Arbetsbeskrivning

Vi på Future People söker en Office Coordinator i till vår kund i Stockholm. Som konsult hos oss får du möjlighet till ett spännande uppdrag hos en av våra kunder samtidigt som du fortsätter att utvecklas inom ditt kompetensområde. Vi är mycket måna om att du ska trivas hos oss och på ditt uppdrag. Hos oss är du en viktig och uppskattad person, både som anställd och som kollega.

Ta nästa steg i karriären och utvecklas tillsammans med oss!

Vår kund arbetar dygnet runt, året om, tryggar dem den växande Stockholmsregionens tillgång till värme, kyla, el samt hantering av avfallstjänster. Idag är fler än 800 000 stockholmare och drygt 400 sjukhus, datahallar och andra verksamheter anslutna till fjärrvärmenätet, kopplat till deras värme- och kraftvärmeanläggningar från Högdalen i söder till Brista i norr. Med gemensam kraft driver dem Stockholm framåt med potential att bli världens första klimatpositiva huvudstad.

Future People söker nu en Office Coordinator till vår kund i centrala Stockholm. Som konsult hos oss får du möjlighet att utvecklas vidare i en viktig roll där du är ett administrativt nav i ett stort och samhällskritiskt projekt. Vi värnar om att du trivs, blir sedd och får rätt förutsättningar för att lyckas.

Kunden driver en samhällsviktig verksamhet och säkerställer dygnet runt leveranser av värme, kyla, el och avfallstjänster till över 800 000 stockholmare samt hundratals verksamheter. De arbetar långsiktigt för att Stockholm ska bli världens första klimatpositiva huvudstad.

Som Office Coordinator stöttar du plats- och byggledningen och ansvarar för ordning, struktur och kvalitet i projektets administrativa processer. Du arbetar nära platschef, byggledare, tekniska specialister, KMA-samordnare och administratörer.

Du driver dokumentflöden, följer upp möten och beslut, och fungerar som en viktig länk mellan beställare, entreprenörer, konsulter och myndigheter.

• Administrera dokumenthanteringssystem (ex. SharePoint, Byggnet).

• Säkerställa versionshantering och dokumentstruktur.

• Diarieföra avtal, beslut, protokoll och tillstånd.

• Bevaka granskningar och deadlines.

• Upprätthålla ärende-, beslut- och avvikelselistor.

• Hantera slutdokumentation och arkivering.

• Samordna byggmöten, styrgrupper och samordningsmöten.

• Förbereda dagordningar och mötesunderlag.

• Föra protokoll och uppdatera åtgärdslistor.

• Hantera kontaktlistor, organisationsscheman och behörigheter.

• Stödja onboarding av nya medarbetare och konsulter.

• Administrera tillträde, utbildningsregister och säkerhetsdokument.

• Samordna platsmöten, besök och inspektioner.

• Sammanställa rapporter, lägesbilder och beslutsunderlag.

• Föra kommunikationsloggar.

• Stödja dialog med myndigheter och externa aktörer.

• Förbereda presentationsmaterial för styrgrupper.

• Föra register över KMA-dokumentation.

• Bevaka egenkontroller, miljödata och avvikelser.

• Stödja revisioner och slutrapportering.

• Gymnasial utbildning, gärna kompletterad med YH- eller högskoleutbildning inom bygg, anläggning, administration eller projektledning.

• Flera års erfarenhet av administrativt arbete inom bygg- eller anläggningsbranschen.

• God kännedom om entreprenadjuridik (AB/ABT) och byggprocessens olika skeden.

• Erfarenhet av dokumenthanteringssystem (ex. Byggnet, SharePoint, Interaxo, Aconex, CDE).

• Mycket god datorvana i Microsoft 365 (Excel, Word, Outlook, Teams).

• Grundläggande förståelse för tidplanering och projektekonomi.

För oss är det viktigt att varje kandidat ska få en positiv upplevelse hos oss och vi håller dig uppdaterad under hela processen. Du behöver aldrig undra vad som händer och hur just du ligger till i rekryteringsprocessen.

Du kommer att vara anställd av Future People och arbeta som konsult hos vår spännande kund.

Varmt välkommen med din ansökan redan idag!

Omfattning: Heltid till den 31/1-2027 med möjlighet till förlängning

Start: 2/2-2026

Sista ansökningsdagen: 23/12-2025

Du söker tjänsten på futurepeople.se

Vi har ej möjlighet att ta emot ansökningar via e-mail med anledning av GDPR. Har du frågor om rollen eller undrar hur processen ser ut framöver får du gärna kontakta oss. Vi som arbetar med processen på detta uppdrag är Therese Lönnberg, du når mig på [email protected] och Liv Hedström, [email protected]. Vi ser gärna sökanden med olika bakgrunder och erfarenheter. Vi går igenom ansökningarna löpande och i konsultvärlden går processerna oftast snabbt. Rollen kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdatum, vänta därför inte med att skicka in din ansökan.

Välkommen till oss på Future People!