Arbetsbeskrivning

Vill du spela en central roll i att stötta vår verksamhet och våra chefer med effektiv och rättssäker administration? Vi söker nu en driven administratör som trivs med ett brett ansvarsområde och som vill vara med och utveckla våra digitala arbetssätt.

Vårt uppdrag

På den nationella avdelningen Stöd och matchning ger vi service och stöd på distans till arbetssökande. Vi arbetar med flera viktiga ansvarsområden så som matchning, vägledning och rådgivning samt beslut om insatser för arbetssökande. Vårt huvudsakliga uppdrag är att förkorta tiden i arbetslöshet.

Beskrivning av tjänsten

Som administratör hos oss har du ett helhetsansvar för enhetens administrativa flöden. Rollen innebär att du självständigt hanterar diarieföring och registrering i ELIN, förvaltar SharePoint-sidor samt bemannar funktionsbrevlådor. Du fungerar som ett nära stöd till sektionens chefer och arbetar tillsammans med chefsassistenten kring beställningar, lokala bokningar, behörighetshantering (AIS) och personaladministrativa uppgifter i Heroma. Viktigt med god samarbetsförmåga då du jobbar i team med andra administratörer inom Stöd och matchning i landet med gemensamma arbetsuppgifter.

I arbetet ingår även att proaktivt bygga upp administrativa rutiner, informera nyanställda om våra processer och säkerställa god förvaltning och rättssäkerhet i allt vi gör. Du förväntas även kunna täcka upp för chefsassistenten vid frånvaro.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter:

• Ärendehantering: ansvar för diarium, posthantering och funktionsbrevlådor.
• Verksamhetsstöd: hantering av behörigheter, mejllistor, mötesprotokoll och bokningar av konferenser/lokaler.
• Utveckling: proaktivt arbete med JK-listor, förvaltning av SharePoint och framtagande av nya administrativa rutiner.
• Samverkan: nära samarbete med chefsassistent och stöd till medarbetare vid frågor rörande registrering och dokumenthantering.

Vårt erbjudande

Tjänsten är en tillsvidareanställning på heltid som kan komma att inledas med sex månaders provanställning. Tillträde enligt överenskommelse. Placeringsort är Malmö eller Helsingborg.

Vi erbjuder dig möjligheten att arbeta på en arbetsplats där vi värdesätter balans mellan arbete och privatliv. Du får tillgång till ett generöst semesteravtal, flexibla arbetstider samt möjlighet att arbeta på distans upp till 49 procent på årsbasis. Hos oss ingår även friskvård under arbetstid och ett förmånligt friskvårdsbidrag.

Som anställd på Arbetsförmedlingen har du tillgång till kompetensutveckling och karriärmöjligheter inom myndigheten. Genom vårt arbete bidrar vi till ett inkluderande och hållbart samhälle, där du får möjlighet att göra en verklig skillnad för individer och för samhället i stort. Mer om att jobba hos oss

Grundläggande krav för tjänsten

• Godkänd gymnasieutbildning eller erfarenhet som administratör på Arbetsförmedlingen
• Minst två års arbetslivserfarenhet av arbete med administrativa arbetsuppgifter
• Mycket god datorvana, främst inom MS-Office
• Erfarenhet av administrativt arbete inom offentlig verksamhet
• Erfarenhet av att arbeta som nära stöd till chefer
• Mycket god förmåga att kommunicera på svenska i tal och skrift, samt god läsförståelse

Övriga meriter för tjänsten

• Erfarenhet av diarieföring, dokumenthantering, protokollföring och Sharepoint
• Arbetat som administratör/chefsassistent inom offentlig verksamhet

Din profil

Vi söker dig som är positiv, lösningsorienterad och har en förmåga att bygga goda relationer både internt och externt. Du har en stark digital mognad och ser möjligheter i att använda teknik för att effektivisera verksamheten. Då arbetstempot periodvis är högt krävs det att du är strukturerad, har god framförhållning och kan prioritera dina arbetsuppgifter självständigt. Du behöver ha en god kommunikativ och pedagogisk förmåga för att kunna vägleda kollegor i administrativa rutiner.

Den statliga värdegrunden guidar oss i vårt dagliga arbete. Som anställd hos oss förväntas du arbeta rättvist, opartiskt och med hög integritet, samt bidra till att upprätthålla och stärka förtroendet för vår myndighet. Mer om statliga värdegrunden

Utöver detta har du personlig förmåga och fallenhet att arbeta i enlighet med Arbetsförmedlingens medarbetarkriterier.

Som medarbetare på Arbetsförmedlingen förväntas du vara:

Ansvarstagande – ta ansvar för ditt arbete, samarbeta och bidra till en god arbetsmiljö.

Handlingskraftig – ta initiativ, bidra till förbättringar och hantera förändringar.

Resultatfokuserad – planera, följa upp och bidra till verksamhetsnytta och resultat.

Ansökan

Låter det här som en tjänst för dig? Välkommen med din ansökan senast 2026-06-09.

Bifoga ditt CV där du specificerar årtal, månad och arbetsuppgifter för varje anställning, samt intyg som styrker kraven om utbildning i din ansökan. Det är viktigt att du besvarar urvalsfrågorna sanningsenligt för att vi ska få en tydlig bild av din erfarenhet. Du behöver inte skicka in ett personligt brev.

Under rekryteringsprocessen kan urvalstester förekomma. Mer om vår rekryteringsprocess.

Välkommen till oss – vi jobbar för ett Sverige i arbete! Här arbetar du på regeringens uppdrag för en väl fungerande arbetsmarknad. Målet är att korta tiden i arbetslöshet genom att matcha arbetssökande med arbetsgivare. Våra insatser riktas i första hand till dem som står längst ifrån arbetsmarknaden och till de arbetsgivare som är öppna för att anställa dem med störst behov av stöd. Vi motverkar felaktiga utbetalningar och brott mot välfärdssystemen så att våra skattemedel används effektivt till det de är till för. Vi samarbetar med många andra aktörer och tillsammans hittar vi lösningar som gör skillnad - för ett Sverige i arbete.

Mer om vår organisation och vårat uppdrag