Arbetsbeskrivning

Rollens syfte

I denna roll ansvarar du för den externa personalens preboarding‑ och onboardingprocess inom Collen och säkerställer att all dokumentation samt efterlevnadskrav är uppfyllda innan tillträde till arbetsplats eller kontor beviljas. Du upprätthåller korrekta onboardingregister som uppfyller GDPR‑krav och möjliggör revisions‑ och granskningsberedskap.

Genom nära samarbete med kommersiella, operativa och säkerhetsrelaterade intressenter hanterar du onboardingrelaterade frågor och möjliggör en effektiv mobilisering av den externa arbetskraften.

Hur rollen lever våra värderingar

Säkerhet

Säkerställer att alla onboardingkrav är uppfyllda innan personal mobiliseras samt eskalerar omedelbart eventuella tillträdes‑ eller regelefterlevnadsrisker.

Samarbete

Arbetar nära kommersiella, operativa och säkerhetsansvariga samt leverantörer för att lösa onboardingfrågor och säkerställa tydlig status‑ och informationsdelning.

Hållbarhet

Effektiviserar onboardingflöden för att minimera omarbete och förseningar samt stödja en mer resurseffektiv mobilisering.

Integritet

Hanterar information konfidentiellt och dokumenterar onboardingutfall korrekt, transparent och spårbart.

Huvudsakliga ansvarsområden

• Säkerställa att extern personal onboardas i enlighet med överenskomna Service Level Agreements (SLA) och fastställda standardiserade arbetsrutiner (SOP), med tydlig insyn i status och nästa steg för relevanta intressenter.
• Upprätthålla en hög grad av right‑first‑time compliance genom att säkerställa att komplett och korrekt verifierad dokumentation finns innan tillträde till arbetsplats beviljas.
• Säkerställa att onboardingregister är korrekta, uppdaterade och GDPR‑anpassade, med tillgänglig dokumentation för revisioner och stickprovskontroller.
• Identifiera återkommande onboardingproblem och förbättra vägledning och processer för att minska omarbete och förseningar.
• Eskalera bristande efterlevnad och tillträdesrelaterade risker i enlighet med gällande eskaleringsrutiner samt lyfta trender och åtgärder genom KPI‑rapportering.
• Leverera en professionell och serviceinriktad support till interna intressenter och leverantörer genom snabb och tydlig kommunikation samt effektiv ärendehantering.
• Implementera och upprätthålla processen för External Personnel Preboarding & Onboarding samt tillhörande Standard Operating Procedure (SOP).
• Verifiera leverantörers onboardingdokumentation och säkerställa att efterlevnadsregister hålls i linje med leverantörskrav, GDPR‑krav och revisionsberedskap.
• Samordna med kommersiella och operativa ansvariga kring leverantörsutnämningar och mobilisering av extern personal.
• Samarbeta med projekt‑, drift‑ och säkerhetsteam samt ge instruktioner avseende tillträdeskontroller, och säkerställa att åtkomst endast ges när samtliga krav är uppfyllda.
• Stödja projektpersonal och leverantörer genom att besvara onboardingfrågor och ge tydlig vägledning kring nödvändig dokumentation och nästa steg.
• Mäta och utvärdera processprestanda samt ta fram månatliga compliance‑ och KPI‑rapporter för relevanta intressenter.
• Eskalera incidenter rörande bristande efterlevnad och tillträdesrisker i enlighet med fastställda eskaleringsrutiner.

Kravprofil

• Eftergymnasial utbildning inom företagsekonomi (eller motsvarande inom HR eller juridisk compliance) samt minst 2 års erfarenhet från liknande roll.
• Mycket goda IT‑kunskaper (Microsoft‑ och Adobe‑suites); erfarenhet av Sage HR är meriterande.
• Stark förståelse för GDPR samt förmåga att hantera konfidentiell information med professionalism och diskretion.
• Tydlig och effektiv kommunikationsförmåga gentemot både interna och externa intressenter.
• Mycket god organisations‑ och tidsplaneringsförmåga, med förmåga att prioritera mellan konkurrerande arbetsuppgifter utifrån påverkan och risk.
• Goda kunskaper i engelska, både i tal och skrift.
• B-körkort

Urval görs löpande och tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdatum.

Vänligen skicka in din ansökan och CV på engelska.