Arbetsbeskrivning

Vi på Future People söker en projektadministratör till myndighet på Kungsholmen. Som konsult hos oss får du möjlighet till ett spännande uppdrag samtidigt som du fortsätter att utvecklas inom ditt kompetensområde. Du blir anställd på Future People och jobbar ute på plats hos vår kund. Vi är mycket måna om att du ska trivas hos oss och på ditt uppdrag. Hos oss är du en viktig och uppskattad person, både som anställd och som kollega.

Ta nästa steg i karriären och utvecklas tillsammans med oss!

Vår kund är en myndighet inom trafiksektorn som arbetar för att underlätta vardagen för invånarna som reser och pendlar i Stockholm stad. Det här är en myndighet med ett stort engagemang och stolthet över deras viktiga samhällsuppdrag. Du som konsult kommer få vara med på en viktig resa och tillsammans med myndighetens medarbetare få vara med och bidra till en bättre vardag för invånarna i Stockholms stad.

Uppdraget omfattar arbete i flera parallella projekt där du fungerar som ett kvalificerat administrativt stöd till beställaren och projektorganisationen.

Du bidrar till att effektivisera verksamheten genom att skapa struktur, stödja medarbetare och säkerställa att administrativa processer följer fastställda rutiner och riktlinjer. Rollen kräver hög prioriteringsförmåga och vana att hantera många uppgifter samtidigt.

Arbetet sker både strategiskt och operativt, och du förväntas arbeta enligt organisationens struktur, arbetssätt och kultur. För att lyckas i rollen krävs god förmåga att förstå teknisk svenska i tal och skrift.

Arbetsuppgifter:

• Utföra dokumenthantering enligt gällande rutiner och riktlinjer

• Diarieföra handlingar i EDIT samt hantera begäran om utlämnande av allmän handling

• Boka möten och resor vid behov

• Administrera projektverktyg (behörigheter, användare, funktioner m.m.)

• Hantera beställningar av IT- och kontorsmaterial samt passerkort

• Fakturahantering och kontering i Agresso

• Kvalitetssäkra fakturaunderlag

• Kontrollera inrapporterade tider från konsulter och entreprenörer

• Hantera on- och offboarding av projektmedlemmar

• Ge verksamhetsspecifik introduktion till nya medarbetare

• Stödja vid anskaffning och avslut av konsultuppdrag

• Vägleda i administrativa rutiner och metodstöd

• Medverka i utvecklingen av administratörsnätverk

• Utföra övriga administrativa uppgifter enligt behov från chef eller projektledare

Krav för tjänsten:

• Lägst gymnasial examen

• Minst 8 års dokumenterad erfarenhet som program- eller projektadministratör inom kollektivtrafik, infrastruktur, samhällsplanering, fordon eller IT

• Minst 5 års erfarenhet av ärende- och dokumenthantering (planering, mappstruktur, diarieföring och arkivering)

• Minst 7 års erfarenhet av fakturahantering i Agresso eller liknande system, inklusive kontering och hantering av vidarefakturering/försäljningsordrar

Meriterande:

• Minst 5 års erfarenhet av arbete i EDIT (Paltina) eller motsvarande diarieföringssystem

• Minst 3 års erfarenhet som projektadministratör inom offentlig verksamhet

• Minst 3 års erfarenhet av administration i webbaserade projektverktyg såsom Avima, SharePoint eller liknande

Innan uppdraget kan påbörjas kommer en säkerhetsprövning att genomföras.

Personliga egenskaper och arbetsmiljö

Vi har ett gediget samarbete med myndigheten idag och har konsulter på plats på flera avdelningar. Arbetsplatsen präglas av en välkomnade miljö där du som konsult har goda möjligheter att utvecklas och växa inom organisationen. Som person är du lyhörd, engagerad och har en god samarbetsförmåga. Du är strukturerad och har förmågan att arbeta självständigt och strävar efter att leverera med hög kvalitet.

Du kommer att vara anställd av Future People och arbeta som konsult hos vår spännande kund.

För oss är det viktigt att varje kandidat ska få en positiv upplevelse hos oss och vi håller dig uppdaterad under hela processen. Du behöver aldrig undra vad som händer och hur just du ligger till i rekryteringsprocessen. Som anställd hos oss kan du lita på att vi kommer hjälpa dig att nå dina karriärsmål. Vi finns som en partner genom din yrkesmässiga karriär.

Varmt välkommen med din ansökan redan idag!

Omfattning: Heltid till den 31/12-2027 med möjlighet till förlängning

Start: 1/6-2026

Sista ansökningsdagen: 16/3-2026

Du söker tjänsten på futurepeople.se

Vi har ej möjlighet att ta emot ansökningar via e-mail med anledning av GDPR.

Har du frågor om rollen eller undrar hur processen ser ut framöver får du gärna kontakta oss. Vi som arbetar med processen på detta uppdrag är Therese Lönnberg, du når mig på [email protected] och Liv Hedström, [email protected]. Vi ser gärna sökanden med olika bakgrunder och erfarenheter. Vi går igenom ansökningarna löpande och i konsultvärlden går processerna oftast snabbt. Rollen kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdatum, vänta därför inte med att skicka in din ansökan.

Välkommen till oss på Future People!