Arbetsbeskrivning

Bolaget är en ledande global finansiell institution med stark närvaro inom Investment banking och företagsfinansiering. I Stockholm arbetar teamet nära seniora beslutsfattare i en internationell miljö med högt tempo, komplexa affärer och tydligt fokus på kvalitet, samarbete och affärsmässighet. Vi söker en erfaren Admin assistant/ Executive Assistant med bakgrund inom Investment Banking för att stödja seniora Country Coverage Bankers. Du kommer att fungera som en betrodd partner i en internationell och högpresterande miljö, vilket kräver stark organisationsförmåga, gott omdöme samt förmåga att hantera flera parallella arbetsuppgifter. Du kommer att ge administrativt stöd till cirka åtta bankers parallellt. Huvudsakliga ansvarsområden • Hantera komplexa kalendrar och koordinera möten • Planera och organisera logistik (mötesrum, catering, telefon- och videokonferenser) • Bygga och underhålla relationer med intressenter, klienter och andra assistenter • Hantera konfidentiell information med hög diskretion • Stödja framtagning av presentationer • Hantera samtal, e-post och övrig korrespondens • Koordinera omfattande internationella resor • Hantera utlägg via Concur och säkerställa efterlevnad av policys • Hantera fakturor och arbeta i interna system (t.ex. APPIAN, ARIBA) • Upprätthålla rapportering och uppföljning (Insight, i-Track, DRE) • Stödja tidrapportering samt logistik kring besökande personal Kvalifikationer (krav) • Mycket goda kunskaper i engelska, både i tal och skrift • Erfarenhet av administrativt arbete, gärna inom finanssektorn/Investment Banking • Trygg i att arbeta med intressenter på alla nivåer • Proaktiv, strukturerad och van att arbeta under tidspress • Avancerade kunskaper i Microsoft Office • Erfarenhet av Concur • God skrivhastighet (ca 50 wpm) och hög noggrannhet • Flexibel, professionell och serviceinriktad • Hög arbetskapacitet och beredskap att arbeta i en krävande roll • Stark vilja att lära sig organisationen och dess arbetssätt Meriterande • Erfarenhet från globala/matrisorganisationer • Kännedom om finansiella system (APPIAN, ARIBA, Salesforce) • Grundläggande förståelse för Investment Banking • Teknisk anpassningsförmåga och ett praktiskt, lösningsorienterat arbetssätt Övrig information Du kommer att stötta flera bankers parallellt och bidra brett inom teamet. Rollen är krävande och ställer höga krav på flexibilitet, engagemang och anpassningsförmåga. Då det saknas IT-support på plats är det viktigt med ett praktiskt och självgående arbetssätt. Detta är ett konsult uppdrag via Adecco som förväntas pågå fram till Mars 2027. Arbetet utförs hos kunden på plats men efter en tid finns det möjlighet att arbeta arbeta hemifrån ca 1 dag/veckan.