Arbetsbeskrivning

Beskrivning

Stadsmiljöförvaltningen har ett helhetsansvar för stadens offentliga rum och samlade framkomlighet. Vi arbetar för att skapa tillgängliga, attraktiva och levande stadsmiljöer och naturområden. Förvaltningen äger och förvaltar spårvagnsnätet i Göteborg. På förvaltningen arbetar cirka 1000 personer.

Stadsmiljöförvaltningen är en del av de stadsutvecklande förvaltningar som finns i Göteborgs Stad. Gemensamt arbetar vi med att skapa förutsättningar för en fungerande infrastruktur, bostäder och lokaler med kvalitet, en inbjudande offentlig miljö och verkar för att staden blir hållbar ur alla perspektiv.

Avdelningen Drift och Underhåll består av cirka 500 medarbetare och ansvarar för drift, skötsel och underhåll av stadens offentliga miljöer och anläggningar. Verksamheten är bred och omfattar många olika yrkesgrupper, vilket skapar ett stort behov av administrativt och samordnande stöd.

Arbetsuppgifter

Vill du arbeta i en bred administrativ roll där du får kombinera samordning, service och struktur? Som administratör på Avdelningen Drift och Underhåll har du en viktig stödfunktion och arbetar nära chefer, medarbetare och externa samarbetspartners. Rollen omfattar utbildningssamordning, personaladministration, hantering av avtalskunder samt löpande verksamhetsstöd.

Utbildningssamordning

Du ansvarar för att samordna utbildningsinsatser utifrån verksamhetens behov. I arbetet ingår att söka och koordinera utbildningar via externa utbildningsleverantörer, planera utbildningsinsatser för flera enheter eller hela avdelningen samt ha löpande kontakt med chefer, medarbetare och externa aktörer.

Avtalskunder

Du hanterar avdelningens externa avtalskunder och ansvarar för intern och extern kommunikation kopplad till dessa. Rollen innefattar även ekonomirelaterade administrativa uppgifter samt hantering och uppföljning av åtgärder i avtalskundssystem.

Personec och personaladministration

Du arbetar med placeringsscheman, främst för beredskapsorganisationen, inklusive löpande justeringar vid behov. Vidare hanterar du olika typer av ärenden i Personec, följer upp avvikande tjänstgöring och ger stöd inför lönekörningar genom rapportframtagning, uppföljning och kvalitetssäkring. Du fungerar även som administrativt stöd till gruppen som hanterar beredskapsorganisationen.

Övrigt administrativt stöd

I rollen ingår även administrativa uppgifter såsom konferensbokningar, kortadministration, inköp och beställningar samt övrigt förekommande verksamhetsstöd.

Tjänsten erbjuder ett varierat och utvecklande arbete med många kontaktytor där du får möjlighet att bidra till effektiva processer och en väl fungerande verksamhet.

Kvalifikationer

För att lyckas i rollen ser vi att du är en strukturerad och noggrann person med god administrativ förmåga. Du trivs med att hantera flera arbetsuppgifter parallellt, har lätt för att samarbeta med olika funktioner och känner dig trygg i att arbeta i digitala system.

För att söka tjänsten behöver du:

• Kandidatexamen eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer som likvärdig.
• Mycket god administrativ förmåga och erfarenhet av administrativa arbetsuppgifter.
• Mycket god förmåga att arbeta i och hantera digitala system.
• Mycket goda kunskaper i Office 365.
• Erfarenhet av arbete i Personec och Proceedo.
• God förmåga att uttrycka dig väl i tal och skrift på svenska.

Meriterande krav:

• Administrativt arbete inom offentlig verksamhet.
• Vana att samordna utbildningsinsatser och koordinera utbildningsaktiviteter.
• Kunskaper inom ekonomiadministration.
• Arbete med avtalskunder och kundadministrativa processer.
• Personaladministrativa arbetsuppgifter, exempelvis schemaläggning, placeringsadministration eller löneadministrativt stöd.
• B-körkort

Vi söker dig som är noggrann, ansvarsfull och flexibel med förmåga att anpassa dig till verksamhetens skiftande behov. Du är kommunikativ och lyhörd, har lätt för att samarbeta med andra och bygger förtroendefulla relationer. Med ett serviceinriktat förhållningssätt och ett strukturerat arbetssätt trivs du i en roll med många kontaktytor där du tar ansvar för att driva och följa upp dina arbetsuppgifter.

Välkommen med din ansökan!

Villkor

Hos oss får du arbeta i en förvaltning med fokus på utveckling, samarbete och mångfald. Vi erbjuder bland annat flexibel arbetstid (undantag på vissa avdelningar), friskvårdsbidrag och cykelförmåner – för att du ska kunna kombinera ett spännande jobb med ett hållbart privatliv.

Vi som arbetsgivare har skyldighet att säkerställa att man har rätt att vistas och arbeta i Sverige. Vid fysisk intervju behöver du därför visa pass eller nationellt ID-kort. Urval och intervjuer sker löpande, så vänta inte med din ansökan!

Vill du veta mer om oss? Följ vår företagssida på LinkedIn och Snapchat.