Arbetsbeskrivning

"Supporting your mission” - Vi på Promoteq är utvecklare, integratörer och exklusiva partners som levererar världsledande lösningar inom säkerhet och försvar. Vill du bidra till att stärka våra kunders uppdrag och bli en del av ett team som driver innovation? Välkommen till oss!

Vi söker en Kontorskoordinator till vårt kontor i Frösundavik. Är du en person som trivs i en bred roll där du får ta ansvar, skapa struktur och vara en central funktion i den dagliga verksamheten? Då kan det här vara rätt roll för dig.

Du kommer att ingå i vår administrativa funktion med ett tydligt uppdrag att säkerställa att kontorets vardag fungerar professionellt, smidigt och välorganiserat. Rollen innebär ett nära samarbete med flera delar av verksamheten och du blir en viktig kontaktpunkt både internt och externt.

Som kontorskoordinator fungerar du som navet i den dagliga kontorsdriften. Du ansvarar för att skapa struktur i administrativa flöden, samordna praktiska frågor och ge kvalificerat stöd till verksamheten, inklusive VD. Rollen kombinerar kontorsansvar, reception, administrativ koordinering och löpande stöd till olika funktioner, med fokus på att skapa arbetsro och effektivitet i organisationen.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter kommer att vara:

• Ansvara för den dagliga kontorsdriften och säkerställa en välfungerande, representativ och strukturerad kontorsmiljö

• Vara ansvarig för reception och besökshantering samt säkerställa ett professionellt mottagande av gäster

• Hantera post, leveranser och löpande kontorsrelaterade uppgifter

• Samordna kontorsrelaterade leverantörer såsom fastighetsägare och städfirma

• Ge administrativt stöd till verksamheten och avlasta nyckelfunktioner i vardagen

• Stödja VD i planering, kalenderhantering, möteskoordinering och uppföljning

• Hantera och kvalitetssäkra dokument, information och administrativa flöden

• Bidra i frågor kopplade till arbetsmiljö, säkerhet och kontorsrutiner

Om oss

Promoteq är en ledande aktör inom försvars- och säkerhetssektorn i Sverige och Norden. Vi levererar förmågehöjande lösningar till försvarsmyndigheter, polisen och andra statliga och privata organisationer. Vår styrka ligger i en hög teknisk kunskap och en djup förståelse för kundernas operativa behov. Vi strävar efter att bli den självklara globala partnern för helhetslösningar – en partner som garanterar framgång i varje uppdrag."

Kvalifikationer

För att lyckas i rollen som kontorskoordinator tror vi att du har:

• Erfarenhet från en administrativ roll, exempelvis som administratör, koordinator eller office manager

• Vana av att arbeta självständigt i en bred roll med många kontaktytor

• God förmåga att arbeta strukturerat och hantera flera parallella uppgifter

• Erfarenhet av dokumenthantering och arbete i digitala system

• Mycket god kommunikativ förmåga i svenska och engelska, både i tal och skrift

• Det är meriterande om du har erfarenhet av receptionsarbete, chefsstöd eller arbete i en växande eller förändringsintensiv organisation.

• B-körkort

Personliga egenskaper

Vi lägger stor vikt vid din personlighet. För att trivas i rollen tror vi att du är en person som tar ansvar och driver ditt arbete framåt med en naturlig känsla för struktur och ordning. I vardagen kommer du att hantera många parallella frågor och skapa stabilitet i verksamheten.

Du har en hög servicekänsla och möter både kollegor och externa kontakter på ett professionellt och förtroendeingivande sätt, samtidigt som du har integritet och gott omdöme i situationer där information och relationer behöver hanteras med eftertanke.

Vidare är du lösningsorienterad och prestigelös, vilket gör att du både kan hantera detaljer och samtidigt se helheten i arbetet, och bidra till att kontoret fungerar smidigt och effektivt varje dag.

Kontakt

Vill du veta mer om tjänsten är du välkommen att kontakta Mari Bryngelsson, HR-konsult: [email protected].

Ansökningsinformation

Välkommen med din ansökan senast 10 maj 2026.

Urval sker löpande och tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdag.

Tillträde sker efter överenskommelse.

Hos Promoteq är du mer än en medarbetare – du är en viktig del av vår resa mot framtidens helhetslösningar. Vi erbjuder en arbetsmiljö präglad av professionalism där din kompetens värdesätts och där vi tillsammans tar ansvar i ett partnerskap. Vill du arbeta i ett engagerat team där dina idéer verkligen gör skillnad? Då är Promoteq rätt plats för dig, så skicka in din ansökan redan idag!

Varför oss?

• Professionell kultur – en arbetsmiljö präglad av respekt, integritet och trygghet som gör det lätt att trivas och prestera.

• Utveckling i fokus – här finns goda möjligheter att växa genom lärande, expertis och kunskapsdelning.

• Starka relationer – ett samarbetsklimat byggt på förtroende och öppenhet, både internt och externt.

• Meningsfullt uppdrag – arbete som bidrar till samhällssäkerhet och där ansvarstagande är en naturlig del av vardagen.

Vår rekryteringsprocess innehåller utdrag ur belastningsregistret för slutkandidater innan anställning.

Vi undanber oss vänligen kontakt från rekryterings- och bemanningsföretag i denna rekrytering.