Arbetsbeskrivning

Vill du arbeta i en varierad och internationell miljö där administration, service och samordning står i centrum? Trivs du med många kontaktytor och med att självständigt skapa struktur i en vardag som rymmer både praktiska och administrativa frågor? Tjänsten som administratör är ett konsultuppdrag hos vår partner, ett väletablerat lärosäte i Göteborg.

Vår partner är ett väletablerat lärosäte där forskning, utbildning och samverkan möts för att bidra till en hållbar och konkurrenskraftig samhällsutveckling. Verksamheten bedrivs i en internationell och dynamisk miljö med medarbetare, forskare, studenter och samarbetspartners från hela världen.

I rollen som administratör får du en bred och omväxlande vardag där du arbetar nära chefer, forskare, administratörer, ekonomer och externa leverantörer. Tjänsten är uppdelad i två huvudsakliga ansvarsområden.

Ena delen av arbetet är kopplat till institutionens lokaler och infrastruktur. Här stöttar du den administrativa chefen i lokalrelaterade projekt och är en viktig kontaktperson i frågor som rör arbetsplatser, lokaler, möbler, skyltning, felanmälningar och arbetsmiljö.

Den andra delen av tjänsten innebär administrativt och koordinerande stöd till ett nationellt kompetenscenter. Du planerar och administrerar bland annat möten, seminarier, konferenser och andra arrangemang. Du arbetar även med dokumentation, protokoll, register, ekonomiska sammanställningar och projektrelaterad administration.

Rollen passar dig som uppskattar variation och som trivs med att växla mellan löpande administration, praktisk samordning och mer långsiktig planering.

Sammanfattningsvis innebär ditt arbete att:

• Stödja administrativ chef i lokalrelaterade projekt och ärenden.
• Hantera felanmälningar och frågor som rör lokaler, arbetsplatser och infrastruktur.
• Vara kontaktperson gentemot medarbetare, chefer, fastighetsägare och externa leverantörer.
• Bidra till en effektiv, säker och välorganiserad användning av institutionens lokaler.
• Hantera frågor kring möbler, skyltning och tillfälliga arbetsplatser.
• Planera och administrera styrelsemöten, seminarier, konferenser och andra arrangemang.
• Ansvara för kallelser, utskick, protokoll, dokumentation, rapporter och diarieföring.
• Ta fram enklare ekonomiska sammanställningar och faktureringsunderlag.
• Följa upp betalningar och ekonomiska underlag tillsammans med ansvarig ekonom.
• Administrera kontaktregister, avtal och projektrelaterade uppgifter.
• Ge administrativt stöd i nationella och internationella samverkansprojekt.
• Bidra vid interna arrangemang och i institutionens gemensamma verksamhetsstöd.

Vi söker dig som har minst tre års erfarenhet av administrativt arbete och som är van vid att hantera flera parallella uppgifter. Du har en god organisatorisk förmåga och känner dig trygg med att självständigt strukturera, planera och prioritera ditt arbete efter en inledande upplärning.

Du har en eftergymnasial utbildning inom exempelvis administration, ekonomi, projektledning eller ett annat relevant område. Motsvarande arbetslivserfarenhet kan också vara tillräcklig.

För att lyckas i rollen behöver du:

• Ha minst tre års erfarenhet av administrativt arbete.
• Ha erfarenhet av kvalificerade och varierande administrativa arbetsuppgifter.
• Ha god förmåga att planera, koordinera och prioritera flera uppgifter samtidigt.
• Kunna arbeta självständigt och skapa struktur i ditt eget arbete.
• Kommunicera obehindrat på svenska och engelska i tal och skrift.
• Ha goda kunskaper i Microsoft Office-paketet.
• Kunna arbeta i Word och ta fram enklare ekonomiska sammanställningar i Excel.
• Ha möjlighet att tillträda tjänsten senast den 1 oktober 2026.

Vi ser att du är en strukturerad, serviceinriktad och lösningsorienterad person. Du tar ansvar för dina arbetsuppgifter, ser vad som behöver göras och driver arbetet framåt på ett självständigt sätt. Eftersom rollen innebär många kontakter behöver du också vara kommunikativ och ha lätt för att samarbeta med personer i olika roller och verksamheter. Du är prestigelös, flexibel och trivs i en vardag där arbetsuppgifterna varierar mellan praktiska frågor, administration och koordinering.

Det är meriterande om du har:

• Erfarenhet av arbete inom universitet, högskola eller annan offentlig verksamhet.
• Erfarenhet av ekonomiadministration och budgetuppföljning.
• Arbetat med projektstöd eller projektrelaterad administration.
• Erfarenhet av lokal-, fastighets- eller arbetsplatsrelaterade frågor.
• Arbetat i en internationell organisation eller miljö.

På grund av säkerhetskrav kopplade till lärosätets rapporteringssystem kan tjänsten inte tillsättas av en person som är student vid det aktuella lärosätet och har studieuppehåll eller ännu inte har avslutat sina studier där.

Detta är ett konsultuppdrag där du blir anställd hos OIO. Uppdraget startar omgående eller senast den 1 oktober 2026 och pågår till och med januari 2028.

Omfattning: Heltid Start: Omgående eller senast 1 oktober 2026 Placering: Göteborg Lön: Fast månadslön

Vår passion är att hjälpa dig till rätt roll och arbetsplats. Vi är samtidigt medvetna om att du är kräsen och väljer med omsorg inför nästa karriärsteg, det skulle vi också göra. Därför arbetar vi dedikerat i rekryteringsprocessen för att lära känna dig och dina ambitioner. Vi tror nämligen att människor på rätt plats har större chans att nå sin fulla potential. Genom schyssta, okrångliga anställningsvillkor samt ett närvarande ledarskap arbetar vi därefter aktivt med ditt engagemang och din utveckling. På så vis strävar vi efter att bli en självklar karriärpartner för dig. We are as picky as you are.