Vi söker en Projektadministratör till vår kund i Stockholm

Beskrivning av uppdraget Administratören är spindeln i nätet med många kontaktytor, både internt och externt. Administratören ska vara beställaren behjälplig och bidra till att effektivisera verksamheten genom att stödja medarbetarna och skapa struktur. Administratören behöver ha en god prioriteringsförmåga och vana av att arbeta med många uppgifter parallellt.

Exempel på uppdrag och ansvar:

• Utföra dokumenthantering enligt rutiner och riktlinjer.
• Diarieföra handlingar i systemet EDIT samt vara behjälplig vid begäran om offentliga handlingar från extern part.
• Skriva protokoll vid möten och workshops samt distribuera och arkivera dessa.
• Vid behov utföra mötesbokningar, resebeställningar.
• Administrera projektverktyg, så som behörigheter, nya användare, funktioner mm.
• Hantera beställningar av IT- och kontorsmaterial, passerkort till anläggningar mm
• Fakturahantering samt kontering av inkommande fakturor i uppdragsgivaren:s ekonomihanteringssystem Agresso.
• Kvalitetssäkra underlagen till fakturor.
• Kontroll av inrapporterade tider från olika konsulter och entreprenörer.
• On/Off-boarding av projektmedlemmar.
• Bistå vid anskaffning och avslut av konsultuppdrag.
• Utbilda/Vägleda i administrativt metodstöd och administrativa rutine
• Medverka och bidra till utveckling av uppdragsgivaren:s administratörsnätverk.
• Vara behjälplig med liknande arbetsuppgifter som beställare/projektledare önskar.

Obligatoriska krav

• Konsulten skall ha minst teoretisk gymnasieutbildning
• Dokumenterad 5 års erfarenhet av tidigare administrativt arbete i beställarorganisation varav 3 år från offentlig eller statlig verksamhet
• Minst 2 års erfarenhet av arbete som projektadministratör i bygg- och anläggningsbranschen.
• 2 års erfarenhet av att arbeta i projektform.
• 2 års erfarenhet av att arbeta i edit-systemet. Beskriv i CV vilket edit-system konsult arbetat i.

Mervärdeskrav

• Minst 2 års erfarenhet av On/Off-boarding av projektmedlemmar samt bistå vid anskaffning och avslut av konsultuppdrag.

Tidplan och omfattning Start: 2024-10-15 Slut: 2027-03-01

Förlängningsoptioner: Beställaren har möjlighet att med befintliga kontraktsvillkor förlänga kontraktstiden med ytterligare 1+1+1 år

Uppdragets omfattning: 20 timmar per vecka

Option om utökning av uppdragets omfattning Beställaren har rätt att utöka upp till 100 % av uppdragets omfattning i timmar per vecka. Uppdragets omfattning får dock aldrig överstiga 40 timmar per vecka. Placering: Stockholm