Arbetsbeskrivning

Vi söker nu en erfaren projektadministratör till ett längre konsultuppdrag hos en samhällsviktig organisation. Uppdraget är ett 12-månaders vikariat med möjlighet till förlängning och passar dig som trivs i en koordinerande roll med många kontaktytor och ett högt tempo.

Som projektadministratör är du spindeln i nätet och ett viktigt administrativt stöd till projektledare, beställare och projektorganisation. Du bidrar till struktur, kvalitet och effektivitet i verksamheten och säkerställer att administrativa processer fungerar smidigt i vardagen.

I rollen ingår bland annat att:

• Utföra dokument- och ärendehantering enligt gällande rutiner och riktlinjer

• Diarieföra handlingar i ärendehanteringssystem samt bistå vid begäran om allmänna handlingar

• Skriva, distribuera och arkivera protokoll från möten och workshops

• Hantera mötesbokningar och resebeställningar vid behov

• Administrera projektverktyg (behörigheter, nya användare, funktioner m.m.)

• Beställa IT- och kontorsmaterial samt hantera passerkort

• Hantera inkommande fakturor, granskning och kontering i ekonomisystem

• Kvalitetssäkra fakturaunderlag och följa upp tidrapportering från konsulter och entreprenörer

• Ansvara för on- och offboarding av projektmedlemmar

• Bistå med introduktion av nya resurser och avslut av konsultuppdrag

• Vägleda i administrativa rutiner och metodstöd

• Medverka i utveckling av administratörsnätverk

• Utföra övriga administrativa uppgifter på uppdrag av chef eller projektledare

För att vara aktuell för uppdraget behöver du uppfylla följande krav:

• Lägst gymnasial examen

• Minst 5 års erfarenhet som projektadministratör i liknande verksamheter, exempelvis inom kollektivtrafik, infrastruktur, samhällsplanering, teknik, bygg och anläggning, fordon eller IT

• Minst 5 års erfarenhet av ärende- och dokumenthantering, inklusive diarieföring, arkivering och strukturering

• Minst 5 års erfarenhet av fakturahantering i Agresso eller motsvarande ekonomisystem (granskning och kontering)

• Mycket god förmåga att prioritera, strukturera och hantera flera parallella uppgifter

Följande erfarenheter är meriterande och ger mervärde i uppdraget:

• Minst 3 års erfarenhet som projektadministratör inom offentlig verksamhet

• Erfarenhet av EDIT (Platina) eller motsvarande diarieföringssystem

• Erfarenhet av webbaserade administrativa samarbetsverktyg såsom SharePoint, Avima eller liknande

Uppdraget genomförs i Stockholm och möjliggör för närvarande både arbete på plats och på distans. Fördelningen sker enligt verksamhetens behov och i dialog med beställaren.

• Start: 16 mars 2026

• Slut: 12 mars 2027

• Omfattning: 40 timmar per vecka

• Förlängningsoption: möjlighet till förlängning med 1 + 1 + 1 + 1 + 1 år på oförändrade villkor

Välkommen att skicka in din ansökan redan idag – vi arbetar med löpande urval och ser fram emot att matcha din kompetens mot ett långsiktigt och samhällsviktigt uppdrag där din struktur och noggrannhet verkligen gör skillnad.