Arbetsbeskrivning

Hos oss blir du en del av ett engagerat administrativt team där samarbete, service och utveckling står i fokus. Vi söker nu en institutionsadministratör till ett varierande och ansvarsfullt uppdrag med tyngdpunkt på studieadministration, men där du även kommer att arbeta med ekonomi-, personal- och institutionsadministration.

Vi erbjuder

Lunds universitet är en statlig myndighet vilket innebär att du får särskilda förmåner, generös semester och en förmånlig tjänstepension.

Läs mer på universitetets webbplats om att vara anställd hos oss Jobba hos oss

Arbetsuppgifter

Som institutionsadministratör får du en central roll i verksamheten och ett brett administrativt ansvar. Arbetet innebär nära kontakt med studenter, doktorander, lärare, forskare och externa samarbetspartners.

Arbetsuppgifter inom studieadministration:

• administrera registreringar och resultat i Ladok för grund- och forskarutbildning
• hantera individuella studieplaner för doktorander
• registrera nya masterstudenter
• administrera registreringar via Kurskontrollen
• hantera kursytor och kurstillfällen i Canvas
• samordna tentamenstillfällen, inklusive bokning av tentamensvakter och tentamensadministration
• ansvara för den administrativa planeringen kring disputationer, exempelvis resor, utlägg och praktiska arrangemang
• ge administrativt stöd i övriga studieadministrativa frågor.

Arbetsuppgifter inom ekonomi- och personaladministration:

• granskning och hantering av reseräkningar
• viss fakturahantering
• enklare projektadministration
• administration av arvoden och ersättningar för timanställda, föreläsare och tentamensvakter
• hantering av utbetalningar till exempelvis externa föreläsare, sakkunniga och stipendiater
• administration i personal- och adresskatalogen Lucat.

I rollen ingår även att allmän institutionsadministration så som att:

• fungera som institutionens registrator och ansvara för diarieföring och arkivering
• administrera passerkort, nycklar och introduktion av nya medarbetare
• skapa och uppdatera sändlistor
• ansvara för intern information, skyltning och informationsskärmar
• vara sekreterare vid interna möten
• ge administrativt stöd vid konferenser, workshops och andra arrangemang
• hantera löpande administrativa uppgifter såsom lokalbokningar och beställningar

Kvalifikationer

För anställningen krävs:

• gymnasieexamen
• erfarenhet av administrativt arbete
• mycket god förmåga att uttrycka dig på svenska i tal och skrift
• goda kunskaper i engelska i tal och skrift
• god datorvana och erfarenhet av Microsoft Office
• kommunicerar tydligt, professionellt och anpassar ditt sätt att kommunicera efter mottagare och situation
• har ett starkt servicefokus och trivs i en stödjande roll
• uppskattar samarbete och har lätt för att skapa goda relationer'
• arbetar strukturerat och självständigt samt tar ansvar för att driva dina arbetsuppgifter framåt
• är flexibel och kan prioritera mellan olika arbetsuppgifter när verksamhetens behov förändras

Det är meriterande om du har:

• eftergymnasial utbildning inom relevant område
• erfarenhet av administrativa stödsystem såsom W3D3, Lucat eller Primula
• erfarenhet av arbete inom offentlig verksamhet
• erfarenhet av studieadministration inom högskola eller universitet

Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper. Rollen passar dig som trivs i en varierad vardag med många kontaktytor. Du är serviceinriktad, noggrann och professionell i ditt bemötande. Du har god förmåga att planera, organisera och prioritera ditt arbete, även under perioder med hög arbetsbelastning.

Du är initiativrik och självgående samtidigt som du uppskattar att arbeta tillsammans med andra. Genom ditt positiva förhållningssätt bidrar du till ett gott samarbetsklimat och en väl fungerande verksamhet.

Hänsyn kommer att tas till hur den sökande genom sin erfarenhet och kompetens bedöms komplettera och stärka det administrativa arbetet inom avdelningen/institutionen samt bidra till dess framtida utveckling.

Övrigt

Anställningen är ett vikariat till och med 2027-02-28 med omfattningen 100 procent, med tillträde snarast eller enligt överenskommelse.

Placering är vid Kemicentrum i Lund.

Så här söker du

Anställningen söks via universitetets rekryteringssystem Varbi. Ansökan ska skrivas på svenska innehålla personligt brev med motivering till varför du är intresserad av anställningen och på vilket sätt anställningen matchar dina meriter. Ansökan ska även innehålla CV samt övrigt underlag som du önskar åberopa.