Arbetsbeskrivning

Vill du ha en utvecklande roll i en dynamisk och internationell forskningsmiljö där du får kombinera struktur, service och koordinering? Välkommen att ansöka till SciLifeLab Operations Office!

Om SciLifeLab

SciLifeLab är Sveriges nationella forskningscentrum för molekylära biovetenskaperoch möjliggör forskning i framkant med stark samhällspåverkan inom hälsa och miljö. Vi har uppdrag från regeringen och drivs utan vinstintresse som ett samarbete mellan de grundande universiteten KTH, KI, SU och UU och med verksamhet vid de flesta andra universitet i Sverige. Samarbetet över lärosätesgränserna skapar synergier som driver forskningen framåt och de högteknologiska metoderna möjliggör forskning som annars inte skulle vara möjlig i Sverige.

Arbetsbeskrivning

Vi söker nu en administrativ koordinator till SciLifeLab Operations Office med ansvar för konferensverksamhet, administration och stöd till verksamheten. Tjänsten är varierad och passar dig som trivs med att ha många kontaktytor, skapa fungerande arbetssätt och få saker att hända i praktiken. Rollen är dynamisk och kan förändras med SciLifeLabs utveckling som nationell resurs och arbetsuppgifter kan därmed förändras eller tillkomma.

Tjänsten är placerad inom den avdelning som arbetar med ledning och operativt stöd för SciLifeLab:s nationella uppdrag (Operations Office), med medarbetare i Solna och i Uppsala. Du ingår i ett team med engagerade kollegor och ett öppet arbetsklimat, med möjlighet att påverka och utveckla arbetssätt och rutiner. Verksamheten är dynamisk med högt tempo och stor variation i arbetsuppgifter.

Tjänsten är förlagd till KTH med arbetsplats vid SciLifeLab Campus Solna.

Huvudsakliga arbetsuppgifter:

Ansvar för konferensavdelningen på Campus Solna

Ansvara för lokalbokning av konferensrummen och planering av möten och event Utveckla och upprätthålla rutiner Samordna med interna funktioner som reception, vaktmästeri och Campus-support Hantera uppföljning och delta i utveckling av lokaler och teknik.

Event- och besökssupport

Planering och genomförande av vetenskapliga möten och konferenser Boka lokaler, catering, resor och logi Hantera deltagarregistrering och praktisk eventadministration inklusive webb Besökskoordinering, inklusive dokumentation

Administrativt stöd

Hantering av beställningar, inköp och upphandlingar Ta fram och följa upp administrativa processer

Kvalifikationer

Krav

• Universitetsutbildning, gärna inom något av SciLifeLabs verksamhetsområden
• Erfarenhet av arbete med event och konferenser
• Erfarenhet av projektledning, koordinering eller liknande roll som arbetsgivaren bedömer som relevant
• Förmåga att uttrycka dig obehindrat i svenska och engelska i tal och skrift, då det krävs i det dagliga arbetet

Personliga egenskaper

För att lyckas i rollen ser vi att du är organiserad och gillar att skapa ordning och struktur, samtidigt som du är flexibel och kan anpassa dig när förutsättningar ändras. Du är intresserad av kommunikation och nätverksarbete och har ett proaktivt arbetssätt där du fångar upp vad som behöver göras. Du trivs med att ge service och samarbeta med många olika funktioner, i en roll där du får ta ansvar och vara navet i verksamheten.

Meriterande

• Utbildning i projektledning
• Erfarenhet av att jobba på myndighet/statligt
• Erfarenhet av forskningsrelaterad verksamhet och/el högskola/universitet
• Erfarenhet av och intresse för digitala verktyg inkl. webb (ex. Office paketet, Google)

Vi att kommer lägga stor vikt vid personliga egenskaper.

Bli en del av KTH

KTH formar framtiden genom utbildning, forskning och innovation. Som ett ledande internationellt tekniskt universitet spelar vi en aktiv roll i att driva och medverka i omställningen till ett hållbart samhälle. Här erbjuds du möjligheten att växa och utvecklas på en kreativ och dynamisk arbetsplats med goda arbetsvillkor och förmåner. Jämställdhet, mångfald och lika villkor är en kvalitetsfråga och en självklar del av KTH:s värdegrund som universitet och statlig myndighet.

Läs mer om våra förmåner och hur det är att arbeta och utvecklas på KTH.

Fackliga representanter

Kontaktuppgifter till fackliga representanter.

Ansökan

Du ansöker via KTH:s rekryteringssystem. Du som sökande har ansvaret för att din ansökan är komplett när den skickas in och att de kvalifikationer vi efterfrågar i annonsen framgår i ditt CV.

I denna rekrytering söker du endast med ditt CV. I stället för ett personligt brev kommer du i rekryteringssystemet att få besvara en eller flera frågor. Det är viktigt att du besvarar frågorna noggrant och sanningsenligt, för att vi ska få en tydlig bild av din kompetens och erfarenhet. Vi baserar vårt urval på kvalifikationerna som framgår av annonsen.

Ansökan ska vara KTH tillhanda senast sista ansökningsdagen vid midnatt, CET/CEST (CentralEuropean Time/Central European Summer Time).

Om anställningen

Anställningen gäller tillsvidare enligt avtal.

Anställningen inleds med sex månaders provanställning.

Övrigt

För information om behandling av personuppgifter i samband med rekrytering.

Det kan förekomma att en anställning hos KTH är placerad i säkerhetsklass. Om så är fallet för just denna anställning görs en säkerhetsprövning av sökande i enlighet med säkerhetsskyddslagen (2018:585) efter samtycke. I dessa fall är en förutsättning för anställning att sökande blir godkänd efter säkerhetsprövning.

Tester kan komma att tillämpas i denna rekryteringsprocess.

Vi undanber oss direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av platsannonser.