Arbetsbeskrivning

Läs fullständig annons här: https://lu.varbi.com/what:job/job ID: 984285/

Beskrivning av arbetsplatsen

Sektionerna Juridik och dokumenthantering samt HR har uppdrag att ge verksamhetsstöd till organisationen som helhet, bland annat genom att förvalta och utveckla centrala IT-system som används över hela universitetet.

Aktuell anställning är placerad vid sektionen Juridik och dokumenthantering och innebär en delad roll som systemförvaltare för både sektionen Juridik och dokumenthantering och sektionen HR inom Lunds universitetsgemensamma förvaltning. Arbetet omfattar systemförvaltning inom båda sektionernas verksamhetsområden, där du bidrar med din kompetens i verksamheter med nära koppling till universitetets myndighetsutövning, administrativa processer samt stöd till chefer och medarbetare.

Inom sektionen Juridik och dokumenthantering ansvarar du för W3D3, universitetets gemensamma systemstöd för diarieföring, där allmänna handlingar registreras och förvaras i enlighet med Lunds universitets dokumenthanteringsplan. Inom sektionen HR ansvarar du för ett nyligen upphandlat system för medarbetarundersökningar och kommer även involveras i viktigt arbete med ett framtida systemstöd för hantering och uppföljning av regler enligt lagen om anställningsskydd, exempelvis beräkning av anställningstid, företrädesrätt och konvertering till tillsvidareanställning.

Du arbetar nära systemägare, verksamhetsspecialister, användare, IT-funktioner, informationssäkerhets- och dataskyddsfunktioner, andra systemförvaltare samt externa leverantörer.

Arbetsuppgifter och ansvarsområden

Som systemförvaltare har du ett samlat ansvar för att planera, samordna, utveckla och följa upp förvaltningen av de system som ingår i uppdraget. Systemförvaltarkompetensen kan över tid användas även för andra system. Du delar din arbetstid mellan sektionen Juridik och dokumenthantering och sektionen HR och arbetar i nära dialog med respektive systemägare och verksamhet.

Du kommer att ansvara för att planera, genomföra och följa upp systemförvaltningen genom att ta fram mål, aktiviteter, prioriteringar och budgetunderlag. I rollen ingår att fånga upp verksamhetens behov, omsätta dem till tydliga krav och säkerställa att systemen utvecklas och förvaltas på ett sätt som stödjer verksamheten. Du samordnar införanden och förändringar, hanterar dialogen med externa leverantörer och följer upp avtal, leveranser och servicenivåer.

Du deltar också i upphandlingar och avtalsförvaltning samt leder och samordnar olika förvaltningsforum. En viktig del av arbetet är att identifiera och hantera risker samt säkerställa att lagkrav och universitetets krav inom exempelvis dataskydd, informationssäkerhet, arkivering, offentlighet och sekretess följs. Tillsammans med relevanta specialistfunktioner ansvarar du för frågor som behörighetsstyrning, dokumentation och kontinuitetsplanering.

Vidare arbetar du med att utveckla användarstöd, rutiner och utbildningsinsatser för att skapa goda förutsättningar för användarna. Du följer även den tekniska och verksamhetsmässiga utvecklingen och bidrar till att ta tillvara möjligheter och hantera risker kopplade till exempelvis AI, automatisering och datadrivna arbetssätt.

Kvalifikationer

Krav för anställningen är:

• Högskoleutbildning inom ett område som arbetsgivaren bedömer relevant för anställningen.
• Aktuell erfarenhet av kvalificerad systemförvaltning i en komplex organisation.
• Erfarenhet av att införa nya system eller molntjänster och av att verka i en tillhörande förvaltningsorganisation.
• Erfarenhet av att självständigt planera, samordna och följa upp systemförvaltning eller projekt med flera intressenter.
• Erfarenhet av leverantörsdialog, avtalsuppföljning och kravställning.
• Erfarenhet av upphandling eller av att ta fram underlag och krav inför upphandling eller avrop av IT-system.
• Erfarenhet av riskvärderande arbete i anslutning till systemförvaltning, behörighetsstyrning, projekt eller IT-styrning.
• Förmåga att analysera verksamhetsbehov och omsätta dem till tydliga, prioriterade och uppföljningsbara krav och aktiviteter.
• Mycket god förmåga att uttrycka sig på svenska i tal och skrift samt god förmåga att kommunicera på engelska.
• God samarbetsförmåga och förmåga att skapa struktur, tydlighet och framdrift i arbete där ansvar och resurser delas mellan flera verksamheter.
• Förmåga att arbeta självständigt, göra välgrundade prioriteringar och samtidigt förankra frågor hos systemägare och berörda specialistfunktioner.

Meriterande för anställningen är:

• Erfarenhet av diarieföringssystem, särskilt W3D3 eller motsvarande system.
• Erfarenhet av HR-system och då gärna system för medarbetarundersökningar och/eller systemstöd för arbetsrättsliga beräkningar.
• Kunskap om offentlighet och sekretess, arkivkrav, tillgänglighet och hantering av allmänna handlingar.
• Erfarenhet av informationsklassning, konsekvensbedömning eller kontinuitetsplanering
• Erfarenhet av AI, automatisering eller datadriven verksamhetsutveckling i systemförvaltningssammanhang.
• Utbildning eller certifiering inom något eller några av följande: systemförvaltning, projektledning, IT-styrning, informationssäkerhet eller dataskydd.

Övrigt

Anställningen är en tillsvidareanställning på 100% med önskat tillträde i början av 2027 eller enligt överenskommelse. Arbetsplatsen är förlagd till Lund, främst universitetets lokaler i Byrålogen på Sandgatan och Arkivcentrum Syd på Porfyrvägen. Provanställning kan komma att tillämpas.

Universitetet tillämpar individuell lönesättning. Ange gärna löneanspråk i din ansökan.

Vi undanber oss alla kontakter från annonsförsäljare, rekryterings- och bemanningsföretag på grund av statliga upphandlingsregler.