Myndigheten ansvarar för långsiktig planering av forskning och forskningsinfrastruktur samt för att organisera och genomföra forskningsexpeditioner i Arktis och Antarktis.

Myndighetens övergripande mål är att bidra till ökat internationellt genomslag för svensk polarforskning genom samverkan, högkvalitativ forskningsinfrastruktur och internationella samarbeten samt främja ökad förståelse och förbättrat skydd för miljön.

Verksamheten omfattar bland annat Abisko naturvetenskapliga station, Kristineberg marina forskningsstation, forskningsisbrytaren Oden samt de svenska forskningsstationerna Wasa och Svea i Antarktis. Polarforskningssekretariatet har cirka 50 medarbetare och finns i Luleå, Abisko, Helsingborg och Fiskebäckskil.

Polarforskningssekretariatet söker nu en receptionist till enheten för havsbaserat forskningsstöd, med placering vid Kristineberg marina forskningsstation i Fiskebäckskil.

Om enheten

Enheten för havsbaserat forskningsstöd vid Kristineberg marina forskningsstation ansvarar för att främja och samordna marin forskning med koppling till polar- och havsforskning. Kristineberg är en nationell forskningsinfrastruktur och utgör en central plattform för marin, kustnära och djuphavsrelaterad forskning.

Verksamheten omfattar stöd till forskare genom tillgång till laboratorier, mätserier, teknisk kompetens och fartygslogistik samt samverkan med svenska och internationella lärosäten och forskningsorganisationer. Arbetet bedrivs i nära samspel med Polarforskningssekretariatets övriga forskningsinfrastrukturer och bidrar till att stärka Sveriges samlade kapacitet inom marin och polar forskning.

Arbetsuppgifter

I rollen arbetar du med bokningar som omfattar bland annat logi, laboratorieytor, båtar och måltider. Du ansvarar även för fakturering samt andra administrativa uppgifter kopplade till verksamheten.

Dina arbetsuppgifter inkluderar att:

• hantera bokningar i vårt bokningssystem
• administrera inkommande e-post och telefonärenden
• sköta receptionen, inklusive in- och utcheckning av gäster
• hantera post och övriga receptionstjänster

Du har daglig kontakt med kollegor och säkerställer att berörd personal hålls uppdaterad vid förändringar i bokningar, exempelvis avseende måltider, båtturer och laboratoriebehov. Rollen innebär även att vara ett administrativt stöd i andra delar av verksamheten.

Kvalifikationer

Vi söker dig som trivs i en central och koordinerande roll. Du är strukturerad, lösningsorienterad och har förmåga att behålla lugnet även i perioder med högt tempo.

Du har god vana av att arbeta i digitala system och behärskar Officepaketet, särskilt Outlook, Excel och Word.

Då verksamheten är internationell behöver du kunna kommunicera obehindrat på både svenska och engelska, i såväl tal som skrift. Vi ser även att du är serviceinriktad, utåtriktad och trivs i mötet med människor.

Vi söker dig som har:

• Erfarenhet av att arbeta i bokningssystem, gärna från hotell eller liknande verksamhet
• Goda kunskaper i Officepaketet
• Mycket god förmåga att uttrycka dig på svenska och engelska i tal och skrift

Det är meriterande om du har:

• Erfarenhet av bokningssystemen Spectra och/eller VisBook

Stor vikt läggs vid personlig lämplighet.

Övrigt

Anställningen är en tidsbegränsad anställning (säsongsanställning) från 2026-05-04 fram till 2026-10-02, på heltid, måndag-fredag.

Vi tillämpar individuell lönesättning och flexibel arbetstid.

Placeringsort: Fiskebäckskil, Lysekils kommun

Polarforskningssekretariatet strävar efter mångfald där våra medarbetares bakgrund, erfarenheter, kunskaper och personligheter berikar vår verksamhet. Hos oss är det också viktigt att medarbetarna ska ha möjlighet att kunna kombinera arbetsliv och privatliv.

Kontaktpersoner

Information om tjänsten lämnas av samordnare Andrea Norder, mailto:[email protected]

Facklig företrädare: Annika Kristoffersson, OFR/ST, telefon 072-554 72 17.

Intresserad?

Ansök via Polarforskningssekretariatets rekryteringssystem. Vi tar inte emot ansökningar via e-post. Ansökan ska ha inkommit senast 27 april.

Vi har tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring inför denna rekrytering och undanber oss därför erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp.