Arbetsbeskrivning

• Omfattning: 100 % (40 timmar/vecka)

• Start: 23 februari 2026

• Slut: 15 februari 2027 (Möjlighet till förlängning 1+1+1 år)

• Placering: Uppdraget möjliggör en kombination av arbete på distans och på plats på projektkontor i Stockholmsområdet, enligt överenskommelse och verksamhetens behov.

Vi söker en administratör/konsult till ett omfattande och långsiktigt infrastrukturprojekt inom kollektivtrafik. Uppdraget ingår i ett större utvecklings- och moderniseringsprogram med flera parallella projekt, många intressenter och högt tempo.

Rollen är central i programorganisationen och passar dig som trivs med att vara spindeln i nätet, arbeta strukturerat och stötta projektledare och team i det dagliga arbetet.

• Administrativt stöd till projektledare och projektmedlemmar

• Administration kopplad till konsulter och leverantörer

• Kontorsansvar på projektkontor (inköp, passerkort, nycklar, kontakt med leverantörer)

• Dokument- och ärendehantering, inklusive diarieföring och arkivering i digitala system

• Mötesadministration: kallelser, dagordningar, protokoll och minnesanteckningar

• Hantering av avtalslogg och leverantörsfakturor

• Administration av IT-beställningar, behörigheter, licenser och distributionslistor

• On- och offboarding av projektmedlemmar

• Stöd vid resebokningar samt post- och signeringsärenden

Ytterligare administrativa uppgifter kan förekomma utifrån verksamhetens behov.

Kvalifikationer:

• Utbildning: minimum gymnasial

• Fyra-sex års arbetslivserfarenhet av arbete som program- eller projektadministratör.

• Fyra-sex års arbetslivserfarenhet av Microsoft Office-paketet samt god datorvana i allmänhet.

• Minst fyra (4) års arbetslivserfarenhet av något ekonomisystem/leverantörsreskontra.

Meriterande:

• Erfarenhet av uppdrag som administratör inom offentlig verksamhet

• Erfarenhet av arbete med dokumentsamordning och arbete i ett dokumentationshanteringssystem inom projekt/ program inom offentlig förvaltning.

• Erfarenhet av fakturahantering (gärna leverantörsfakturor)

• Erfarenhet från kontorsansvar

Vi söker dig som är strukturerad, ansvarstagande och lösningsorienterad, med vana att arbeta med flera parallella uppgifter samtidigt. Du är serviceinriktad, har god samarbetsförmåga och trivs i en roll med många kontaktytor. Samtidigt är du noggrann och kvalitetsmedveten, med öga för språk, format och professionella leveranser.