Arbetsbeskrivning

Vill du arbeta i en roll där ordning, struktur och samhällsnytta går hand i hand? Stadskontoret söker nu en registrator till sektionen Nämnd och registratur vid enheten för juridik och kansli. Vi söker dig som vill vara med och vidareutveckla stadskontorets arbete med informationshantering och registrering för att säkerställa en fortsatt rättssäker och effektiv hantering av allmänna handlingar.

Arbetsuppgifter

Sektionen ansvarar för stadskontorets hela ärendeprocess – från posthantering och ärenderegistrering till beredning, politisk hantering och arkivfrågor. Våra funktioner är tätt sammanlänkade och du kommer att arbeta nära nämndsekreterare, registratorer, arkivarie och assistenter. Vi stöttar varandra och samarbetar för att lösa vårt gemensamma uppdrag.

I den här tjänsten kombinerar du registratorsuppgifter med administrativa arbetsuppgifter inom stadskontorets kansliverksamhet. Som registrator blir du en del av en arbetsgrupp som arbetar med diarieföring, posthantering, utlämnande av handlingar, beslutsplanering, expediering, rapportuttag samt administration kopplat till förtroendevalda. Du kommer arbeta tillsammans med stadens juridiska funktion i frågor som rör utlämning av allmänna handlingar och registrering av visselblåsarärenden.

Du säkerställer att handlingar registreras korrekt, är sökbara och bevaras enligt gällande lagstiftning. Genom ditt arbete bidrar du till att Malmöbor, media och andra aktörer får rättssäker och likvärdig service i enlighet med offentlighetsprincipen, förvaltningslagen, tryckfrihetsförordningen och arkivlagen.

Du deltar även i sektionens gemensamma projekt och nätverk inom verksamhetsområdet, liksom i arbetet med att utveckla och förankra processer och rutiner inom registratur och nämndsadministration.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har:

• Eftergymnasial utbildning inom arkiv- och informationsvetenskap, utbildning med inriktning registrator/dokumentcontroller eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer vara likvärdigt.
• Flerårig och aktuell erfarenhet av arbete i en offentlig och politiskt styrd organisation, med kanslirelaterade arbetsuppgifter så som registratur eller nämndadministration.
• Kunskaper om relevant lagstiftning så som främst förvaltningsrätt, offentlighets- och sekretesslagen samt kommunallagen
• Du har förståelse för den kommunala ärendeprocessen och för arbetet med informationsförvaltning i kommunal kontext.
• God kunskap och förmåga att utrycka dig i svenska, i såväl tal som skrift
• Intresse för system och digitala arbetssätt med god kunskap i av Office-paketet

Det är meriterande om du har:

• God förståelse för klassificeringsstruktur och dokumenthanteringsplaner.
• Arbetat i dokument- och ärendehanteringssystemet Platina.

Som person trivs du med ordning och struktur och tar självständigt ansvar för dina uppgifter. Du är noggrann och självgående och trivs med att arbeta enligt rutiner och regelverk, samtidigt som du har förmåga att hantera osäkerheter som uppstår i ditt arbete genom att ta initiativ och vara lösningsorienterad. Du har förmåga att anpassa dig till varierande arbetsbelastning, arbeta effektivt i perioder med högt tempo och prioritera om dina arbetsuppgifter när verksamheten förändras. Du ser till att information hanteras korrekt och kvalitativt hela vägen. I kontakten med kollegor, Malmöbor och andra aktörer är du professionell, hjälpsam och serviceinriktad. Du ger ett gott bemötande – både via telefon och e-post – och bidrar till en pålitlig och rättssäker service.

Om arbetsplatsen

Sektionen nämnd och registratur är en del av stadskontorets kanslienhet. Sektionen består av tolv medarbetare som tillsammans ansvarar för internt stöd och samordning av stadskontorets ärendeprocess, arkiv, stöd till förvaltningens handläggare, utbildning och support i systemet Platina, Kommunstyrelsens registratorsfunktion, samt administrativa rutiner med koppling till Kommunstyrelsens och Kommunfullmäktiges sammanträden med mera.

Stadskontoret riktar, utmanar och förstärker utvecklingskraften i organisationen, i staden och i regionen. Vi är kommunstyrelsens förvaltning och arbetar med ett helhetsperspektiv nära stadens ledning. Stadskontoret består av sju olika avdelningar och har sammanlagt ca 300 personer anställda. Våra avdelningar arbetar inom ett brett spektrum av områden och förvaltningen har många medarbetare med en hög specialistkompetens.

Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i; olikheter, livserfarenheter och talanger gör Malmö till en smart stad i hjärtat av Europa. Världens kunskap finns här.

Läs om Malmö stad som arbetsgivare här http://www.malmo.se/jobb

Information om tjänsten

Anställningsform: %EMPLOYMENT_FORM%]

Omfattning: %EMPLOYMENT_DEGREE%]

Antal tjänster: %Antal tjänster%]

Tillträde: %tillträde%]

Övrigt

Observera att vi i Malmö stad tagit bort det personliga brevet från ansökningsprocessen och ersatt det med urvalsfrågor, detta för en mer inkluderande rekryteringsprocess och en effektiv kandidatupplevelse för dig som söker jobb hos oss. Dina svar blir en viktig del i vårt urvalsarbete.

Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska representera den mångfald som finns i vår stad. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan uppfylla Malmöbornas behov.