Arbetsbeskrivning

Vi på Future People söker en avdelningsadministratör till myndighet inom elkraft i Sundbyberg. Som konsult hos oss får du möjlighet till ett spännande uppdrag samtidigt som du fortsätter att utvecklas inom ditt kompetensområde. Du blir anställt på Future People och jobbar ute på plats hos vår kund. Vi är mycket måna om att du ska trivas hos oss och på ditt uppdrag. Hos oss är du en viktig och uppskattad person, både som anställd och som kollega.

Ta nästa steg i karriären och utvecklas tillsammans med oss!

Vår kund är en myndighet som förvaltar stamnätet för elkraften i Sverige. De bedriver även forskning- och utvecklingsprojekt på många områden för att främja ny teknik. Myndighetens arbete påverkar samhället socialt, miljömässigt och ekonomiskt, dels lokalt och nationellt men också globalt genom myndighetens leverantörskedjor. Här får du vara en del av ett samhällsviktigt uppdrag.

Arbetsuppgifter:

Vi söker en strukturerad och självgående administratör som vill arbeta nära chefer och bidra till att verksamheten fungerar smidigt i det dagliga arbetet. Rollen innebär att ge administrativt stöd till en avdelningschef samt flera sektions- och enhetschefer.

Du kommer att ha en central funktion i organisationen där du ansvarar för att skapa struktur, samordna administrativa processer och avlasta chefer i deras dagliga arbete. Rollen innebär ett stort eget ansvar och kräver god samarbetsförmåga samt förmåga att prioritera och planera arbetsuppgifter.

Uppdraget genomförs som ett konsultuppdrag där du arbetar i en verksamhet med teknisk inriktning och stödjer flera olika enheter inom samma avdelning.

Innan uppdraget kan påbörjas kommer en säkerhetsprövning att genomföras.

Som person är du lyhörd, engagerad och har en god samarbetsförmåga. Du är strukturerad och har förmågan att arbeta självständigt och strävar efter att leverera med hög kvalitet.

• Kalenderhantering och mötesbokningar

• Förberedelse av mötesmaterial och presentationer

• Administrativ hantering av underlag och beslut kopplade till konsulter och medarbetare

• Uppdatering av intranätssidor

• Stöd vid onboarding och offboarding av medarbetare och konsulter

• Beställning av utrustning, behörigheter och accesser

• Hantering av semesterlistor

• Stöd vid introduktionsprogram och interna aktiviteter

• Inköp av material, utrustning och tjänster

• Enklare rapportering och sammanställningar

• Fakturahantering och kontering

• Planering av interna möten, workshops och konferenser

• Bokning av lokaler, teknik och catering

• Framtagning av agendor och protokoll vid behov

• Administrativt stöd till avdelningens ledningsgrupp (planering av möten, dokumentation av beslut och uppföljning av aktiviteter)

• Uppdatering av intranät och presentationsmaterial

• Framtagning av enklare beslutsunderlag

• Dokumenthantering i filserver och SharePoint samt diarieföring

• Framtagning och uppdatering av administrativa rutiner

Administratören arbetar nära avdelningschef samt sektions- och enhetschefer. Regelbundna avstämningar sker för att planera och följa upp arbetsuppgifter. Rollen innebär också ansvar för att lyfta behov av prioriteringar och bidra till att arbetet organiseras effektivt.

Krav för tjänsten;:

• Minst 1 års eftergymnasial utbildning inom exempelvis ekonomi, HR eller administration

• Minst 5 års erfarenhet av arbete i en administrativ roll med arbetsuppgifter såsom:

• dokumentation, uppföljning och rapportering

  • mötes- och konferensbokningar samt resebokningar

  • protokollskrivning

  • planering av möten och workshops

  • onboarding/offboarding av medarbetare och konsulter

  • beställningar av exempelvis IT, kontorsmaterial och tjänster

• Minst 3 års erfarenhet av MS Office (Excel, Word, PowerPoint och Outlook)

• Minst 3 års erfarenhet av att dokumentera ledningsgrupps- eller styrgruppsmöten eller motsvarande beslutande forum

Meriterande:

• Minst 3 års arbetslivserfarenhet av administration i offentlig verksamhet, exempelvis statlig eller kommunal verksamhet

• Minst 1 års arbetslivserfarenhet av ekonomisystemet UBW/Agresso eller motsvarande

Du kommer att vara anställd av Future People och arbeta som konsult hos vår spännande kund.

För oss är det viktigt att varje kandidat ska få en positiv upplevelse hos oss och vi håller dig uppdaterad under hela processen. Du behöver aldrig undra vad som händer och hur just du ligger till i rekryteringsprocessen. Som anställd hos oss kan du lita på att vi kommer hjälpa dig att nå dina karriärsmål. Vi finns som en partner genom din yrkesmässiga karriär.

Varmt välkommen med din ansökan redan idag!

Omfattning: Heltid till den 30/4-2027 med möjlighet till förlängning

Start: 1/5-2026

Sista ansökningsdagen: 19/3-2026

Du söker tjänsten på futurepeople.se

Vi har ej möjlighet att ta emot ansökningar via e-mail med anledning av GDPR.

Har du frågor om rollen eller undrar hur processen ser ut framöver får du gärna kontakta oss. Vi som arbetar med processen på detta uppdrag är Therese Lönnberg, du når mig på [email protected] och Liv Hedström, [email protected]. Vi ser gärna sökanden med olika bakgrunder och erfarenheter. Vi går igenom ansökningarna löpande och i konsultvärlden går processerna oftast snabbt. Rollen kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdatum, vänta därför inte med att skicka in din ansökan.

Välkommen till oss på Future People!