Arbetsbeskrivning

När du jobbar på länsstyrelsen får du använda din kunskap på landets bredaste myndighet. Länsstyrelsen är statens företrädare i länet och ser till att nationella mål får genomslag. Med hänsyn till regionala förutsättningar gör vi avvägningar mellan olika samhällsintressen. Detta genom samarbete mellan experter inom en rad olika områden och i samverkan med myndigheter, kommuner och organisationer. På länsstyrelsen skapar vi samhällsnytta och påverkar samhällsutvecklingen, varje dag. Det är ett viktigt uppdrag, ett stort ansvar och en inspirerande möjlighet. Låt din kunskap bli en kraft för Östergötland. Nu söker vi Enhetschef till enheten för centraldiariet som är en av sex enheter på avdelningen för verksamhetsstöd. Om enheten Centraldiariet är ”en väg in” till Länsstyrelsen, en samordningscentral för externa kontakter. Vi driver, samordnar och utvecklar diarieföringsprocessen och centralarkivet. Varje år samordnar vi också redovisningen av myndighetens ärenden till Justitiekanslern. Centraldiariet jobbar för ökad användning av digitala lösningar både externt och internt. Vårt mål är att underlätta återsökning och återanvändning av information. Arkivfunktionen arbetar förutom med ordnings- och förteckningsarbete, med att ta fram lokala gallringsföreskrifter och stötta verksamheterna rörande arkivering och gallring.  På nationell nivå pågår arbete med att ta fram en klassificeringsstruktur som är tänkt att träda i kraft vid årsskiftet 2026/2027. Det innebär att arkivbildningen från det datumet ändras från redovisning enligt allmänna arkivschemat till verksamhetsbaserad arkivredovisning inom alla länsstyrelser. Centraldiariet arbetar med många olika frågor som rör ärendehandläggning. Vi stöttar handläggarna på Länsstyrelsen i starten och avslutningen av ärenden. Alla handlingar som kommer in och ut från Länsstyrelsen registreras här. Centraldiariet ansvarar även för registrering, hantering och arkivering av myndighetens säkerhetsskyddsklassificerade uppgifter samt den dagliga användningen av myndighetens signalskyddssystem. Vi bemannar upp denna expedition.   Dina arbetsuppgifter Du har, som enhetschef, ansvar för enhetens ekonomi, personal och verksamhet. Du har en koordinator som ditt stöd i arbetsgrupperna och i sakfrågorna. Du leder och driver verksamheten som ett expertstöd för myndighetens bästa och ansvarar för att enhetens arbete utförs med god kvalitet och på ett effektivt sätt. Initialt kommer fokus vara att bygga och utveckla en stark teamkultur präglad av tillit, gemenskap och arbetsglädje. Genom ditt ledarskap skapar du en miljö där medarbetarna känner engagemang och meningsfullhet. Tillsammans med dina chefskollegor i ledningsgruppen för avdelningen för verksamhetsstöd bidrar du också i det strategiska arbetet med att utveckla hela avdelningens verksamhetsområde. Du ingår i Länsstyrelsernas nationella grupp för generellt handläggningsstöd. Du har således en nationell roll inom ärendehanteringen tillsammans med andra län samt har medarbetare som har nationella åtaganden inom ditt område. Vi har en medarbetar- och chefspolicy som beskriver förväntningar på alla medarbetare och chefer. Policyn beskriver hur vi ska agera som goda företrädare för myndigheten och som föredömen för den statliga värdegrunden. Läs mer i vår medarbetare- och chefspolicy: https://www.lansstyrelsen.se/ostergotland/om-oss/jobba-hos-oss.html   Ska-krav för tjänsten:   Vi söker dig som har chefserfarenhet från statlig myndighet inom registratur och arkiv på både strategisk och operativ nivå. Du har tidigare erfarenhet av utveckling av metoder och arbetssätt samt i att leda i förändringsarbete. Du har kvalificerad yrkesutbildning inom registratur, arkiv, logistik eller vad som arbetsgivaren anser motsvarande. Du har dokumenterade chefs- och ledarskapsutbildningar som t.ex. UGL, förändringsledning. Du ska ha kännedom om vad säkerhetsskyddsklassificerade uppgifter samt signalskyddssystem är. Svenskt medborgarskap är krav, men du kan ha utländsk bakgrund. Meriterande:  - Erfarenhet av samarbete och samverkan med andra myndigheter. Som person  För att lyckas och trivas i uppdraget ser vi att du har en god organisatorisk förmåga, och är bra på att skapa och tydliggöra helhet och struktur. Ditt arbetssätt kännetecknas av att se möjligheter till förbättringar och utveckling. Du är tydlig i ditt ledarskap och i din roll som arbetsgivare.  Ditt ledarskap präglas av engagemang, personlig mognad och driv. Du är lösningsorienterad och har en god kommunikativ förmåga. Förutom ett starkt intresse för utvecklingsfrågor är det viktigt att du är intresserad av att leda och utveckla människor. Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet.   Anställningen är En tillsvidareanställning på heltid som inleds med sex månaders provanställning. Tillträde enligt överenskommelse.   Vill du veta mer kontakta: Avdelningschef för verksamhetsstöd, Suzi Pergel, telefon: 010-223 52 45. Fackliga företrädare: - SACO, Magnus Roback, telefon: 010-223 54 89. - ST, Nina Stenmark, telefon: 010-223 53 04.   Välkommen med din ansökan Som du skickar via www.varbi.com. Din ansökan ska ha inkommit senast 20 mars, ange ref nr: 3048.   Läs mer om att jobba hos oss, vår värdegrund och våra förmåner: https://www.lansstyrelsen.se/ostergotland/om-oss/jobba-hos-oss.html Inom staten rekryterar vi efter principen om förtjänst och skicklighet. Det innebär att vi gör en helhetsbedömning och arbetar efter kompetensbaserad rekrytering som en kvalitetssäkring för objektivitet och icke-diskriminering. Följ oss i sociala medier: https://www.lansstyrelsen.se/ostergotland/om-oss/sociala-medier.html Läs mer om Länsstyrelsen i Östergötland: https://www.lansstyrelsen.se/ostergotland/om-oss/om-lansstyrelsen-i-ostergotlands-lan.html Länsstyrelsen har en viktig samordnande roll vid samhällsstörningar och därmed ingår samtliga anställda i kris- och krigsorganisationen. Vissa av våra tjänster är säkerhetsklassade vilket innebär att säkerhetsprövning då kommer att genomföras innan anställning.  Så hanterar vi dina personuppgifter: https://www.lansstyrelsen.se/ostergotland/om-oss/om-webbplatsen/sa-hanterar-vi-dina-personuppgifter.html