Arbetsbeskrivning

Lunds universitet grundades 1666 och rankas återkommande som ett av världens främsta lärosäten. Här finns omkring 46 000 studenter och 8 500 medarbetare i Lund, Helsingborg och Malmö. Vi förenas i vår strävan att förstå, förklara och förbättra vår värld och människors villkor.

Beskrivning av arbetsplatsen

Konstnärliga fakultetens kansli består av tio medarbetare och är beläget centralt i Malmö, ett stenkast från Möllevångstorget. Kansliet ger stöd till fakultetsledningen och institutionerna rörande bland annat utbildning, forskning, ekonomi, HR och kommunikation. Kansliets huvuduppdrag är att:

• Ge operativt och strategiskt stöd till fakultetens ledning, institutioner, nämnder, kommittéer och övriga verksamheter och därmed bidra till fakultetens övergripande verksamhetsmål
• Omvärldsbevaka, analysera och initiera åtgärder i förhållande till verksamhetens behov och omvärldens krav och förväntningar
• Bereda beslutsunderlag och bidra till att implementera beslut
• Återrapportera till universitetet och andra relevanta aktörer
• Bidra till, stödja i och följa upp regelefterlevnad
• Vara en länk mellan institutionerna, fakulteten och universitetet

Vi uppfyller detta uppdrag genom att:

• Vara lyhörda med utgångspunkt i verksamheternas behov
• Ha integritet och hålla hög professionell nivå.
• Vara proaktiva i att utveckla fakultetens verksamhet.
• Bidra till kontinuitet genom att utveckla struktur och processer.

Gå gärna in på Konstnärliga fakultetens hemsida om du vill veta mer.

Arbetsuppgifter och ansvarsområden

Vi söker nu en fakultetskoordinator med en känsla för helhet och ett öga för detaljer. Fakultetskoordinatorn arbetar brett med administration på fakultetens kansli. Huvudsakliga arbetsuppgifter och ansvarsområden är:

• Handläggare och sekreterare i Prefektforum och Fakultetsstyrelsen, vilket inkluderar ansvar för kallelser, sammanställningar och expediering av handlingar samt protokoll. Koordinatorn bidrar i beredningen av ärenden och beslutsunderlag.
• Registrator vid fakulteten vilket omfattar diarieföring, arkivering, dokumenthantering och utlämnande av allmän handling samt vara fakultetens representant i frågor om dataskydd
• Ansvara för processen kring uppdatering av fakultetens Arbets- och delegationsordning
• Administrativt ansvarig för valfrågor på fakulteten, och administrativt stöd till valberedningen
• Administrativt ansvarig för hanteringen av fakultetens hedersdoktorer
• Katalogansvarig för universitetets system för digitala identiteter och behörigheter
• Administrativt stöd till fakultetsledningen
• Allmänt administrativt arbete, t ex bokning av lokaler och resor och förtäring vid möten

Kvalifikationer

Krav för anställningen är:

• Akademisk examen på lägst kandidatnivå (180 hp) inom samhällsvetenskap, humaniora, offentlig förvaltning eller annat område som arbetsgivaren bedömer likvärdigt.
• Minst tre års erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete i offentlig sektor, inklusive erfarenhet av att ta fram beslutsunderlag, föra protokoll i nämnder och/eller styrelser och ansvara för mötesadministration
• Erfarenhet av administrativt ledningsstöd
• Mycket god dator- och systemvana
• Mycket god förmåga att uttrycka dig på svenska i tal och skrift
• God förmåga att utrycka sig på engelska i tal och skrift

Som person är du flexibel, effektiv och initiativtagande. Du är kvalitetsmedveten, har sinne för detaljer och kan självständigt organisera ditt arbete. För dig är det självklart att vara serviceinriktad och att vilja utveckla dig själv och verksamheten. Du har god kommunikativ förmåga och är mån om ett gott samarbete med kollegor och ledning.

Stor vikt kommer att läggas vid personliga kompetenser.

Meriterande för anställningen är:

• Erfarenhet från arbete inom högskola eller universitet
• Erfarenhet av dokumenthantering, diarieföring och utlämnande av allmän handling
• Erfarenhet av att använda AI-verktyg i det löpande arbetet
• Erfarenhet av akademiska val.

Vi erbjuder

Lunds universitet är en statlig myndighet vilket innebär att du får särskilda förmåner, generös semester och en förmånlig tjänstepension.

Universitetet har ett flextidsavtal som skapar goda förutsättningar för balans mellan arbete och fritid, och på fakultetskansliet ges möjligheten att arbeta hemifrån upp till 40% av din arbetstid om det fungerar i verksamheten.

Läs mer på universitetets webbplats om att vara anställd hos oss.

Övrigt

Anställningen är en tillsvidaretjänst på 100%. Provanställning kan komma att tillämpas. Tillträde 2026-12-01 eller enligt överenskommelse.

Intervjuer planeras att hållas under vecka 40-42.

Universitetet tillämpar individuell lönesättning. Ange gärna löneanspråk i din ansökan.

Konstnärliga fakulteten i Malmö är en av nio fakulteter inom Lunds universitet och består av Konst-, Musik- och Teaterhögskolan, samt Inter Arts Center. Vid konstnärliga fakulteten finns kandidat-, magister- och mastersprogram inom fri konst, musik och teater, samt ett antal kurser av olika omfattning. Här bedrivs också forskarutbildning och forskning med konstnärlig inriktning och i musikpedagogik.

Vi undanber oss alla kontakter från annonsförsäljare, rekryterings- och bemanningsföretag på grund av statliga upphandlingsregler.