Arbetsbeskrivning

Fastighetsavdelningen är en avdelning inom universitetsförvaltningen med ett övergripande ansvar för universitetets lokaler och bostäder och är universitetets motpart gentemot externa hyresvärdar. Vid Fastighetsavdelningen arbetar cirka 90 personer. Avdelningens ansvarsområden är bostads- och lokalförsörjning, fysisk arbetsmiljö, servicetjänster såsom exempelvis lokalvård, tentamensservice, servicecenter, säkerhet mm. Tentamensservice är en del av servicesektionen vid Fastighetsavdelningen och ansvarar för Stockholms universitets centralt samordnade salstentamina. Under 2025 samordnade och genomförde vi cirka 2 500 tentor – vilket motsvarar över 140 000 examinationer – på uppdrag av 34 institutioner. Vi är 18 medarbetare och verksamheten präglas av höga krav på samordning, kvalitet och rättssäkerhet.

Mer information om oss finns på: Fastighetsavdelningen.

Arbetsuppgifter

Som bemanningssamordnare blir du en del av Tentamensservice bemanningsteam. Teamet består av en bemanningsplanerare och två bemanningssamordnare. I nära samarbete med dina kollegor arbetar du operativt med att förbereda, samordna och följa upp bemanningen av universitetets tentamensvärdar. Uppdraget är att säkerställa att rätt antal värdar finns på plats och har rätt förutsättningar vid varje tentamenstillfälle.

Rollen är operativ och innebär att du driver det löpande arbetet framåt genom att säkra bemanning, schemalägga arbetspass, följa upp detaljer och hantera förändringar inför varje tentamenstillfälle. När rätt personer finns på plats, detaljerna stämmer och akuta kriser är få, fungerar arbetet som det är tänkt. När förändringar dessutom kan hanteras utan att verksamheten påverkas, har du lyckats väl i rollen.

Arbetet sker inom tydliga ramar, men kräver att du kan prioritera, fatta beslut och hitta lösningar när förutsättningarna ändras. Bemanningen har en direkt koppling till om tentor kan genomföras på ett rättssäkert sätt. Kort sagt: utan tentamensvärdar – inga tentor.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter är att:

Bemanna och följa upp

• förboka tentamensvärdar inför kommande tentamenstillfällen
• schemalägga tentamensvärdarnas arbetspass när tentamenstillfällena närmar sig
• hantera förändringar i bemanningen, exempelvis vid sjukfrånvaro eller sena avbokningar

Samordna

• ha löpande kontakt med tentamensvärdar och ge stöd i frågor som rör arbetspass och anställning
• samverka med kollegor som arbetar med skrivplatser, stöd till anmälda studenter och tentamensgenomförande
• bidra till introduktion och utbildning av tentamensvärdar samt till utveckling av bemanningsarbetet

Administrera

• hantera och följa upp administrativa uppgifter kopplade till bemanning, schemaläggning och tidrapportering.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har:

• relevant utbildning inom exempelvis personal, arbetsliv, organisation, HR eller administration
• intresse för operativ administration, bemanning, logistik och planering
• god förmåga att arbeta strukturerat, noggrant och uthålligt med flera parallella uppgifter
• vågar ställa frågor, lyfta förbättringsförslag och säga till när något inte verkar fungera
• mycket goda kunskaper i svenska i tal och skrift.

Det är meriterande om du har:

• erfarenhet från universitet, högskola, offentlig verksamhet eller annan regelstyrd miljö
• erfarenhet av schemaläggning, bemanning, rekrytering, introduktion eller personalnära administration
• goda kunskaper i engelska.

Vi värdesätter att du:

• är lösningsorienterad och kan fatta beslut i ett pågående arbete
• kan behålla lugnet när förutsättningarna ändras
• tycker om att skapa ordning, hålla ihop flera parallella uppgifter och få administrativa flöden att fungera
• trivs med många kontaktytor och nära samarbete med andra.

Rollen passar dig som trivs i ett operativt administrativt arbete där struktur, noggrannhet och genomförandekraft är avgörande. Du kan vara i början av din karriär eller ha några års erfarenhet. Om du tycker om att planera, lösa problem och få många administrativa delar att falla på plats, tror vi att du kommer att trivas hos oss. Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet.

Om anställningen

Anställningen gäller tills vidare på heltid med sex månaders provanställning.

Stockholms universitet tillämpar individuell lönesättning. Tillträde enligt överenskommelse.

Vi erbjuder

Som en del av Tentamensservice och Fastighetsavdelningen får du ett arbete med tydligt ansvar i ett operativt flöde. Här gör din noggrannhet, struktur och förmåga att få saker gjorda konkret skillnad varje dag. Du blir en del av ett kunnigt team där samarbete, respekt och gemensam problemlösning är viktiga delar av vardagen. Arbetet är periodvis intensivt, men vi arbetar aktivt för hållbara arbetssätt och en rimlig balans över tid.

Hos oss får du dynamiken i samspelet mellan högre utbildning och forskning som gör Stockholms universitet till en spännande och kreativ miljö. Du arbetar i en internationell miljö och får förmånliga villkor. Universitetet ligger beläget i Nationalstadsparken med goda förbindelser till city.

Stockholms universitet värnar om att vara en arbetsplats som är fri från diskriminering och ger lika rättigheter och möjligheter för alla.

Kontakt

Ytterligare information lämnas av tentamenschef Jerry Lindblom, [email protected]. Observera att återkoppling kan dröja något under sommarperioden.

Ansökan

I den här rekryteringen ber vi dig att inte bifoga ett personligt brev. I stället besvarar du ett antal urvalsfrågor i samband med din ansökan.

Du söker anställningen via Stockholms universitets rekryteringssystem. Du som sökande ansvarar för att ansökan är komplett och att den är universitetet tillhanda senast sista ansökningsdag.

Anvisningar för sökande finns på webbsidan: att söka en anställning.

Stockholms universitet bidrar till det hållbara demokratiska samhällets utveckling genom kunskap, upplysning och sanningssökande.