Arbetsbeskrivning

Enheten Administrativ Service är en intern serviceenhet som arbetar inom flera olika arbetsområden. Inom enheten finns arbetsgruppen Centrala fakturagruppen, CFG som arbetar med kommunens e-handelssystem och kommunens fakturering och kravhantering.

Kommunen är i uppbyggnaden av vårt inköps-/beställnings- och fakturahanteringssystem. I den processen behöver vi få in kompetens för att möta de behov som framtiden kräver.

Vi söker nu en systemadministratör. Tjänsten är en särskild visstidsanställning på heltid 100% från tillträdesdag till och med 2026-12-31. Urval och intervjuer kan komma att ske löpande så tveka inte med att skicka in din ansökan redan idag.

Arbetsuppgifter

I arbetsuppgifterna ingår administration av kommunens E-handelssystem för inköp och beställning, Proceedo med tillhörande fakturahantering. Du kommer arbeta med att utveckla och bygga upp e-handelssystemet Proceedo, bevaka och genomföra underhåll och uppgraderingsbehov av våra system.

Systemadministration: Ansvara för daglig drift och underhåll av e-handelsplattformen, Proceedo.

Produktadministration: Publicera, uppdatera och hantera produktdata och sortiment (PIM-hantering).

Flödesoptimering: Säkerställa att systemflöden fungerar och optimeras.

Support: Ge teknisk support till interna administratörer och användare rörande systemet. Du kommer att skapa och genomföra utbildningar såväl digitala som fysiska.

Samarbete: Samarbeta med med leverantörer korrekt produktpresentation.

En del i arbetet är att stötta linjeorganisationen med de dagliga arbetsuppgifterna som att:

• bemanna vår dagliga support till användare/kunder via telefon-, video- eller fysiska möten.
• hantering av inbetalningar i ekonomisystemet RoR,
• upplägg av leverantörer och kunder med tillhörande ändring, kontroll och spärr.
• viss posthantering av avtal, fakturor, påminnelser, krav m.m.
• hantering av utbetalningar elektronisk och manuellt,
• hantering av påminnelser och krav för kundfakturor

Kvalifikationer

Tidigare erfarenhet av att arbeta med e-handel eller motsvarande är meriterande.

Du har tidigare arbetat med ärendehanteringssystem och har du erfarenhet av Easit ses det som meriterande. Vidare är det önskvärt att du har kunskap om fakturering och rutiner för fakturering samt utbildning och/eller erfarenhet av kravhantering.

Du har mycket god datorvana och besitter kunskap i Microsoft Office365 med tillhörande system så som Teams, Excel, Word. Har du goda ekonomi kunskaper och är det meriterande.

Vi söker en person som är van att jobba med flera administrativa system samtidigt, har god förmåga att leda och prioritera tillsammans i grupp.

Vi söker dig som är bekväm med att skapa utbildningar och utbilda andra digitalt eller fysiskt i vårt nya arbetssätt i e-handel.

Som person är du en problemlösare som tycker om att arbeta med utveckling och förändring. Du är strukturerad och har ordning och reda. Du har en god förmåga att kunna förutse risker och konsekvenser. Du är trygg i att på ett pedagogiskt sätt utbilda andra och har en god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift. Du har ett positivt och lösningsinriktat arbetssätt.

Bifoga CV och personligt brev med din ansökan.

På konsult- och serviceförvaltningen ger vi förvaltningarna stöd och service inom våra områden fastighet, drift- och service, kost, IT samt administrativa stödtjänster.

I samband med intervju kommer vi att genomföra en identitetskontroll samt kontrollera medborgarskap. Godkända handlingar är pass, internationellt ID-kort, körkort+personbevis från Skatteverket eller annan ID-handling som stärker medborgarskap. För en del tjänster krävs uppvisade av utdrag ur polisens misstanke- och belastningsregister. Vi ser gärna språkkunskaper i finska och/eller någon av de samiska varieteterna då Örnsköldsviks kommun ingår i både finskt och samiskt förvaltningsområde.

I vår kommun är ett antal tjänster placerade i säkerhetsklass så säkerhetsprövning kan komma att ske. Dessa tjänster kräver svenskt medborgarskap.