Arbetsbeskrivning

Institutionen för data- och systemvetenskap. Med över 200 anställda och 4 500 studenter är Institutionen för data- och systemvetenskap (DSV) en stark och dynamisk forsknings- och utbildningsmiljö. Ämnet data- och systemvetenskap rör sig mellan teknik, humaniora, samhällsvetenskap och beteendevetenskap, med stor relevans för hur vi ska leva i dag och i framtiden. Vår forskning handlar om hur IT ska utformas för att vara till nytta för människor, organisationer och hela samhällen.

Mer information om oss finns på: Institutionen för data- och systemvetenskap.

SPIDER (the Swedish Program for ICT in Developing Regions) är ett oberoende centrum vid Institutionen för Data och Systemvetenskap (DSV), Stockholms Universitet som fokuserar på digitalisering av det internationella utvecklingssamarbetet.

Mer information om oss finns på: SPIDER.

Vi söker nu en erfaren administrativ samordnare som vill spela en nyckelroll i utvecklingen av SPIDER. Som administrativ samordnare ansvar du för att säkerställa att centrets administrativa verksamhet fungerar effektivt och professionellt. Rollen är bred och självständig och omfattar bland annat ekonomi, avtal, upphandling, internationell samordning, reseadministration, styrelseadministration och stöd till ledningen.

Arbetsuppgifter

Arbetsuppgifterna omfattar bland annat:

Administration och verksamhetsstöd

• Ansvara för och vidareutveckla SPIDERs administrativa rutiner, processer och dokumenthantering.
• Ge kvalificerat administrativt stöd till centrumföreståndaren och övriga medarbetare.
• Samordna och administrera interna och externa möten, styrelsemöten och internationella evenemang.
• Upprätta dagordningar och föra protokoll på svenska och engelska.
• Korrekturläsa rapporter, ansökningar och andra styrdokument.
• Administrera och kvalitetssäkra projektansökningar och beslutsprocesser.

Ekonomi, avtal och upphandling

• Ansvara för administration av avtal med svenska och internationella samarbetspartners.
• Stödja budgetarbete, ekonomisk uppföljning och projektavslut.
• Hantera fakturor och följa upp ekonomiska underlag.
• Samordna interna och externa revisioner.
• Initiera och administrera upphandlingar samt ha kontakt med leverantörer.

Resor och internationell samordning

• Planera och boka internationella resor, hotell och konferenser för medarbetare, experter och programdeltagare.
• Ge praktiskt stöd kring visum, reseadministration och andra logistiska frågor.
• Fungera som kontaktperson gentemot programdeltagare och internationella samarbetspartners.

Andra administrativa arbetsuppgifter inom centret kan förekomma.

Kvalifikationer

Krav

• Relevant akademisk examen inom offentlig förvaltning, företagsekonomi, statsvetenskap eller annat relevant område, alternativt motsvarande erfarenhet.
• Flera års dokumenterad erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete, gärna som Office Manager, administrativ samordnare eller liknande.
• Erfarenhet av självständigt administrativt ansvar inom en komplex organisation.
• Erfarenhet av budgetadministration, ekonomisk uppföljning och fakturahantering.
• Erfarenhet av avtalshantering och administration av upphandlingar.
• Erfarenhet av planering och koordinering av internationella resor, möten och konferenser.
• Mycket god administrativ och organisatorisk förmåga.
• Mycket god datorvana och erfarenhet av Microsoft Office, särskilt Excel.
• Mycket god förmåga att uttrycka sig på svenska och engelska i tal och skrift.
• Förmåga att arbeta självständigt, prioritera och hantera flera parallella arbetsuppgifter.

Meriterande

• Erfarenhet av administrativt arbete vid universitet eller högskola.
• Erfarenhet av arbete inom internationellt utvecklingssamarbete eller biståndsfinansierade projekt.
• Erfarenhet av Sida-finansierade projekt eller andra internationella givare.
• Erfarenhet av offentlig upphandling och avtalsadministration.
• Erfarenhet av ekonomiadministration och revision.
• Erfarenhet av internationell event- och konferensplanering.
• Erfarenhet av universitetets administrativa system (t.ex. Raindance, Primula, Proceedo eller motsvarande).
• Ytterligare språkkunskaper, särskilt franska eller portugisiska.

Personliga egenskaper

Vi söker dig som är en erfaren administratör med ett starkt eget driv och en hög känsla för struktur och kvalitet. Du är serviceinriktad, prestigelös och trivs med att ge stöd till andra samtidigt som du tar ett stort eget ansvar. Du har lätt för att skapa goda relationer, arbetar lösningsorienterat och behåller lugnet även när många uppgifter pågår samtidigt. Du är noggrann, initiativrik och har ett professionellt förhållningssätt i mötet med internationella samarbetspartners.

Om anställningen

Anställningen avser heltid och är tidsbegränsad till 12 månader. Stockholms universitet tillämpar individuell lönesättning. Tillträde enligt överenskommelse.

Vi erbjuder

Hos oss får du dynamiken i samspelet mellan högre utbildning och forskning som gör Stockholms universitet till en spännande och kreativ miljö. Du arbetar i en internationell miljö och får förmånliga villkor.

Stockholms universitet värnar om att vara en arbetsplats som är fri från diskriminering och ger lika rättigheter och möjligheter för alla.

Kontakt

Ytterligare information lämnas av Caroline Wamala Larsson, Centrumföreståndare för SPIDER, tfn 08-16 15 32, [email protected].

Ansökan

Du söker anställningen via Stockholms universitets rekryteringssystem. Du som sökande ansvarar för att ansökan är komplett och att den är universitetet tillhanda senast sista ansökningsdag.

Anvisningar för sökande finns på webbsidan: att söka en anställning.

Stockholms universitet bidrar till det hållbara demokratiska samhällets utveckling genom kunskap, upplysning och sanningssökande.