Arbetsbeskrivning

Är du en strukturerad och serviceinriktad person som trivs med att ligga steget före? Har du en naturlig förmåga att skapa ordning, koordinera och få vardagen att fungera smidigt för andra? Då kan uppdraget som Executive Assistant vara möjligheten för dig! Om företaget Vår kund är en ledande global investeringsorganisation som förvaltar investeringar motsvarande över 230 miljarder euro och arbetar aktivt med att utveckla och stärka sina portföljbolag genom långsiktigt ägande, hållbar tillväxt och operativ utveckling. Om tjänsten som Executive Assistant I rollen som Executive Assistant kommer du att ge kvalificerat administrativt stöd till ett större team inom verksamheten. Du får en viktig funktion i att skapa förutsättningar för teamet att fokusera på sina strategiska prioriteringar genom att säkerställa att det dagliga arbetet och verksamheten fungerar smidigt.

Du ansvarar bland annat för kalenderhantering, koordinering av möten och reser samt löpande administrativa uppgifter. Rollen passar dig som trivs i en snabbrörlig och professionell miljö, har ett proaktivt arbetssätt och drivs av att skapa struktur och underlätta för andra. Dina huvudsakliga arbetsuppgifter:

• Kalenderhantering: Planera och koordinera möten, hantera kalenderkonflikter och boka mötesrum för att säkerställa en välfungerande vardag.
• Reseplanering: Organisera flygresor, boenden och transporter samt hantera visum och nödvändig resedokumentation.
• Administrativt stöd: Hantera fakturor, utlägg och tidrapportering samt hålla kontaktlistor och register uppdaterade.
• Proaktiv problemlösning: Förutse potentiella utmaningar och hantera dem innan de eskalerar för att säkerställa ett effektivt arbetssätt.
• Kommunikation och koordinering: Vara en pålitlig kontaktperson för interna och externa intressenter och alltid representera verksamheten på ett professionellt sätt.

Om dig Vi söker dig som gedigen erfarenhet av administration och har minst tre års erfarenhet som Executive Assistant, Chefsassistent eller motsvarande. För att lyckas i rollen behöver du besitta flytande språkkunskaper i svenska och engelska samt besitta god systemvana inom primärt Microsoft 365, inklusive Outlook, PowerPoint, Word och Excel, samt Google Drive. Som person söker vi dig som får energi av att hjälpa och supportera andra och som oavsett situation lyckas leverera med god serviceanda. Vidare ser vi att du är en kommunikativ lagspelare med ett lösningsorienterat förhållningssätt. Du är strukturerad, ser till att få saker gjorda och har förmåga att hitta lugnet i ett varierat arbetstempo. Övrigt Omfattning: Heltid, 100%. Konsultuppdrag 6 månader. Placering: Stockholm Lön: Fast lön enligt överenskommelse.

Varmt välkommen med din ansökan!