Arbetsbeskrivning

Vill du arbeta verksamhetsnära med kvalificerat HR-arbete i en internationell akademisk miljö? Vill du vara den som ger institutionsledningen trygghet i personalfrågor och som ser till att rutiner, avtal och arbetsmiljöarbete fungerar i vardagen? Vill du ha en arbetsgivare som satsar på ett hållbart medarbetarskap och erbjuder trygga, förmånliga arbetsvillkor? Välkommen att söka anställning som HR-samordnare vid Uppsala universitet.

Institutionen för lingvistik och filologi bedriver forskning och utbildning om Asiens språk och kulturer, Europas klassiska språk, lingvistik och datorlingvistik. Utbildning erbjuds på grundnivå, avancerad nivå och forskarnivå. Institutionen har ett åttiotal anställda från många olika länder, som tillsammans med studenter och samarbetspartners skapar en internationell och intellektuellt livaktig miljö. Institutionen är en del av Språkvetenskapliga fakulteten.

Som HR-samordnare är du institutionens samlade HR-kompetens. Du arbetar nära prefekt och ledning och leder institutionens administrativa team.

Arbetsuppgifter

Som HR-samordnare arbetar du verksamhetsnära och ger rådgivning och stöd till prefekt, biträdande prefekter och övrig ledning i alla frågor som rör personal och arbetsmiljö. Du svarar på frågor från medarbetare och chefer och är ett tryggt stöd när frågorna är svåra. Arbetet är varierat och innebär både operativa och samordnande uppgifter. Du har löpande kontakt med fakultetskansliet, universitetsförvaltningens HR-avdelning och företagshälsovården.

Du har även arbetsledande ansvar för institutionens administrativa personal. I det ingår att leda, organisera och fördela arbetet i den administrativa gruppen, hålla medarbetarsamtal samt ansvara för den övergripande utvecklingen av institutionens administration.

I arbetsuppgifterna ingår att

• driva och administrera rekryteringsprocesser för hela institutionen, inklusive anställningar av lärare och forskare enligt universitetets anställningsordning, samt ansvara för introduktion av nyanställda,
• ge rådgivning i arbetsrättsliga frågor och säkerställa att lagar, kollektivavtal och universitetets interna riktlinjer följs,
• samordna och ge stöd i det systematiska arbetsmiljöarbetet och likavillkorsarbetet, inklusive medarbetarundersökningar, handlingsplaner och uppföljning, ge stöd i rehabiliteringsärenden och i ärenden som rör icke önskvärt beteende, i samråd med ledning och universitetets stödfunktioner,
• förbereda och föredra HR-relaterade ärenden för prefekt, institutionsstyrelse och andra kollegiala organ, ge stöd i strategisk kompetensförsörjning, bemanningsplanering och avslut av anställningar,
• hantera löpande personaladministration, bland annat i Primula och Varbi, samt utveckla, dokumentera och kvalitetssäkra institutionens HR-rutiner,
• bidra till att institutionens administrativa rutiner och processer fungerar väl och utvecklas i takt med verksamheten.

Du arbetar självständigt och med stor integritet, men i nära samarbete med institutionens övriga administration. Rollen innebär många kontakter med lärare, forskare och doktorander, varav många har svenska som andraspråk. Andra arbetsuppgifter kan tillkomma inom ramen för anställningen.

Kvalifikationskrav

Vi söker dig som har universitets- eller högskoleutbildning inom personalområdet, eller motsvarande kompetens som arbetsgivaren bedömer likvärdig. Du har flerårig erfarenhet av kvalificerat HR-arbete av relevans för arbetsuppgifterna, inklusive erfarenhet av ledningsstöd, rekrytering, arbetsmiljöarbete och rehabilitering, samt erfarenhet av att arbetsleda medarbetare. Du har goda kunskaper i arbetsrättslig lagstiftning och kollektivavtal och är van att självständigt tolka och tillämpa regelverk i det dagliga arbetet. Erfarenhet av att ta fram, dokumentera och förankra rutiner och arbetssätt är ett krav.

Du har mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska och engelska och god förmåga att föredra HR-relaterade frågor på ett tydligt och pedagogiskt sätt, även för personer utan HR-bakgrund.

Som person har du hög integritet och ett gott omdöme och hanterar känslig information på ett förtroendeskapande sätt. Du är trygg i din yrkesroll och kan ge tydliga råd även i svåra frågor. Du arbetar självständigt, strukturerat och noggrant och kan prioritera och hålla tidsramar även under perioder av hög belastning. Du har mycket god samarbets- och kommunikationsförmåga, ett lösningsinriktat förhållningssätt och trivs med många personkontakter i en miljö med stor variation i bakgrund och arbetsuppgifter.

Vid urvalet kommer stor vikt att läggas vid personlig lämplighet.

Meriterande

Erfarenhet av kvalificerat HR-arbete från universitet, högskola eller annan statlig verksamhet är meriterande, liksom kunskap om de regelverk som styr anställningar inom akademin, till exempel högskoleförordningen och universitetets anställningsordning. Det är meriterande om du har erfarenhet av personaladministrativa system såsom Primula och Varbi eller andra system som används vid Uppsala universitet. Erfarenhet av arbete i en flerspråkig miljö med internationellt rekryterad personal är också meriterande.

Om anställningen

Anställningen är tillsvidare, provanställning tillämpas. Omfattningen är 100 %. Tillträde snarast, enligt överenskommelse. Placeringsort: Uppsala.

Upplysningar om anställningen lämnas av: Ställföreträdande prefekt Eric Cullhed,

[email protected].

Se annonsen i sin helhet på Uppsala Universitet: https://uu.varbi.com/what:job/job ID: 990527/

Välkommen med din ansökan senast den 2 december 2026, UFV-PA 2026/3542.