Arbetsbeskrivning

Vi söker nu en erfaren projektadministratör till ett längre och samhällsviktigt konsultuppdrag hos kund. Uppdraget passar dig som trivs i en koordinerande roll med många kontaktytor, är strukturerad och ansvarstagande samt har förmåga att skapa ordning och effektivitet i komplexa projektmiljöer.

Detta är ett konsultuppdrag hos kund, där vi söker konsulter som vill bidra med sin kompetens och bli en viktig del av projektorganisationen.

Som projektadministratör är du spindeln i nätet och ett centralt administrativt stöd till projektledare och projektmedlemmar. Du arbetar nära både interna och externa parter och bidrar till att säkerställa att administrativa processer, dokumentation och dagliga flöden fungerar effektivt och enligt fastställda riktlinjer.

Rollen kräver god samarbetsförmåga, hög servicekänsla och förmåga att hantera många parallella uppgifter i ett stundtals högt tempo.

I uppdraget ingår bland annat att:

• Vara ett administrativt stöd till projektledare och projektmedlemmar

• Bistå i administration kring konsulter via konsultförmedlare

• Ansvara för kontorsadministration på projektkontor, inklusive materialinköp, passerkort, nycklar och kontakt med leverantörer

• Hantera dokument- och ärendehantering inklusive diarieföring, arkivering och struktur i dokumenthanteringssystem

• Ansvara för mötesadministration: kallelser, dagordningar, protokoll och minnesanteckningar med hög kvalitet i språk och format

• Vara ansvarig för programmets avtalslogg

• Hantera leverantörsfakturor i ekonomihanteringssystem

• Administrera IT-beställningar, licenser, behörigheter, distributionslistor och gruppbrevlådor

• Genomföra on- och offboarding av projektmedlemmar (inklusive beställningar och behörigheter)

• Bistå vid resebokningar och tillhörande administrativa processer

• Hantera post- och signeringsärenden samt säkerställa korrekt och snabb leverans av dokument

Ytterligare administrativa uppgifter kan tillkomma. Allt arbete ska utföras enligt kundens fastställda mallar, format och riktlinjer.

För att vara aktuell för uppdraget behöver du uppfylla följande krav:

• Minst gymnasial examen

• 4–6 års arbetslivserfarenhet som projekt- eller programadministratör

• 4–6 års erfarenhet av arbete i Microsoft Office-paketet samt god generell datorvana

• Minst 4 års erfarenhet av arbete i ekonomisystem, exempelvis leverantörsreskontra och fakturahantering

• God förmåga att prioritera, arbeta strukturerat och hantera flera parallella arbetsuppgifter

Det är meriterande om du har:

• Erfarenhet från minst tre uppdrag som administratör inom offentlig verksamhet

• Minst 1 års erfarenhet av dokumentsamordning och arbete i dokumenthanteringssystem inom projekt eller program i offentlig förvaltning

• Minst 4 års erfarenhet av leverantörsfakturahantering

• Minst 3 års erfarenhet av kontorsansvar

Uppdraget möjliggör en kombination av arbete på distans och arbete på plats i Stockholmsområdet. Närvaro på projektkontor sker enligt verksamhetens behov och efter överenskommelse med beställaren.

• Start: 23 februari 2026

• Slut: 15 februari 2027

• Förlängningsoption: 1 + 1 + 1 år

• Omfattning: 100 % (40 timmar per vecka)

Vill du arbeta i en central roll där din struktur, noggrannhet och samarbetsförmåga verkligen gör skillnad i ett samhällsviktigt projekt? Då ser vi fram emot din ansökan och att få lära känna dig som konsult!