Arbetsbeskrivning

För kunds räkning söker vi en erfaren och proaktiv Operations Coordinator till ett ledande läkemedelsutvecklingsbolag i Lund. Uppdraget startar omgående och pågår till augusti 2026. Det här är en roll för dig som trivs nära verksamhetens kärna, du som håller ihop processer, koordinerar flöden och får komplexa forsknings- och utvecklingsmiljöer att fungera effektivt. Du arbetar i en internationell organisation där kvalitet, noggrannhet och struktur är avgörande. Om tjänsten Du blir navet i ett forsknings- och utvecklingsnära team, med ansvar för koordinering, kommunikation och operativa administrativa processer. Rollen är bred, tempot är högt och du kommer att ha många kontaktytor både internt och externt. Dina arbetsuppgifter i huvudsak Möten och kommunikation • Hantera dagordningar för lednings- och funktionella möten • Koordinera möten och stödja med presentationsmaterial, informationsspridning och mötesanteckningar Administration och resor • Godkänna tidrapporter och semesteransökningar i Aspia • Hantera reseräkningar och ersättningar • Ansvara för och koordinera resebokningar för relevanta teammedlemmar Kontraktshantering • Stödja kontraktshanteringsprocessen, inklusive val av mall och framtagning av kontrakt • Koordinera arbetsflöden för kontraktsgranskning och säkerställa efterlevnad av SOP:er • Hantera leverantörskommunikation och uppföljning • Överse signeringsprocesser i AdobeSign och säkerställa korrekt arkivering i CMS Stöd till forskning och utveckling • Koordinera större interna möten och evenemang inom Science och Clinic • Underhålla och uppdatera R&D-konferensöversikten • Hantera provrörsleveranser för CMC • Ge operativt stöd till MRC- och PRC-processer Övriga ansvarsområden • Säkerställa att administrativa rutiner följs och bidra till utveckling av arbetssätt Vem är du? Du arbetar självständigt, ligger steget före och håller ordning i en miljö där mycket händer samtidigt. Du är kommunikativ, strukturerad och trygg i en koordinatorroll med höga krav på precision och professionalism. Vi tror att du har • Minst tre års erfarenhet av kvalificerat koordinerande eller administrativt arbete • Mycket god förmåga att planera, prioritera och organisera • Stark kommunikativ förmåga • Flytande engelska i tal och skrift • Hög IT-vana och snabb inlärningsförmåga i nya system • En positiv, professionell och diskret framtoning • Förmåga att bygga relationer och skapa förtroende Meriterande • Erfarenhet av att koordinera större möten och evenemang • Erfarenhet av att skapa presentationsmaterial • Vetenskapligt intresse eller bakgrund • Arbetslivserfarenhet från life science eller hälso- och sjukvård Om verksamheten Ett långt och stabilt konsultuppdrag i en forskningsnära och dynamisk miljö, där du blir en nyckelperson i teamets dagliga arbete och får möjlighet att bidra till struktur, effektivitet och kvalitet i en avancerad organisation. Varmt välkommen med din ansökan. Urval sker löpande, ansök därför redan idag genom att klicka på ansök på https://www.poolia.se. Poolia är ett registrerat rekryterings och bemanningsföretag, vi är auktoriserade av Kompetensföretagen och har kvalitetssäkrade processer och rutiner.