Arbetsbeskrivning

Välkommen till oss

Verksamhetsområdet för inköp har en viktig roll i stadens arbete med att använda offentlig upphandling som ett styrmedel för att driva samhällsutvecklingen i en hållbar riktning. Hos oss finns specialister inom alla delar av inköpsprocessen. Vi är idag drygt 70 medarbetare inklusive verksamhetschef och enhetschefer för enheterna fastighetsnära inköp, varuinköp, tjänsteinköp och verksamhetsstöd inköp. Rollen är placerad vid enheten fastighetsnära inköp där vi har en prestigelös kultur med samverkan och erfarenhetsutbyte som en självklarhet.

Vi erbjuder

”Som en del inom enheten fastighetsnära inköp kommer du att vara en viktig pusselbit och bidra till vår gemensamma framgång. Du blir spindeln i nätet för att säkerställa att vardagen flyter på effektivt för våra medarbetare och du stöttar med din kunskap och kompetens. Här kan du få vara med att både utveckla och utvecklas tillsammans med kategoriledare, upphandlare, avtalsförvaltare och systemadministratörer. Tillsammans är vi starkare och skapar bästa möjliga förutsättningar för framgång." – Liselothe Engelgren, rekryterande chef

Vi erbjuder friskvårdsbidrag, semesterväxling, vinter-/sommararbetstid och flexibel arbetstid. Hos oss får du goda möjligheter att planera din tid med frihet under ansvar och har möjlighet att delvis arbeta hemifrån. I våra trevliga och nyrenoverade lokaler vid Globen har vi aktivitetsbaserade arbetsplatser. Läs mer här om Stockholms stads förmåner för medarbetare.

Din roll

Som administratör hos oss kommer du att bistå med stöd och ha ett nära samarbete med bl.a. upphandlare, avtalsförvaltare och systemadministratörer i deras olika processer för att säkerställa effektivitet och optimerad resursanvändning. På avdelningen finns också två andra administratörer som stöttar de övriga enheterna, och ni kommer att ha ett nära samarbete. Vi har ett prestigelöst arbetssätt där vi hjälps åt, delar erfarenheter och stöttar varandra vid behov. Du agerar också som ett visst chefsstöd samt har ett brett internt och externt kontaktnät. I rollen kommer du att vara involverad i flera parallella processer och projekt, där du behöver kunna prioritera, strukturera och driva arbetet framåt på ett effektivt sätt.

Det kan till exempel innebära att du:

• Vid behov inhämtar underlag inför avtalsuppföljning och stöttar i den administrativa hanteringen av dokumentation, prisjusteringar och inbjudningar till informationsträffar
• Bistår administrativt i processen vid begäran om utlämnande av handling
• Bistår med arkivering och diarieföring av vårt arbete
• Operativt genomför enhetens avrop, samt kontrollerar och konterar inkommande fakturor mot dessa inför attest i nästa steg
• Administrerar beställningar av licenser och behörigheter
• Stöttar i administration och övergripande dokumentation av enhetens konsultuppdrag, såsom uppdragsförfrågningar och uppföljningsarbete
• Inhämtar fullmakter och delegationer från stadens förvaltningar och bolag
• Bevakar våra funktionsbrevlådor och handlägger samt delegerar ärenden
• Är sammankallande till fackliga förhandlingar i upphandlingsprocessen
• Upprättar och rapporterar verksamhetsspecifik statistik
• Har ett nära samarbete med administrativa kollegor inom angränsande enheter.

Det kan även tillkomma övriga sedvanliga administrativa arbetsuppgifter så som att vid behov skriva minnesanteckningar och protokoll.

Din kompetens och erfarenhet

Vi söker dig som har:

• gymnasieexamen
• aktuell och gedigen erfarenhet av administrativt arbete
• erfarenhet i en administrativ service- och/eller supportfunktion i verksamhet som arbetar inom inköp eller upphandling
• erfarenhet av att arbeta med framtagande och analys av statistik
• hög digital mognad och IT-vana och mycket goda kunskaper i Officepaketet
• god förmåga att formulera dig muntligt och skriftligt på svenska.

Det är meriterande om du har:

• erfarenhet av administrativt arbete inom offentlig sektor
• kunskap om lagen om offentlig upphandling (LOU)
• erfarenhet av att arbeta som administrativt stöd gentemot chefer.

För att arbeta hos oss ser vi att du har en genuin känsla för service och administration. I rollen kommer du att hantera frågor av olika slag med många kontaktytor. Därför är det avgörande att du har ett strukturerat arbetssätt och har förmåga att planera och prioritera arbetet på ett effektivt sätt. Du är flexibel och har lätt för att anpassa dig när nya behov uppstår och prioriteringar förändras. I och med att du kommer ha nära kontakt med både din egen arbetsgrupp och externa aktörer är det viktigt att du har lätt för att kommunicera och samarbeta samt är trygg i dig själv och i kontakten med nya människor. Du utför dina arbetsuppgifter med stor noggrannhet.

I den här rekryteringen lägger vi stor vikt vid ovannämnda kompetenser, personlig lämplighet och engagemang för tjänsten. Vi ser mångfald som berikande och välkomnar alla sökande.

Övrigt

I denna rekrytering ingår tester som en del av bedömningen i samband med urval. Vi kommer samla in utbildningsbevis senare i processen.

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.

Tänk på att aldrig ladda upp registerutdrag från Polisen (Dataskyddsförordningen, GDPR) i samband med din ansökan.

Serviceförvaltningen är en av stadens fackförvaltningar och har i uppdrag att svara för de administrativa uppgifter som är samordnade i staden. Det handlar framförallt om löneadministration, ekonomiadministration, stadsövergripande upphandlingsfrågor, kontaktcenterverksamhet samt interna konsulter som tillhandahåller stöd inom digitalisering, it & telefoni, rekrytering, samt, fastighets- och lokalfrågor. Vi har cirka 400 medarbetare och sitter i Globenområdet. Vår värdegrund sammanfattas i ordet KÖRA som står för: Kompetens - Öppenhet - Respekt - Ansvar.