Arbetsbeskrivning

Vill du ha meningsfulla arbetsuppgifter som gör skillnad i människors liv? Välkommen till kommunen som är långt ifrån lagom!

Kommunstyrelseförvaltningen ansvarar för styrning, ledning och samordning i kommunen. Vi bidrar till att visioner och politiska beslut blir verklighet. Vi är cirka 275 medarbetare med specialistkunskaper inom bland annat ekonomi, inköp, HR, kommunikation, utveckling och förvaltning, digitalisering, juridik, platsutveckling och trygghets- och säkerhetsfrågor.

Tjänsten och arbetsuppgifterna

Vi söker en erfaren administratör till kansliet med fokus på politisk verksamhet och ärendehantering.

I rollen har du ett kvalificerat uppdrag där du säkerställer struktur, kvalitet och rättssäkerhet i kommunens politiska processer. Du säkerställer att processer, register och underlag håller hög kvalitet och följer gällande regelverk. Arbetet innebär att du löpande hanterar ärenden, uppdaterar register och ser till att underlag är korrekta inför beslut. Du samordnar administrativa moment inför sammanträden och har kontakt med förtroendevalda och interna funktioner.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter är att:

• hantera tjänsteskrivelser, delegationsärenden och korrekturläsning
• registrera arvoden och förändringar för förtroendevalda i aktuella system, exempelvis Public 360, Troman och kommunens lönesystem
• uppdatera förtroendemannaregistret samt hantera frågor och informationsutskick
• hålla författningssamlingen uppdaterad och expediera beslut till berörda parter
• planera kalender för nämndsammanträden och samordna bokningar
• stötta kansliet i övriga administrativa uppgifter, exempelvis beställningar och fakturahantering.

Arbetet omfattar även insatser kopplade till valår, exempelvis registrering av nyvalda politiker och deltagande i introduktioner. Du bidrar samtidigt till att utveckla och effektivisera administrativa arbetssätt inom kansliet, med fokus på kvalitet, tydlighet och rättssäkerhet.

Vi erbjuder dig

Som administratör blir du en del av enheten Demokrati och kansli. Här arbetar du tillsammans med kollegor inom kansli och administration, i nära samarbete med kommunsekreterare, politiska sekreterare, nämndsekreterare och andra stödfunktioner. Verksamheten präglas av ett högt kvalitetstänk, tydliga tidsramar och ett gemensamt ansvar för att skapa ordning, rättssäkerhet och god service till förtroendevalda och interna samarbetspartners.

Hos oss får du en roll där du både tar ansvar för viktiga administrativa processer och har möjlighet att bidra till utveckling av arbetssätt och rutiner. Vi erbjuder ett meningsfullt uppdrag i en verksamhet med stor betydelse för kommunens styrning, där din erfarenhet och noggrannhet blir viktiga bidrag i det gemensamma arbetet inom Botkyrka kommun.

Du som söker till oss

Du har en avklarad eftergymnasial utbildning eller en YH-examen inom administration, alternativt en annan utbildning som arbetsgivaren bedömer likvärdig. Du har flerårig erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete i en offentlig verksamhet.

Övriga krav för tjänsten:

• Erfarenhet av att skriva och korrekturläsa tjänsteskrivelser, beslut eller protokoll i en formell kontext.
• Erfarenhet av att registrera, uppdatera och kvalitetssäkra uppgifter i administrativa register.
• Erfarenhet av att arbeta i digitala system för lönehantering och ärendehantering.

Vi ser det som meriterande om du har:

• Erfarenhet av arbete i kommunal verksamhet.
• Erfarenhet av administration kopplad till arvoden för förtroendevalda.
• Erfarenhet av att uppdatera och förvalta register eller andra administrativa informationsflöden.
• Erfarenhet av att utveckla eller effektivisera administrativa processer och rutiner.

Som administratör är du strukturerad och trygg. Du planerar ditt arbete väl, följer upp detaljer och säkerställer att underlag, registreringar och administrativa processer blir korrekta. Det är viktigt att du tycker om administration och motiveras av att skapa ordning, hålla ihop flera delar samtidigt och leverera med hög precision även när tidsramarna är tydliga.

I rollen är du också samarbetsorienterad och stabil. Du arbetar nära flera olika funktioner och behöver därför kunna bygga goda arbetsrelationer, ge service med ett professionellt bemötande och vara trygg i ett uppdrag med många kontaktytor. Samtidigt behåller du lugn och omdöme när tempot är högt, och du bidrar gärna med förslag som kan utveckla och förbättra arbetssätt inom kansliet.