Arbetsbeskrivning

Ref: 20260532 Vi söker en huvudregistrator till avdelningen för hållbarhet och nämnd på gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen. Avdelningen har ett brett ansvarsområde och arbetar med att utveckla och kvalitetssäkra förvaltningsövergripande processer. Arbetsuppgifter Som huvudregistrator ansvarar du för förvaltningens hantering av allmänna handlingar. Arbetet är till stor del självständigt och omfattar registrering och hantering av ärenden samt att säkerställa att diarieföring av inkomna och upprättade handlingar sker i enlighet med gällande lagstiftning. Du hanterar även utlämnande av allmänna handlingar vid förfrågningar. I rollen är du förvaltningens sakkunniga i ärendehanteringssystemet Platina och fungerar som ett stöd för kollegor på utbildningskontoret och på våra skolenheter. Du besvarar frågor om regler och riktlinjer kopplade till diarieföring och registratur samt om funktionalitet i Platina. Du håller även utbildningar i Platina för nya användare inom förvaltningen, exempelvis handläggare och registratorer. I uppdraget ingår också att hjälpa kollegor att ta fram diarieförda handlingar i Platina, vilket förutsätter förmågan att omprioritera med kort varsel utifrån verksamhetens behov. Som huvudregistrator arbetar du i nära samarbete med förvaltningens arkivarie för att säkerställa en korrekt och effektiv hantering av handlingar från inkommande eller upprättande till gallring eller bevarande.  Kvalifikationer Krav:  • Kandidatexamen (180 hp) med inriktning som är relevant för verksamhetsområdet • God digital kompetens och vana vid att snabbt lära sig nya program och system • Mycket god svenska i tal och skrift.  Meriterande:  • Erfarenhet av arbete inom verksamhetsområdet • Erfarenhet av ärendehanteringssystemet Platina  • Erfarenhet av arbete med registratur och ärendehantering inom offentlig förvaltning  • Goda kunskaper om offentlighet- och sekretesslag.  För att lyckas i rollen som huvudregistrator krävs att du är självgående och strukturerad, tar ansvar för dina uppgifter och driver processer framåt på ett organiserat sätt. Du är flexibel, kan snabbt anpassa dig till förändringar och anpassa arbetet utifrån ny information. Rollen kräver också stabilitet under press, god samarbetsförmåga och förmåga att stödja kollegor på ett lyhört och konstruktivt sätt. Vidare är du serviceinriktad, uppmärksam och tillmötesgående, med intresse och vilja att hjälpa andra och leverera lösningar. Om arbetsplatsen På avdelningen för hållbarhet och nämnd arbetar förvaltningsjurist, arkivarie, huvudregistrator, nämndsekreterare och utredningssekreterare. Avdelningen arbetar bland annat med juridisk rådgivning, dokument- och ärendehantering, handläggning av skoljuridiska ärenden och skriver nämndsärenden. På vår avdelning samordnas förvaltningsövergripande processer och uppföljning av förvaltningsövergripande måldokument. Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen är en av tre skolförvaltningar i Malmö stad. Vi ansvarar för utveckling och genomförande av gymnasieskola och vuxenutbildning. Idag är vi cirka 1800 medarbetare och vi finns i hela Malmö. Vi arbetar för att ungdomar och vuxna ska nå målen för sin utbildning och bli aktiva i vårt samhälle. Vi finns för att skapa bästa möjliga förutsättningar för Malmöborna att kunna växa genom livslångt lärande. Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i; olikheter, livserfarenheter och talanger gör Malmö till en smart stad i hjärtat av Europa. Världens kunskap finns här. Läs om Malmö stad som arbetsgivare här malmo.se/jobb Information om tjänsten Anställningsform: Tillsvidareanställning Omfattning: Heltid Antal tjänster: 1 Tillträde: Enligt överenskommelse Övrigt Observera att vi i Malmö stad tagit bort det personliga brevet från ansökningsprocessen och ersatt det med urvalsfrågor, detta för en mer inkluderande rekryteringsprocess och en effektiv kandidatupplevelse för dig som söker jobb hos oss. Dina svar blir en viktig del i vårt urvalsarbete.  Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska representera den mångfald som finns i vår stad. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan uppfylla Malmöbornas behov.